Продолжаем нашу рубрику для новичков, которые планируют работать в ЦАМО РФ. В нашей прошлой статье мы описывали, как подготовиться к самостоятельному поиску информации в ЦАМО РФ, а сегодня мы расскажем вам, как нужно подготовиться к первому дню работы в Центральном архиве Министерства обороны, что такое опись, как и зачем её заказывать, как заполнить требование на выдачу документов.
Первый рабочий день в архиве – подготовка
Итак, вы записались на приём в ЦАМО РФ и готовы к работе. К сожалению, как бы нам всем ни хотелось, доступа непосредственно к документам в первый день работы вам не дадут. Поэтому у вас на этот день одна основная задача: заказать опись документов и заполнить требования.
Что нужно для этого учесть?
- Самое главное – подготовьтесь к работе. Вы должны понимать, что в архиве никто не будет за вас искать воинскую часть или решать ребус, где мог служить ваш прадедушка или где он пропал. Вы должны прийти уже с выписанными номерами воинских частей, документы которых нужны вам для работы.
- В день, когда вам было назначено, приезжать лучше всего к 09:00, самое позднее – к 09:30. Если у вас форс-мажор и не получается приехать в этот день, то позвоните в читальный зал заранее и попросите перенести вашу запись. Если вы приедете в другой день, не предупредив об этом, – на вас банально не закажут пропуск и могут развернуть домой. Это особенно актуально для людей, которые приезжают в ЦАМО издалека.
- Следующий шаг - получение пропуска. Для этого вам нужно подойти к охране с паспортом, там вам и выдадут пластиковую карту. С ней вы проходите через турникет, предварительно пройдя контроль (обычно на досмотре только проверяют сумки). Если в течение дня вы планируете выходить из здания (оплатить квитанцию, поесть в кафе и т.п.), то обязательно запишите номер своего пропуска. При выходе вас попросят его сдать, а при повторном входе – вернут после того, как вы назовёте номер.
- После турникета вы проходите внутрь здания. Когда вы пройдёте по коридору и откроете ещё одну дверь своим пропуском, справа от вас будет находится гардероб для пользователей читального зала. В нем вы обязательно оставляете верхнюю одежду и крупногабаритные сумки (для них есть специальные ячейки для хранения). В читальный зал можно взять небольшую сумку, папку, сумку для ноутбука и т.п.
- Далее по коридору с левой стороны будет находится главный читальный зал. Внутри вы подходите к сотрудникам читального зала, представляетесь и получаете для заполнения учетную карточку посетителя и заявление на работу с документами.
Поздравляем – вы в святая святых и готовы приступать к работе!
Заказ описей ЦАМО РФ и заполнение требований
Чтобы получить доступ к необходимым вам документам, сначала нужно запросить их у архива. Делается это в два этапа: сначала вам нужно получить опись по необходимым вам воинским частям. В описи перечисляются все документы, которые есть в фондах ЦАМО: финансовые ведомости, исторические формуляры, книги учёта и т.д. Есть и исключения: такие персонализированные документы, как личные дела, учетно-послужные карты и учетные карты награжденных лежат на хранении в хранилищах, устроенных по принципу картотеки. Поэтому для получения этих документов не требуется заказывать описи, а достаточно подать запрос/запросы с указанием точного ФИО искомого, года и места его рождения. После заказа описи вам необходимо составить требование (или несколько) на выдачу документов. Только после этого на следующий рабочий день (или же позже, если вы указали это в требовании) вам могут предоставить затребованные документы.
Как заказать опись и заполнить требование?
- Спросите у сотрудников читального зала, в какой комнате вы можете заказать описи документов. Не тяните время и идите сразу туда – в 10:00 она закрывается, и если вы не успеете, то день будет потрачен впустую.
- Для заказа описи вы должны знать воинскую часть и предполагаемый период службы в ней.
- В той же комнате, где вы заказали описи, вам, как новому посетителю, выдадут специальный журнал. В нем вы будете отмечать полученные и сданные документы.
- Выдача документов хранителями фондов производится примерно с 10:30 до 12:00. В это время лучше находиться в читальном зале, чтобы не пропустить момент, когда назовут нужный вам род войск. Например, если вы заказали опись стрелкового полка – ждите, когда скажут, что выдают документы именно стрелковых полков и в какой именно комнате. Как только выдачу объявили, возьмите свой журнал, ручку и идите получать опись. Если у вас есть сомнения, к какому роду войск относится нужная вам часть – спросите у сотрудников, они подскажут.
- Наконец-то вы получили опись нужного вам фонда. Сразу предупреждаем – описи нельзя фотографировать, копировать или сканировать даже за деньги. Вы можете только выписать из них нужную вам информацию. Вы выбираете дела и заполняете требование на выдачу. Требования лежат у сотрудников читального зала.
- Правила заполнения требования – не более 10 дел в требовании и только по одной части. Если вам нужно больше дел – заполните несколько требований на разные дни. Первый раз сотрудники читального зала расскажут вам, как вносить информацию из описи в требование – если не уверены, что запомните, лучше запишите.
- В описи редко бывает меньше 10 страниц с делами. По сути, это указатель всех имеющихся дел по воинской части или соединению за определенный период. Поэтому, когда вписываете документы из описи в требование, вложите закладку на страницу с документом, чтобы требование было удобнее проверять.
- Если планируете получить нужные вам документы на следующий день – обязательно сдайте требование сотрудникам читального зала до 13.00 текущего дня. Они проверят содержимое требования, исправят ошибки и отдадут вам опись.
- Когда сдаете требование, у вас спросят, когда вы планируете получать документы по нему. Эту дату ставят на требовании, после чего на основании нее вас вносят в списки на пропуска. Если у вас будет форс-мажор и вы не сможете приехать в нужный день – позвоните в читальный зал и попросите перенести запись.
- Как только вы сдали все требования – все, ваш первый рабочий день закончен! Уточните у сотрудника читзала, когда вы можете сдать документы (рабочий журнал и описи). Документы сдаются на хранение в специальную комнату – «коробочную», в которой вам выделяется полка в шкафу или специальный железный контейнер для хранения. Ими вы будете пользоваться и в дальнейшем. Специалист читального зала ставит отметку в вашем журнале о том, сколько за вами числится описей. После этого вы можете покинуть архив.
Работая в ЦАМО, не забывайте, что это учреждение Министерства обороны РФ, каждое действие в котором строго регламентировано. Уважайте и соблюдайте правила ЦАМО РФ, и тогда ваша работа в нём будет приятной и результативной. А сотрудники архива всегда готовы прийти на помощь по сложным вопросам.
В следующей нашей статье мы расскажем, как выбирать документы из описи для более эффективного поиска, как дальше с ними работать, какие есть правила хранения документов.
Если у вас есть какие-то вопросы по статье – пишите в комментариях, будем рады ответить!
Смотрите также:
Первый день в архиве: советы новичкам, начинающим самостоятельный поиск в ЦАМО РФ. Часть 1
Книга памяти. Боевой путь и история участника ВОВ в памятном оформлении. Подвиг 1945