Что такое PDCA?
Методология PDCA — это простой, но эффективный подход к управлению, который может помочь вам справиться с сложными и многослойными проблемами. Этот итеративный процесс напоминает японскую концепцию кайдзен и предназначен для тестирования изменений и решения возникающих проблем. PDCA расшифровывается как Plan, Do, Check, Act — «планируй, делай, проверяй, действуй». Основная цель PDCA — обеспечить непрерывное улучшение процессов в организации со временем.
Альтернативный вариант - PDSA
Цикл Деминга также можно представить в виде PDSA, где вместо "Check" используется "Study" (изучай). Разница между названиями заключается всего в одной букве, однако это вносит важное изменение в фокус на обучении и анализе.
Как появился PDCA?
Методология PDCA появилась в двадцатом веке на производственных предприятиях, но благодаря своей простоте и эффективности нашла применение во множестве других сфер. Американский инженер и педагог У. Эдвардс Деминг назвал этот цикл "цикл Шухарта" в честь своего наставника, специалиста по статистике Уолтера Шухарта, которого считают отцом современного контроля качества. Деминг стал особенно известен в Японии, где его идеи сыграли значительную роль в восстановлении национальной промышленности после войны.
Давайте рассмотрим каждую стадию цикла и объясним его значение.
PLAN (ПЛАНИРУЙ)
На этом этапе вы определяете цель, выдвигаете предположения и формируете теории. Устанавливаете ожидаемый результат и методы его измерения, а также разрабатываете план действий для его достижения. Здесь вы создаете стратегию того, что хотите достичь.
Вы выявляете конкретные "узкие места" в бизнес-процессах, которые требуют улучшения. Это может касаться как операционных аспектов, так и характеристик вашего продукта или услуги. Параллельно вы регулярно проверяете свои анализы и прогнозы относительно развития ситуации: насколько точно вы можете выявить и описать проблему? Как хорошо вы способны оценить свои достижения? Какие трудности могут возникнуть в процессе работы, и какие из них могут оказаться непредвиденными?
Этап планирования в цикле Деминга — это стремление максимально точно проанализировать и понять функционирование вашего отдела или бизнеса. Вы исследуете, какие изменения можно внести и каковы результаты, способные улучшить процесс.
DO (ДЕЛАЙ)
На этапе "Do" создаются необходимые условия и проводится обучение для успешной реализации плана. Важно, чтобы все задействованные отделы имели полное понимание целей и плана, а также согласовали процедуры, необходимые для его выполнения.
На данной стадии неправильно внезапно менять все операции процесса. Лучше внедрять изменения постепенно и отслеживать, как ваши гипотезы подтверждаются или опровергаются. Это похоже на проведение научного эксперимента, что является основой успешного достижения качества в цикле Деминга.
CHECK (ПРОВЕРЯЙ) ИЛИ STUDY (ИЗУЧАЙ)
Этап "Study" — это больше, чем просто проверка. Вам нужно не только оценить результаты, но и глубже разобраться в них. Важно понять, действительно ли процесс улучшился, и в чем заключается причина этого улучшения.
Если итоговые результаты не соответствуют вашим ожиданиям, необходимо выяснить, почему вам не удалось предсказать их. На этом этапе важно задавать себе более глубокий вопрос: «Почему это сработало?», а не просто «Сработало ли это?».
В рамках этого этапа вы проводите важные аналитические действия: анализируете собранную статистику, оцениваете результаты и формулируете прогнозы. Чем тщательнее вы проанализируете результаты, тем выше вероятность успешного внедрения изменений в будущем и избегания ошибок.
ACT (ДЕЙСТВУЙ)
На этапе "Act" вы внедряете успешные изменения в повседневную практику, стандартизируете их и обновляете документацию. Этот этап также включает в себя подготовку к следующему циклу PDCA, где необходимо определить, когда и какие новые изменения стоит реализовать.
Что делаем на каждом этапе?
PLAN (ПЛАНИРУЙ)
1. Укажите цель изменения.
2. Определите причины, препятствующие достижению цели.
3. Выявите основные показатели существующего процесса.
4. Разберите причины, вызывающие проблему.
5. Решите, какие шаги необходимо предпринять для устранения проблемы.
6. Составьте план реализации изменений.
DO (ДЕЛАЙ)
1. Внедряйте изменения в формате пробного тестирования: начните с маломасштабных экспериментов.
2. Вносите коррективы по нескольким итерациям, если это необходимо.
3. Записывайте свои выводы, включая как ожидаемые, так и неожиданные результаты.
CHECK (ПРОВЕРЯЙ) ИЛИ STUDY (ИЗУЧАЙ)
1. Проанализируйте данные.
2. Сравните полученные результаты с прогнозами.
3. Подведите итоги предыдущего шага.
4. Перейдите к полной реализации, если результаты удовлетворительны, или вернитесь к фазе PLAN.
ACT (ДЕЙСТВУЙ)
1. Стандартизируйте изменения, достигнутые в ходе реализации.
2. Завершите анализ данных и проверьте соответствие цели.
3. Создайте процессы, необходимые для мониторинга ситуации в будущем.
4. Поддерживайте постоянное улучшение со временем.
5. Определите, когда следует начинать следующий цикл улучшения.
Пример использования: Создани Web-приложения
Планирование (Plan)
1. Определение целей:
Команда постановила цель — создать веб-приложение с функционалом, который включает создание задач, назначение исполнителей, установление дедлайнов и возможность комментирования. Необходимо четко определить пользователей и их потребности.
2. Разработка стратегии:
Проводятся интервью с потенциальными пользователями и создаются пользовательские истории. Команда решает применять методологию Agile для более гибкого подхода к изменениям в требованиях.
3. Распределение ресурсов:
Определяются роли в команде (разработчики, дизайнеры, тестировщики) и оцениваются временные затраты. Применяются инструменты, такие как Jira, для отслеживания задач.
Реализация (Do)
1. Создание прототипа:
Команда начинает разработку первых версий приложения и улучшает интерфейс на основе обратной связи от тестовых пользователей. Используются короткие спринты, что позволяет быстро вносить изменения в соответствии с полученными отзывами.
2. Проведение тестирования:
В конце каждого спринта команда проводит демонстрацию работы продукта и проводит собеседования с тестовыми пользователями, чтобы понять, что можно улучшить.
Проверка (Check)
1. Оценка результатов:
После завершения нескольких спринтов команда собирает данные о том, как пользователи взаимодействуют с приложением (например, через аналитику веб-страниц) и анализирует собранные отзывы.
2. Анализ отклонений:
Определяются функции, которые пользователи не понимают или редко используют. Команда проводит встречу, чтобы обсудить, какие изменения необходимо внести для улучшения пользовательского опыта.
Корректировка (Act)
1. Внесение изменений:
На основании полученных данных команда решает переработать некоторые функции — улучшить систему уведомлений о задачах и упростить интерфейс для большей интуитивности.
2. Планирование следующих этапов:
Оценив результаты, команда создает новый план на основе уроков, извлеченных из предыдущих стадий. Она продолжает цикл PDAC, улучшая приложение и адаптируя его под потребности пользователей.
Заключение
Методология PDCA предоставляет мощный инструмент для управления изменениями и улучшения процессов в организациях. Постоянное применение этого цикла позволит вам находить решения для проблем и достигать устойчивого роста. Внедрение PDCA может привести к значительным преимуществам, если подойти к его реализации организованно и последовательно.
❓Вопросы для закрепления материала
1. Каковы основные этапы цикла PDCA?
2. Какие преимущества предоставляет использование цикла PDCA в управлении проектами?
3. Каковы методы, которые вы можете применить на этапе планирования?
4. Почему важно проводить оценку результатов на этапе проверки?
5. Приведите примеры ситуаций, в которых использование PDCA может быть особенно полезным.
6. Как вы можете адаптировать методологию PDCA для малых и крупных организаций?
7. Какие возможные трудности могут возникнуть при реализации PDCA, и как их можно преодолеть?
🧾Задание
Разработайте план на основе цикла PDCA для вашего текущего проекта. В вашем плане необходимо:
- Определить цели проекта, которые должны быть четкими и измеримыми.
- Указать необходимые ресурсы, включая людей, технологии и финансы.
- Разработать стратегию реализации, описывающую ключевые шаги и методы, которые будут использованы на каждом этапе.
- Описать подход к анализу результатов, включая методы сбора данных и оценку эффективности.
- Определить возможные риски и разработать стратегии их минимизации.