Вашу заявку хоть раз отклоняли? Этого опасаются все, кто хоть раз участвовал в тендере.
С помощью «Тендерплана» мы провели для вас большое исследование, основываясь на огромной базе завершившихся торгов. Выявили и проранжировали причины отклонения заявок, указанные в итоговых протоколах. Надеемся, что этот антирейтинг поможет вам избежать попадания в графу «Заявка не соответствует требованиям» итоговых протоколов.
8 место (2%) — в составе заявки указана цена либо заявка подана с ценой, выше НМЦК
Казалось бы, как можно ошибиться в самой важной части заявки? И тем не менее на восьмом месте именно такая ошибка. В составе заявки на участие в аукционе поставщик указал цену своей заявки, либо вовсе превысил начальную максимальную цену контракта.
Первое может случиться от невнимательности, когда тендерный специалист подается по привычке и не смотрит на тип процедуры. Второе — вопиющая ошибка, присущая новичкам.
7 место (4%) — в составе заявки не указаны единицы измерения товара
Штуки, литры или сантиметры? Обратите внимание на единицу измерения, ведь это на 7 месте нашего рейтинга. Ошибку можно назвать глупой, но масса заявок отклоняется именно из-за нее. В случае поставки технически сложного товара с десятками запутанных характеристик легко ошибиться и неверно заполнить техническую часть своей заявки. Такое может произойти в случае слепого копирования Технического задания в качестве своей части заявки. Заказчик не указал единицы измерения, поставщик копирует техническую документацию и нарывается на отклонение заявки. Кто виноват? В общем и целом это не важно. Страдают обе стороны.
6 место (5%) — в адрес заказчика не были присланы образцы продукции
Не готовы или не успеваете прислать образцы продукции? Тогда заявку лучше пропустить и не тратить свое время. Рекомендуем наладить процесс оценки скорости доставки образцов. Иначе станете частью этого топа ошибок. Логистика и сроки отправки образцов продукции должны прорабатываться еще на этапе оценки заявки, ведь сроки такой отправки крайне ограничены.
5 место (6%) — в составе заявки не указаны конкретные величины товара
Снова история про «копировать техническое задание — вставить в техническое предложение». Оставить формулировки «длина должна быть не более 20 сантиметров» или «масса одной единицы продукции от 10 до 15 килограмм» — это прямой путь к отклонению заявки.
4 место (7%) — условия в заявке противоречат условиям проекта договора
Заказчик указывает, что оплата продукции будет в течение 20 дней после исполнения договора? Нас не устраивает, пишем в заявке «Аванс 20% течение 10 дней после подписания договора». Пишем и готовимся к следующему тендеру, ведь в этом нас отклонят. Не пытайтесь менять условия договора, особенно существенные.
Дальше будут самые распространенные ошибки, антитоп нашего рейтинга.
3 место (9%) — в составе заявки отсутствует описание характеристик товара
Топ открывает очень странная ошибка. Вероятно, логика таких участников такова: раз есть Техническое задание и мы в составе заявки соглашаемся с его исполнением, значит технических характеристик прикладывать не нужно. Логика, как мы понимаем, неверная и ведет к отклонению заявки.
2 место (21%) — в составе заявки отсутствуют документы, не связанные с характеристиками товара
Мы почти добрались до лидера рейтинга, а пока второе место — отсутствие каких-либо документов из перечня заказчика. Чаще всего это декларации соответствия либо сертификаты на предлагаемую продукцию. Сюда же относятся заполненные не по форме заказчика документы в составе заявки. Такое заполнение ведет либо к запросу разъяснений (это как правило означает, что заказчик заинтересован в сотрудничестве именно с участником, получившим такой запрос), либо к отклонению заявки. Во втором случае документ, заполненный не по форме, считается не приложенным к заявке совсем.
1 место (46%) — заявка не соответствует условиям Технического задания
Товар уже давно лежит и тут как раз тендер на похожий? Не такой же, а похожий? Продадим через этот тендер? Забудьте, только зря потратите время.
Самая частая и распространенная ошибка абсолютно всех участников — и опытных, и новых. Пытаясь продать товар, не соответствующий искомому, участники меняют технически характеристики, предлагают аналоги. Далеко не всегда закупочная документация предполагает возможность изменения той или иной характеристики и тем более поставку аналога. И не пытайтесь обмануть закупочную комиссию — даже если получится, в дальнейшем не избежать проблем с приемкой, а там и до РНП недалеко.
Что делать, чтобы не попасть в эту статистику?
1. Быть внимательным.
Когда видишь статистику по ошибкам, то можно проследить похожую логику — желание "проскочить" или банальную невнимательность к деталям. А мы работаем с тендерами. Здоровый авантюризм — это похвально, но рекомендуем всегда оценивать риски от того, что ставка не сыграет. Вне зависимости от опыта сотрудника, любая тендерная документация должна быть изучена от и до. Никто не застрахован от каверзных формулировок заказчикам или локальных нормативных актов, несоответствие которым приведет к отклонению заявки.
2. Прививать командную работу.
Естественно, что изучать документацию нужно командно. Юрист, бухгалтер, логист, технический и тендерный специалисты — у каждого из них свой блок работы и каждый изучает свою зону ответственности. Результат такой командной обработки и конечная ответственность за подачу и формирование заявки должна стекаться к одному должностному лицу. Именно такой нехитрый алгоритм — единственный верный.
3. Не игнорировать общение с заказчиком.
Не бойтесь спрашивать, ведь самый глупый вопрос — это тот, который не задан. К запросам разъяснений стоит обращаться в любой спорной или непонятной ситуации. Подача запроса обязывает заказчика ответить в регламентированные сроки. Если ответ нужен оперативно — всегда можно позвонить ответственному лицу по конкретной закупке. Однако стоит помнить, что такой телефонный ответ не является официальным и не сможет использоваться в качестве аргументации в дальнейших спорах.
С помощью «Тендерплана» можно правильно выстроить тендерные процессы в команде и добиться грамотного взаимодействия, минимизирующего риск ошибки. А если процедура сложная или у вас нет на нее времени — всегда поможет наше тендерное сопровождение. Участвуйте, набивайте руку и учитесь не на своих, а на чужих ошибках.
