Ключ к решению – в комплексном подходе к автоматизации и регламентации бизнес-процессов. Описание последовательности шагов и правил их выполнения для достижения финансовых целей компании должно стать основой для создания инструкций для сотрудников и требований к ИТ-системам. Только так можно добиться гибкости и готовности к изменениям.Однако автоматизация хаоса сама по себе не решает проблему. Реинжиниринг бизнес-процессов на бумаге, без интеграции с реальными процессами, приводит лишь к тому, что описания и сами процессы существуют параллельно. Поэтому важно внедрять изменения постепенно, оценивая их эффективность и корректируя по мере необходимости. Только такой подход позволит избежать информационного вакуума или, наоборот, информационного хаоса.Соревнование с собой. Как не сорваться в хаос при потере ключевых сотрудников?Дарья Богович Директор бизнес-школы «Здесь и Сейчас» – В структуре компании выделяются два ключевых направления: сборное обучение и корпоративное обучение с консалтингом. Эти направления поддерживаются административным отделом и сопутствующими подразделениями, такими как центр разработки и бухгалтерия. Таким образом, к нашим основным бизнес-процессам можно отнести продвижение и продажу обучающих программ, разработку курсов, их администрирование и проведение. Мы уделяем особое внимание описанию и оптимизации процессов, делаем это регулярно.О бизнес-школе «Здесь и Сейчас» Бизнес-школа существует уже 28 лет. За это время она зарекомендовала себя как надежного партнера в обучении и консалтинге, помогая другим компаниям расти и развиваться.Управление бизнес-процессами в нашей компании завязано на ключевых сотрудниках, ответственных за соответствующие процессы. Благодаря компактности и «поджарой» организационной структуре, у нас хорошо работают кросс-функциональные связи. Это означает, что в случае необходимости сотрудник из смежного подразделения может взять на себя выполнение процесса.Мы активно поощряем горизонтальное развитие сотрудников, поддерживая их стремление развиваться в нескольких направлениях одновременно, если они проявляют интерес к этому.При этом я не верю в бизнес-процессы, которые невозможно улучшить!Основной вызов при выстраивании системы бизнес-процессов – это сопротивление изменениям. Привычки, страх перед нововведениями и нежелание тратить время на обучение зачастую мешают внедрению инноваций.Кроме того, автоматизация не всех процессов возможна: некоторые задачи по-прежнему выполняются вручную, что приводит к ошибкам, задержкам и снижению эффективности. Также сложность вызывает интеграция различных систем и приложений, используемых в обучении.Наша цель – перейти к действительно data-driven бизнес-решениям.Автоматизированные продажиВ целом компания накопила колоссальный опыт в своей профессиональной сфере, и мы по праву гордимся нашими бизнес-процессами, тем, как они выстроены и как соблюдаются. Во многом помогает автоматизация. Часть из уже отлаженных процессов оцифрованы. Но сейчас, когда экономическая обстановка меняется чаще, чем погода на улице, глупо говорить о том, что работу с процессами можно остановить и сами процессы оставить без изменений. То, что не было проблемой вчера, может стать, под влиянием внешних факторов, проблемой сегодня.Бизнес-процессы пересматриваются по мере необходимости, и любой человек в компании может стать инициатором этого. Примером постоянных улучшений у нас служит годовое обучение Business Maximum в формате MBA. На основе обратной связи от слушателей мы постоянно внедряем изменения в процесс. Так, сейчас у нас появилось новое современное оборудование для синхронного обучения в онлайне, и даже если наши слушатели в командировке, то они могут получать качественное обучение на том же уровне, как если бы они были в аудитории. Также мы изменили процесс подготовки дипломных работ, когда увидели, что слушателям не хватает информированности о процессе, теперь у нас есть встречи на постоянной основе, и процесс для всех стал гораздо прозрачнее. Трудно обойти стороной нашу CRM-систему «Битрикс24», которую мы с любовью дорабатываем под свои нужды, – там мы оцифровываем наши процессы, и все участники тратят минимум времени на реакцию.Сейчас в нашей компании автоматизировано практически все, что связано с продажами. Используем IP-телефонию, что позволяет звонить напрямую из CRM, оперативно просматривать сделки, делать в них пометки, создавать задачи для коллег и передавать лиды дальше по цепочке.Для планирования загрузки аудиторий, тренеров и административной команды мы активно применяем общие календари. Основные стандарты коммуникации в компании – это чаты и звонки. Приложение «Битрикс24» установлено на мобильные телефоны сотрудников, что помогает решать вопросы еще быстрее.Кроме того, мы активно используем раздел «Новости» в «Битрикс24», где кипит наша корпоративная жизнь: от анонсов встреч до приглашений зайти на кухню и освежиться холодным арбузом в жаркую погоду.Что в итоге?Внедрение автоматизации и систематизации бизнес-процессов позволило сократить количество ручных операций, что уменьшило количество ошибок и задержек. Использование IP-телефонии, CRM и инструментов для планирования, таких как общие календари, улучшило координацию работы и взаимодействие между отделами и так далее. Все это позволяет экономить ресурсы и направлять свободные мощности в то, что для нас действительно важно, – в качество наших образовательных продуктов.Признаться честно, мы никогда не проводили детальных подсчетов того, как упорядочивание процессов влияет на показатели нашей работы. Оптимизация, постоянное улучшение процессов, повышение уровня клиентского сервиса – это философия компании, а не рациональный расчет. Мы соревнуемся не с конкурентами, а, как сейчас модно говорить, с самими собой.Не автоматизируйте хаосНина НиканороваДиректор по маркетингу и директор онлайн-сервиса «Битрикс24» в Беларуси– Автоматизация – это мощный инструмент для повышения эффективности бизнеса. Вместе с тем, если автоматизировать процессы, в которых нет порядка, вы получите лишь автоматизированный хаос. Прежде чем начать, задайте себе главный вопрос: зачем? Этот вопрос станет вашим ориентиром на каждом этапе. Без четкого понимания целей и ожидаемых результатов можно только усугубить существующие проблемы. Начните с анализа текущих бизнес-процессов и выявления «узких мест». Представьте, что ваши процессы – это большая дженга, где операционные процессы – фундамент вашего бизнеса. Если что-то в них не так, страдает и конечный продукт, и производительность. Это как головоломка: уберите не тот элемент, и вся конструкция станет неустойчивой.Уже на этапе анализа часто становится ясно, где нужны изменения. Например, отсутствие налаженной коммуникации между отделами продаж и маркетинга может привести к упущенной выгоде и недовольным клиентам. Поступательный и осмысленный анализ каждого элемента поможет выявить зоны роста для вашего бизнеса.В белорусском офисе «Битрикс24» «операционка» уже автоматизирована, и при этом мы регулярно проделываем упражнения с дженгой, пересматриваем и улучшаем свои процессы: от согласования рабочих вопросов до утверждения документов на оплату. Фото: unsplash.com Самый популярный в нашей команде инструмент – «Битрикс24 Синк» для общения и совместной работы всей компании. Это возможность быстро созвониться с видео или голосом с нужными сотрудниками: из чата, из задачи или из встречи в календаре. Это действительно удобно и экономит время: резюме встречи формируется прямо во время звонка, никакие договоренности и задачи не теряются, а на встречу по крупным проектам можно приглашать до 100 человек одномоментно. Следующий шаг – определить, что именно нужно автоматизировать. Поймите, куда вы хотите прийти и чего ждете: повышения скорости выполнения операций, снижения трудозатрат или уменьшения количества сотрудников? Используйте GAP-анализ, чтобы выявить разрыв между текущим состоянием и целевым. Это поможет выработать целевые метрики и понять, что нужно изменить.Когда у вас будет четкое понимание целей, приглашайте экспертов и готовьте предметное техническое задание. Они помогут разобраться в сути ваших проблем и ожиданий, чтобы автоматизация принесла реальную пользу вашему бизнесу.