Кадровый документооборот включает в себя широкий спектр документов, регулирующих права и обязанности обеих сторон. Он играет ключевую роль в обеспечении правовой и организационной стабильности предприятия.
Компания, которая нанимает сотрудников, обязана вести кадровый документооборот.
Список основных документов, который должен быть у каждого работодателя:
- трудовые договоры;
- личные карточки сотрудников Т-2;
- трудовые книжки работников;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- положение об оплате труда;
- штатное расписание;
- графики отпусков;
- табель учета рабочего времени;
- приказы;
- расчетный лист и документ, утверждающий его формы;
- положение о персональных данных;
- согласия сотрудников на обработку персональных данных.
В 2021 году система кадрового учета существенно упростилась благодаря введению кадрового электронного документооборота.
КЭДО предоставляет работодателям возможность переводить документы в цифровой формат, что значительно облегчает их создание, подпись, хранение и поиск.
Обо всех преимуществах кадрового электронного документооборота можно прочитать в этой статье.
Какие документы переводятся в КЭДО?
Практически все кадровые документы, предусмотренные российским законодательством, могут быть переведены в электронную систему.
Полный перечень документов, которые можно вести в КЭДО и подписывать электронной подписью:
- трудовые договоры;
- договоры о материальной ответственности;
- ученические договоры;
- договоры на получение образования без отрыва или с отрывом от работы;
- дополнительные соглашения к договорам;
- соглашения о расторжении трудовых договоров;
- приказы (распоряжения) работодателя (за исключением приказа (распоряжения) об увольнении работника);
- уведомления об изменении определенных сторонами условий трудового договора;
- локальные нормативные акты;
- графики отпусков;
- графики сменности;
- графики работы на вахте;
- согласия на перевод;
- заявления об увольнении;
- отзывы заявлений об увольнении;
- объяснения;
- обязательства;
- другие кадровые документы (уведомления, требования, предложения, извещения, согласия, отказы, заявления и т.д.).
Документы компании для ведения кадрового электронного документооборота (КЭДО) работодатель определяет самостоятельно с учетом установленных трудовым законодательством ограничений.
Документы, которые не переводятся в КЭДО:
1. Трудовые книжки* и сведения о трудовой деятельности. Согласно российскому законодательству, трудовые книжки продолжают вести в бумажном виде, хотя существуют и электронные сведения о трудовой деятельности. Тем не менее, полное их переведение в электронный формат пока не предусмотрено.
2. Акты о несчастном случае по установленной форме. Эти документы требуют особого внимания, потому что могут использоваться для расследования несчастных случаев на производстве. Как правило, ведутся в бумажной форме для обеспечения подлинности и выполнения всех требований.
3. Приказы (распоряжения) об увольнении. Документы, связанные с увольнением сотрудников, также должны сохраняться в бумажном виде, так как они требуют личной подписи и оригинала в случае спорных ситуаций.
4. Документы, которые подтверждают прохождение сотрудником инструктажей по охране труда, в т.ч. лично подписываемых им.
*если сотрудник не подал заявление на ведение трудовой книжки в электронном виде.
Как подписывать электронный документ?
С 1 сентября 2024 года сотрудники компаний должны подписывать электронные документы с помощью электронной подписи физлица, подтверждая полномочия с помощью машиночитаемой доверенности. Подробнее об этом написали в статье.
Документы, которые нельзя подписывать ЭП:
- приказы об увольнении;
- журналы регистрации прохождения инструктажей по охране труда;
- акты о несчастных случаях на производстве.
Данный перечень документов установлен ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ. Эта законодательная норма направлена на защиту прав и интересов работников от возможного неправомерного и одностороннего изменения электронного документа. Например, подпись "задним числом".
Кадровый электронный оборот можно вести легко и просто с помощью 1С: Кабинет сотрудника. Сервис поддерживает все ключевые кадровые документы – от трудовых договоров и должностных инструкций до заявлений на отпуск.
Сотрудники могут самостоятельно подписывать многие документы в личном кабинете и отслеживать их статус без лишних обращений в бухгалтерию и отдел кадров. Это позволяет ускорить обработку заявлений, а также повысить оперативность и прозрачность кадрового учета.
Еще больше полезной информации и видео на наших страницах, подписывайтесь:
· Сообщество в ВК: vk.com/buh_1sovet
· Канал в Телеграм: https://t.me/+1xd0thYonfI1MWY6