Когда занятые люди слышат слово “тайм-менеджмент”, следует одна из двух реакций. Одни восторженно рассказывают, какие именно техники используют, чтобы быть еще более эффективными. Вторые морщатся и говорят, что тайм-менеджмент в принципе не работает. Так работает или нет? Возможно, дело в ошибочном подходе. С помощью специалистов по управлению временем “Солидарность” разбиралась в вопросе.
КОЛИЧЕСТВО ИЛИ КАЧЕСТВО?
За громким и очень “бизнесовым” термином “тайм-менеджмент” скрывается на первый взгляд довольно простое понятие - управление временем. Вроде бы любой взрослый человек понимает, что время надо правильно распределять, уделять внимание важным вещам… Но едва ли не каждый вздыхает о том, что времени катастрофически не хватает. Или, наоборот, вечером сокрушается: куда ушел целый день, на что потрачено время, если ничего нужного так и не сделано?
Причин несколько. Основная, которую упоминают в первую очередь, - отсутствие ясных целей, которые человек понимает и, главное, считает по-настоящему важными для себя.
- Без цели тайм-менеджмент теряет всякий смысл. Вы можете тратить время на задачи, которые не приводят к желаемым результатам просто потому, что у вас нет ясного представления о том, к чему вы стремитесь, - говорит директор Центра внедрения клиентоцентричного подхода ВШГУ Президентской академии Максим Паратунов.
В коллективах попытки массового внедрения тайм-менеджмента часто проваливаются из-за того, что “внедренцы” не учитывают личностные особенности сотрудников. Причем особо фанатичные адепты “эффективного менеджмента” считают жесткое планирование и учет рабочего времени универсальным решением всех проблем. Между тем это совсем не так.
- Среднестатистический сотрудник работает примерно 8,8 часа в день. Однако у большинства пиковая работоспособность составляет только три-четыре часа в день, - говорит доктор экономических наук, профессор РАНХиГС Александр Чилингорян. И поясняет, к каким негативным последствиям может привести навязчивое стремление втиснуть в расписание как можно больше рабочих задач: - Каждый сотрудник может принимать в день только ограниченное количество решений нужного качества и скорости. Если он не успевает сделать это качественно, начинается откладывание и прокрастинация. Откладывание решений в течение продолжительного времени приводит к истощению, перегрузке и нервозности.
НИЧЕГО НЕ УСПЕВАЮ!
Использованию жестких моделей тайм-менеджмента могут сопротивляться и личностные психологические особенности человека. Некоторые из них характерны как раз для активистов общественных организаций, таких как профсоюз. Особенно ярко это может проявляться у тех активистов, которые занимаются профсоюзной работой “без отрыва от производства”. Уверены, многие профсоюзные организации с такими людьми сталкивались: вроде он и занят постоянно, при этом у него вечно “горят” и рабочие задачи, и общественные.
- Есть два психологических искажения, которые очень вредят и продуктивности, и использованию тайм-менеджмента, - поясняет бизнес-психолог Юлия Комарова, в активе которой - выстраивание работы крупных коллективов. - Это стремление быть постоянно занятым и потребность быть нужным и важным. И в том, и в другом случае срабатывает психологическое убеждение, что работать нужно постоянно, иначе ты лодырь, разгильдяй, ненужный и неважный человек; что быть все время занятым - это похвально. Но на самом деле быть занятым - не значит быть эффективным в делах.
- Даже лучшие технологии и инструменты будут бесполезны, если внутри вас есть ложные установки или эмоциональный упадок. Страх перед неудачами или стремление к перфекционизму могут парализовать ваши действия, - делится опытом управляющий стратегическими проектами Юрий Бариев. И советует: - Записывайте свои мысли и эмоции, связанные с выполнением задач. Какие чувства возникают, когда вы думаете о задаче? Что вас беспокоит? Эти записи помогут вам выявить страхи и сомнения, которые нужно проработать: что я получу, если выполню эту задачу? Что я боюсь потерять, если не выполню эту задачу? Какой наихудший исход я могу себе представить? Что я могу сделать, чтобы уменьшить этот страх? А какую задачу на самом деле я хочу решить?
Есть и ряд чисто технических ошибок и искажений, которые часто рушат стройную, казалось бы, систему учета времени. Например, желание найти какой-то один идеальный инструмент.
- Многие люди уверены, что как только они установят какой-либо планировщик, приложение по тайм-менеджменту, так тут же все проблемы будут решены. Но это совершенно не так, - делится наблюдениями руководитель онлайн-школы итальянского языка UniversItalia Ирина Орлова.
Большая ошибка - попытка “в лоб” внедрить чью-то готовую систему учета времени без учета ваших обстоятельств.
- Корпоративные менеджеры нередко пытаются внедрить единые подходы к управлению временем для всех сотрудников, игнорируя индивидуальные предпочтения, что часто приводит к снижению продуктивности и к неудовлетворенности на рабочем месте, - говорит клинический психолог Сергей Седов.
Об ошибочности такого подхода предупреждает онкопсихолог и арт-терапевт Юлия Кабицина:
- Любую технику надо адаптировать в соответствии со своими обстоятельствами и не бояться экспериментировать.
И наконец - одна из самых серьезных технических ошибок, которую многие почему-то считают достоинством: это попытка расписать поминутно все 24 часа в сутках.
- Ни одна система планирования не будет эффективной, если планировать каждый час своего дня. Всегда будут возникать какие-то форс-мажорные обстоятельства. Я рекомендую планировать только 40% своего дня, а остальную часть оставить на мелочи, - поясняет Юлия Комарова.
ФОКУС ОСОБОГО ВНИМАНИЯ
Итак, вы осознали, что очередная попытка учета и планирования провалилась, поняли причины. Как исправить ситуацию?
Многочисленные коучи и бизнес-тренеры дают однотипные, вроде бы правильные советы: включить в ваши планы отдых и общение, определить истинные приоритеты, менять деятельность в течение рабочего дня…
Все это хорошо, но, как правило, после двух-трех попыток следует новый заход на поиск универсальной системы учета времени.
Правда, в последнее время популярность набирает иной подход, который получил у нас маркетинговое англоязычное название - фокус-менеджмент. Его рассматривают как основную альтернативу тайм-менеджменту.
При всей своей внешней простоте, он требует куда более ответственного отношения, во-первых, к себе, во-вторых, ко времени, чем традиционный тайм-менеджмент. Прежде всего, фокус-менеджмент совершенно иначе подходит ко времени.
Тайм-менеджмент, по сути, рассматривает время как ресурс, который вы должны максимально рачительно расходовать на определенные задачи.
В фокус-менеджменте время - инструмент, с помощью которого вы решаете важные для себя задачи. При таком подходе главная задача - не расписать день по минутам, а решить, какие задачи вы считаете наиболее важными и сколько времени готовы на них выделить.
Исходя из этого вы и распределяете свое время, и здесь уже можно применять самые разные техники. Однако во главе угла вовсе не технические инструменты и системы. Залог реальной эффективности фокус-менеджмента прекрасно сформулировал известный российский писатель-фантаст (замечу - и образец высочайшей стабильной работоспособности) Василий Головачев:
- Главное - волевое “надо” и служение своему жизненному плану. Так что перестраивать свою систему занятости тоже следует из волевого посыла и постановки ясной, определенной цели, - советует мэтр отечественной фантастики.
А профессор Александр Чилингорян советует попробовать режим блокировки:
- Блокировка рабочего времени - это новый подход оптимизации пиковых периодов работы, когда сотрудник уделяет одной задаче какое-то время, не отвлекаясь на другие вопросы.
При этом фокус-менеджмент придает большое значение индивидуальным особенностям человека. Именно на них советует обратить особое внимание Юлия Кабицина:
- К примеру, циркадные ритмы помогают нам выбрать время, когда мы наиболее продуктивны. Жаворонкам лучше заниматься аналитической работой как можно раньше, пока они находятся на пике внимательности. Рутинные задачи им стоит оставлять на середину дня, а креативные - отложить на вечерние часы, - рассказывает специалист.
Но для того, чтобы разумно планировать распределение фокусов внимания и их смену, необходимо очень точно самому понять, что для вас действительно важно. Все зоны внимания вы определяете сами. Скажем, если вы занимаетесь и производственными задачами, и профсоюзной работой, необходимо честно ответить себе, какая сфера для вас сейчас в приоритете. После чего станет понятнее, какие задачи и в каких объемах на себя брать (умение говорить “нет” входит в секреты успешного фокус-менеджмента).
Если же вы отвечаете не только за себя, но и за коллектив сотрудников или единомышленников, можно воспользоваться советами Александра Чилингоряна:
- Попробуйте применить группировку задач, то есть выполнение схожих задач в одно время, включая пиковые и обычные часы работы. Также стоит попробовать две научно подтвержденные стратегии управления временем. Первая - 30/30/30, где 30% - текущая работа, 30% - обучение и развитие сотрудников, 30% - саморазвитие. Вторая - 52/17. Имеется в виду - 52 минуты работаем, 17 минут перерыв.
Однако какую бы систему фокусировки вы ни применяли, надо понимать: главное - не то, как вы “наводите фокус”, а что именно находится в фокусе вашего внимания.
Макаренков Максим, корреспондент "Солидарности".