Как правильно пользоваться бизнес-картой, чтобы ваш бухгалтер и налоговая вас не доставали?
Бизнес-карта привязана к расчетному счету организации. Ей можно оплачивать расходы, связанные ТОЛЬКО с деятельностью компании. Проще говоря, бизнес-картой можно оплатить канцелярию для офиса, а вот акварельные краски и пластилин для дочки нет. Индивидуальный предприниматель может оплачивать бизнес-картой личные покупки, но не забываем про контроль со стороны банков (читай тут).
Оплаченные расходы по бизнес-карте нужно подтвердить документально.👆 Простого квитка из терминала эквайринга недостаточно. Так какие же подтверждающие документы нужны? Если покупаете в любом магазине, то кассовый чек. Если рассчитываетесь с вашим контрагентом, с которым заключен договор- закрывающие документы: акт, накладная, а если продавец на ОСН — счет-фактура. Подтверждать расходы по бизнес-карте документами должны все компании и ИП — независимо от режима налогообложения. Это нужно для бухучета и уменьшения налога на ОСН и УСН «Доходы минус расходы». По всем расходам нужно сохранять подтверждающие документы. Налоговая может их запросить в любой момент. Если документов не будет, то подтвердить расходы нечем — и уменьшить налог не получится. За отсутствие подтверждающих документов налоговая может наказать за грубое нарушение правил бухучета с наложением штраф до 10 000 ₽ (ст. 15.11 КоАП). А если компания снижает налог на доходы или прибыль за счет неподтвержденных расходов, штраф другой — 20% от недоимки. ИП и компании должны подтверждать расходы так же для встречных проверок контрагентов, с которыми они рассчитываются бизнес-картой. Если налоговая проверяет контрагента, она может запросить у ИП или компании документы под расходы. Если их не окажется, бизнес может получить штраф и за это.
Сохраняйте кассовые чеки от покупки. Во всех чеках должна быть информация о продавце, товарах, работах или услугах, сумме и фискальных параметрах ККТ. При покупках в интернете в чеке дополнительно должны быть указаны электронная почта и сайт магазина, номер телефона или электронная почта покупателя. Лучше всего хранить чеки в специальном приложении или сразу снимать скан чека после покупки и прикладывать его к оригиналу. Как же собрать и донести все чеки в целости и сохранности до бухгалтера? Один из способов в электронном виде. Электронные чеки -это удобство и долговечность — они не портятся со временем, не теряются в стопках бумаг и аналогичны бумажным. Один из способов — сервис ФНС России «Мои чеки онлайн» (также есть мобильное приложение). Он отображает и хранит данные о чеках:
которые покупатели получили при покупке товаров (работ, услуг), за онлайн-покупки, которые были отсканированы в бесплатном приложении «Проверка чеков». Чеки можно добавлять самостоятельно — для этого нужно отсканировать QR-код. Еще в приложении удобно предъявлять чеки для возврата товаров или гарантийного обслуживания.
Еще раз подчеркну, что компании оплачивают только те расходы, которые связанные с деятельностью бизнеса и направленные на получение прибыли — это так называемые «экономически оправданные затраты» (п. 1 ст. 252 НК РФ). Налоговая может проанализировать банковскую выписку и направить вот такое требование.
Цитата из требования: «…с расчетного счета организации недопустимо списание средств на покупки в магазинах (расчетный счет юридического лица, предназначена для оплаты хозяйственных расходов и расходов, связанных с основной деятельностью организации). поскольку денежные средства организации не являются его собственными средствами. !!! Подотчетные суммы, расходование которых подотчетным лицом документально не подтверждены, являются доходом, облагаемым НДФЛ по ставке 13% включаются в доход, а также суммы, снятые должностным лицом организации с расчетного счета и не оприходованные в кассе.»
Обратите внимание на фото, налоговой известно все о ваших расходах по бизнес-карте где, когда и сколько.
Об особенностях оплаты и учета топлива, представительских и командировочных расходов расскажу в следующих статьях.
Остались вопросы, пиши в комментарии. Подписывайся на мой канал в Telegram https://t.me/algoritm601