Сегодня, когда люди перегружены бесконечным потоком информации, важно научиться правильно расставлять приоритеты и организовывать своё время. Это напрямую влияет на продуктивность и уровень повседневного стресса. Если вы чувствуете, что вам постоянно не хватает времени на хобби, работу, семью, или не видите желаемого результата от ежедневных занятий, эта статья для вас. В ней собраны советы по эффективному планированию от психологов и экспертов по тайм-менеджменту.
Что такое планирование?
Планирование в тайм-менеджменте — это умение распоряжаться своим временем и расставлять приоритеты. Хорошая организация и эффективное управление временем даёт нам следующие преимущества:
- снижает уровень стресса, так как у человека появляется чёткое представление о задачах и поставленных сроках;
- восстанавливает баланс между различными сферами жизни;
- повышает производительность труда;
- способствует более качественному выполнению работы;
- помогает в достижении поставленных целей.
Без планирования нам трудно понять, как рационально расходовать свою энергию, на чём сосредоточить своё внимание. Промедление и откладывание дел на потом снижают мотивацию и усиливают чувство неудовлетворённости, усталости, недовольство собой. Человек понимает, что дела копятся, а решать их нет никакого желания, так как нет чёткого плана. Но всё меняется в лучшую сторону, когда мы обращаемся к основным принципам и подходам тайм-менеджмента.
Принципы планирования
Современные методики управления временем имеют как сходства, так и некоторые различия, в том числе и в принципах планирования. Остановимся на базовых принципах, которые перекликаются в разных подходах.
Определите, как вы расходуете своё время
Прежде чем оптимизировать управление личным временем, следует определиться, для чего вы его используете. Один из способов это сделать — завести дневник наблюдений. Благодаря ежедневным заметкам вы поймёте, чего можете достичь за день, оцените отвлекающие источники (пустая болтовня, бесполезные занятия), сосредоточитесь на деятельности, которая приносит положительные результаты.
Ставьте чёткие цели
Направьте внимание не на действия, а на цели. Чтобы с большой вероятностью достичь нужного результата, если одной мотивации недостаточно, можно использовать систему SMART. Особенность метода — постановка цели с учётом пяти требований. Цель должна быть:
- Конкретной, отвечать на вопрос «чего я хочу?». Например, накопить денег на поездку в Индию в мае.
- Измеримой: как определить, что цель может быть достигнута? Увеличить заработок на 30 % от общего дохода плюс откладывать 20 % от зарплаты ежемесячно.
- Достижимой: что предпринять, чтобы добиться этой цели? Заниматься репетиторством три раза в неделю в будни (после работы) и по четыре часа в выходные дни.
- Релевантной: почему мне это важно? Накопив 200 тыс. рублей, я смогу поучаствовать в йога-туре с друзьями, получу бесценные знания от индийских гуру.
- Ограниченной по срокам: в какое время нужно собрать обозначенную сумму? Накоплю деньги на поездку, если начну откладывать часть зарплаты и займусь репетиторством с сентября этого года по апрель следующего.
Цели, как и виды планирования, делятся на краткосрочные, среднесрочные, долгосрочные. Первые представляют собой задачи на день, вторые — на неделю или несколько недель, третьи подразумевают задания, которые необходимо завершить в течение одного или нескольких месяцев.
Расставьте приоритеты
Классифицируйте задачи по степени важности и срочности. Поможет в этом матрица Эйзенхауэра. Согласно этой методике приоритеты распределяются следующим образом:
- приоритет А — важные и актуальные задачи, имеющие крайний срок;
- приоритет В — важные, но несрочные задачи;
- приоритет С — срочные, но неважные задачи;
- приоритета нет — задачи не являются ни важными, ни срочными.
Дела первого и второго порядка необходимо решать в первую очередь. Срочные, но менее значимые задачи лучше делегировать другим людям. В четвёртом случае заниматься неприоритетными задачами — пустая трата времени.
Составьте план
Существуют различные приложения-планировщики, которые позволят осознанно управлять своим временем и не запутаться в большом количестве ежедневных задач. Среди наиболее популярных и удобных программ для личного и делового планирования можно отметить «Google Календарь», Trello, MyLifeOrganized, OneNote, «Хаос-контроль» и другие.
Даже самые простые инструменты для процесса планирования — ежедневник и расписание — помогут стать организованнее и не уклоняться от намеченного. В идеале никогда не начинайте свой день, не подготовив с вечера список дел.
Избегайте многозадачности, соблюдайте дедлайны
Отвлекающие факторы — серьёзные препятствия для эффективного использования времени. Задумайтесь, как часто вы отвлекаетесь на социальные сети или сёрфинг в Интернете во время важных занятий? Определите для чтения сообщений и просмотра веб-страниц определённое расписание и придерживайтесь его.
Ещё одно полезное правило — научиться отказываться от несущественных задач, которые мешают сосредотачиваться на первостепенных делах и снижают производительность. Например, нужно в короткие сроки сдать финансовый отчёт, а вам предлагают отвлечься и посмотреть футбольный матч. Предложение заманчивое, но подумайте о своём душевном состоянии, когда вы в последний день будете работать на износ.
Отдыхайте
Перерывы в работе и расслабление после трудового дня помогут зарядиться энергией, улучшить концентрацию внимания, повысить производительность. Поэтому отдых тоже необходимо планировать и контролировать выполнение плана. Желательно чередовать четыре вида отдыха:
- эмоциональный — поездка на природу, поход в кинотеатр;
- физический — занятие фитнесом, игра в волейбол;
- умственный — чтение книг;
- духовный — медитирование, обращение к Богу и т. д.
Прислушайтесь к организму, следуйте своим биоритмам. Одни люди более продуктивны с восходом солнца, другие — днём или вечером. Так, жаворонкам желательно заниматься важными проектами утром, а второстепенные задачи решать после обеда. Совам — наоборот.
О правиле 80/20 для повышения личной эффективности
В 1906 году итальянский экономист и социолог Вильфредо Парето выявил, что 20 % населения Италии владеют 80 % собственности. Продолжив исследования, он обнаружил, что подобное соотношение можно найти во многих сферах жизни: бизнесе, работе, учёбе, семье и т. д.
Вот как выглядит распределение по этому принципу:
- 20 % продавцов совершают 80 % продаж;
- 20 % клиентов делают 80 % покупок;
- 20 % своей одежды люди носят 80 % времени;
- 20 % одних и тех же мыслей занимают 80 % вашего времени;
- 20 % ваших действий обеспечивают 80 % вашего дохода и т. п.
Согласно правилу Парето 80 % результата часто достигается за счёт 20 % усилий, то есть большая часть результатов зависит от небольшого числа факторов.
Таким образом, если человек расставит приоритеты в задачах, которые требуют всего четверть затраченного времени, но при этом дадут хороший результат, он сможет работать эффективнее. С другой стороны, если стоит цель выполнить 100 % от задуманного, легко потерять концентрацию на том, что является первостепенным.
Выясните, что у вас получается лучше всего и приносит максимальную пользу, и найдите 20 % действий, приносящих 80 % результата во всех сферах жизни.
Источники:
- Абдукаримова, К. Как эффективно планировать своё время: методы, техники, ошибки / К. Абдукаримова. — URL: https://trends.rbc.ru/trends/education/609d2b299a79478b4123bce4
- Алистер, М. Сверхпродуктивность: 20 инструментов для планирования жизни и быстрого достижения целей / М. Алистер. — URL: https://www.litres.ru/book/mihail-alister/sverhproduktivnost-20-instrumentov-dlya-planirovaniya-zhizn-64838656/
- Доронина, Д. Как правильно отдыхать, чтобы повысить свою эффективность / Д. Доронина. — URL: https://www.b17.ru/article/21323/
- Как ставить цели по SMART. — URL: https://developers.sber.ru/help/business-development/smart-goal-setting
- Effektive Zeitmanagement-Methoden für mehr Produktivität // Shiftbase. — URL: https://www.shiftbase.com/de/lexikon/zeitmanagement-methoden
- Pareto-Prinzip: Die 80/20-Regel verstehen und anwenden! — URL: https://der-prozessmanager.de/aktuell/wissensdatenbank/pareto-prinzip
Автор: Ирина Ванюшкова, педагог-психолог, окончила факультет педагогики и психологии детства Марийского государственного педагогического института им. Н. К. Крупской
Фото: Khosrork, nortonrsx, Kostikova, Jacob Wackerhausen, nensuria / Фотобанк istockphoto
Мнение автора может не совпадать с мнением редакции