Склад – это территория складирования товарно-материальных ценностей (ТМЦ): сырья, материалов, полуфабрикатов, готового товара. Складской учет материалов дает возможность ведать актуальными остатками и сроком хранения. Понимание потребности пополнения запасов, какие товары продаются хорошо, а какие неходовые. Складской учет прямо связан с бухгалтерским и налоговым, соответственно все действия с ТМЦ на складе следует оформлятся документами по закону, компания вправе внедрять свои шаблоны, с обязательными данными: наименование документа и дата его составления; название ИП или компании – составителя документа; суть события и в чем измеряется – штуки, литры, килограммы, рубли и прочее; информация об ответственном лице и подпись
Основные операции на складе – поступление ТМЦ, хранение, отпуск и учет. Ответственность на материально ответственном лице (МОЛ) - кладовщик или иной сотрудник, за возможные проблемы и нарушения прописываются в трудовом договоре.
Складские запасы (МПЗ) – ценности, которые проходят таковыми по бухгалтерскому Финансовые наказания регламентируются: ст. 120 НК РФ; ст. 232 ТК РФ – о возмещении прямого ущерба в полном объеме, если сумма меньше среднемесячного заработка виновного; ст. 241 ТК РФ – о частичном возмещении ущерба в размере среднего заработка виновного за месяц; ст. 243 ТК РФ – о полной материальной ответственности в случаях, если предусмотрено в трудовом договоре. Если был допущен рецидив нарушения в том же отчетном году, размер штрафов возрастает. Материально-производственный учет по п.2 ПБУ 5/01, относятся: - материалы, сырье, полуфабрикаты, для производства реализационной продукции или иной деятельности предприятия (работ, услуг); - ценности, готовые к реализации (товары); - материальные активы, необходимые для обеспечения бытовых и управленческих потребностей организации. К МПЗ не свойственно относить: - активы, использующиеся длительно (более года) –это уже не производственный запас, а основное средство; - продукция, производство которой не завершилось (не прошедшая полностью технологический цикл, недоукомплектованная, не прошедшая предписанную проверку и контроль качества).
Разновидности складов По функционированию: - материальные – для хранения ценностей, обеспечивающих текущее производство; - внутрипроизводственные – межцеховые и внутрицеховые, хранятся активы для постоянного обеспечения рабочих мест и организации работы. По типу хранящихся активов: - универсальные – могут принять на хранение практически любые МПЗ; - специализированные –под конкретный вид хранения. По месту расположения: - централизованные склады; - «промежуточные» склады – кладовые внутри подразделений. Каждому складу по приказу организации присваивается номер, вносят на учетной документации, относящейся к этому складу.
Каждая операция фиксируется документально - юридически подтверждают действие с ТМЦ, подписываются МОЛ и заверяются подписью бухгалтера, например, товарная накладная, акт приема-передачи-списания, приходный или расходный товарный ордер и прочие. Документы и регистры(журналы, карточки товаров, книги складского учета, справки, ведомости) следует хранить не менее 5 лет после отчетного периода. Все документы можно вести в бумажном и электронном виде.
Автоматизация складского учета Можно вести ручной учет в Excel-таблицах. Однако имеются минусы: - более высокий риск ошибки, потери документов или данных; - следствие отсутствия автоматизации - рутина и потеря времени на заполнение и сдачу документации в бухгалтерию, необходимость дополнительных внеплановых проверок инвентаризаций; - удаленность офиса от склада — трудно контролировать деятельность. - снижена прозрачность при закупках и продажах. - несогласованность действий коллег из-за отсутствия общей базы.
При большом ассортименте и объемах продаж вручную вести учет станет трудно и рискованно: можете продать несуществующий товар, задержать отгрузку, поссорится с клиентом и потерять прибыль.
Автоматизированный способ решает многие трудности: - Документы заполняются с помощью встроенных шаблонов и справочников, что снижает риск ошибок и экономия времени. - Программа автоматизирует все складские операции. - Видеть актуальную информацию по остаткам, любое перемещение и продажа будут отслеживаться в сервисе складского учета, улучшит контроль на предмет краж. - Увеличится скорость комплектации заказов. - Резервировать товары для отгрузки. - Рост эффективности сотрудников - видите интенсивность выбитых чеков, время открытия и закрытия смены. Видите продажу акционных товаров и товаров, на которые ставите план продаж. Автоматизированный учет освобождает от лишнего труда и помогает лучше контролировать. Складской учет разный в зависимости от торгуемого товара, чаще, распределяют по срокам и сортам.
Выделяют 4 вида складского учета: Номенклатурный – по наименованию, без группировки товаров по признакам, для бизнеса с небольшим ассортиментом, когда достаточно наименования, чтобы отыскать товар. Сортовой. При важности распределения по сортам и типам. Такие характеристики, как стоимость товара, дата поступления, срок годности, поставщик в сортовом учете второстепенны. Легко управлять остатками, но есть и недостатки, например, нельзя выделить товары одного сорта с одинаковой стоимостью. Партионный. — подходит, если каждую партию нужно хранить отдельно из-за ограниченного срока годности, различий в цене, особенностей расчетов с поставщиками и прочего. Подходит компаниям, занимающихся сбытом массовой продукции, например, продовольствия, медикаментов, сбытом сыпучих товаров. Позволяет быстро отслеживать остатки, быстро вернуть товар или списать его, минус учета – невозможно вести оперативный учет складских запасов по номенклатуре, когда остатки учитываются в нескольких картах. Партионно-сортовой — подходит для широкого ассортимента, при потребности отдельно хранить каждую партию. Товарные позиции группируются сначала по партиям, затем — по сортам. Документы потребные для каждого процесса на складе, зависят от вида складского учета, для сортового и номенклатурного способа достаточно заполнять учетные карточки, для партионного и партионно-сортового необходимо вести ведомость складского учета. Приемка ТМЦ на складе и оприходование товаров происходит на основании товарной накладной поставщика, где указан тип товара, количество и сумма.
При приемке груз обязательно проверяется, при соответствии документам, оформляется акт приема товаров – ТОРГ-1. Если обнаружены расхождения с документами поставщика по количеству и качеству товаров, заполняется ТОРГ-2. Если сопроводительные документы недовезли, заполняется ТОРГ-4. Оформление приходного товарного ордера подтверждает, что товар принят на учет.
Для порядка, товары могли найти и выданы по первому требованию и не утрачивались при нарушении хранения, следует соблюдать ряд условий: - Оборудование складских помещений необходимыми системами ранения МПЗ (контейнерами, стеллажами и прочее). - Каждый вид, марку, размер, сорт, партию МПЗ следует хранить в отдельной ячейке (полке, ящике). - Наличие измерительных приборов, соответствующие учету активам. - Закладывать активы на хранение желательно с одной стороны, а отпускать – с другой. - Эффективное использование площади склада и устройств для хранения. - Размещение устройств для хранения и активов должно способствовать максимальной автоматизации складских работ. - Выдача однородных активов должна осуществляться в порядке очередности попадания на склад (более поздние выдать раньше). - Учет при хранении физических и химических свойств хранимых ценностей.
Оборудование и ПО понадобятся: - Товароучетная система - программа для хранения и обработки информации о товарах. При необходимости с поддержкой нескольких складов и магазинов, возможностью создавать виртуальные склады на базе физических, что комфортно для детальной распределения товара внутри склада: на стеллажах, полках, в контейнерах. Доступ к системе следует иметь несколько сотрудников и входить в систему под своим логином и паролем. - Сканеры штрих-кода для считывания кодов на всех этапах перемещения товара: при приемке, инвентаризации и отгрузке. - Терминал сбора данных - ТСД. Сочетает компьютер и сканер в одном устройстве. Отличие от простого сканера в том, что ТСД может самостоятельно хранить и обрабатывать информацию. Данные можно выгрузить на ПК с товароучеткой. Применение терминала по усмотрению, чаще достаточно сканера. - Контрольно-кассовая техника, по закону нужна для продаж товара. Также интегрируется с товароучетной программой, которая фиксирует выбытие единицы товара. - Оборудование для генерации и печати штрих кодов. Создавать коды могут ККТ и товароучетные системы, для распечатки потребуется принтер. - Персональные компьютеры с подключением к интернету на складах для работы в программе.
Перед созданием базы товаров, проведите инвентаризацию всех складов и магазинов - убедитесь в актуальности данных, внесенных в программу. Все товары доставлены на склад, нужно оприходовать. Кладовщик принимает партию, пересчитывает количество, сверяет вес и сопроводительные документы, действует по алгоритму: - вносит позиции в базу, сканируя штрих-код, место размещения в системе он указывает свой склад и все с доступом к товароучетке видят, что товар появился на конкретном складе; - если на части продукции отсутствуют штрих-коды, их следует сгенерировать и наклеить. Можно сделать заранее, если известно о поступлении немаркированной продукции; - раскладывают товар по полкам и стеллажам, при потребности, делают отметки в виртуальном складе, чтобы быстрее комплектовать заказы. Инвентаризация - фундамент правильного учета - сверка остатков с данными программы, способствует выявлению воровства, пересортици, ошибки складирования. Пересчитывают товар вручную, сканируя штрих-код и сопоставляют количество с товароучетной системой. Закончили один склад - начали другой.Общая база для всех складов - нерациональна - неизвестно, на каком складе находятся товар - есть только общий список. Видимость появится после инвентаризации, но будет неясно, с какого склада пропал товар. Просто не сойдется общее число. Толку от таких инвентаризаций немного: товара не досчитались, а кто виноват – непонятно, поэтому при наличии нескольких складов рекомендован отдельный раздел для каждого.Отпуск товара, перемещение между складами тоже фиксируется в товароучетной системе.
Для инвентаризации лучше привлекать сотрудников со стороны -малоэффективны проверки самих себя. Кладовщик может сокрыть информацию и указать в программе неверно. Нет возможности заказать аудит - привлекайте сотрудников с других объектов –маловероятно покрывательство, врятли кто захочет подставится.Не ждите, пока бизнес разрастется, что учет начнет содавать проблемы. Подключайтесь к программам товароучета заблаговременно и встретите расширение готовым.
Компания ПеРСо желает Вам рационально подходить к складскому учету и его оборудованию.
Данная статья носит информационный характер и не несет ответственности за Ваши действия. Обращаем Ваше внимание, что мы не можем в полной мере судить о достоверности контента. Мнение авторов статей, комментариев, блогов, размещенных на канале, могут не совпадать с мнениями и позицией редакции администратора сайта, и не могут рассматриваться в качестве официальной позиции. Редакция сайта не несет ответственности за какие-либо ошибки в опубликованных на канале материалах и информации, а также за какие-либо действия, предпринятые пользователями канала на основании статей, комментариев, блогов, размещенных на канале.
https://bigbird.ru/blog/articles/skladskoj-uchet-tovarov-i-materialov-kak-navesti-poryadok/
https://assistentus.ru/vedenie-biznesa/skladskoj-uchet/?ysclid=ly372nx6gq497115303
https://www.ekam.ru/blogs/pos/kak-pravilno-vesti-uchet?ysclid=ly372iw2fy550985052