В этой статье мы разберём открытие парка виртуальной реальности WARPOINT в вашем городе в деталях. Постараемся объяснить все нюансы и возможности, с которыми вы можете встретиться в процессе организации открытия.
Как открывать? Какой день недели выбрать? Что по шоу-программе? Как продвигать? — ответы на это и многое другое на примере открытия четвертой локации WARPOINT в Екатеринбурге.
«Открытий» существует несколько
Если сказать точнее, то слово «открытие» в нашем случае разделяется на два: техническое и официальное (торжественное). Думаем, по названиям примерно понятно их назначение, но на всякий случай уточним.
Техническое открытие. Что это?
Техническое открытие — это проверка работоспособности всех систем парка виртуальной реальности за несколько дней до официального открытия.
Персонал в режиме технического открытия обслуживает посетителей так же, как и обычно
Это обязательный для качественной презентации вашей площадки этап. Своего рода «репетиция», на которой проверяется готовность локации к регулярному приему посетителей. Этот этап позволяет выявить слабые места и подвохи на рабочих местах, проверить рабочий процесс и слаженность персонала, испытать коммуникации и оборудование.
Приблизительный список вопросов, на которые поможет ответить техническое открытие:
- Правильно ли организовано рабочее пространство? Комфортно ли персоналу выполнять работу за рабочим местом?
- Правильно ли расстановлена мебель? Не затрудняет ли она проход и отдых посетителей?
- Стабильно ли работает электричество? Не случается ли перебоев при подключении какого-либо оборудования?
- Исправно ли работает все оборудование? Аттракционы, VR-очки, планшет администратора, компьютерная техника, роутер, кассовый аппарат, эквайринговый терминал, холодильник, телевизоры и другое.
- Как выполняются рутинные рабочие ритуалы? Открытие смены, встреча гостя, расчет, инструктаж, калибровка, подключение-отключение, прощание с гостем, закрытие смены и прочее.
Как анонсировать техническое открытие?
Техническое открытие не стоит анонсировать широко и «с размахом». Не стоит излишне привлекать посетителей в еще «необкатанную» площадку. Достаточно обычного объявления с пометкой, что парк открылся в техническом режиме. Например, такой текст опубликовали мы:
НОВЫЙ ПАРК ВИРТУАЛЬНОЙ РЕАЛЬНОСТИ В ТРЦ «РАДУГА ПАРК»
Локация WARPOINT в ТРЦ «Радуга Парк» открыта в техническом режиме. Приглашаем вас первыми поиграть на новой арене.
В новом VR-парке вас ждут:
— Большая арена виртуальной реальности, более 250 м2.
— 2 комфортные и вместительные лаунж-зоны.
— 2 VR-ROOM с огромной коллекцией игр разных жанров.
— VR-аттракционы на любой вкус: от американских горок до гигантских качелей.
Чтобы занять место на игру, пишите в Директ или переходите по ссылке в шапке профиля. Ждем вас по новому адресу: ул. Репина, 94, ТРЦ «Радуга Парк»
Цель технического открытия — не привлечь как можно больше посетителей, а проверить готовность площадки, персонала и оборудования.
Сколько персонала нужно на техническое открытие?
Техническое открытие нужно для того, чтобы проверить готовность всей площадки к нормальному режиму работы, поэтому персонала нужно ровно столько, сколько будет требовать обычный рабочий день.
На какой день планировать техническое открытие?
Так как на локации задействовано сложное оборудование, рекомендуем проработать в техническом режиме продолжительное время, чтобы тщательно все проверить и наладить.
В случае с нашим примером срок работы в техническом режиме составил 19 дней: с 20 марта (техническое открытие) по 8 апреля (официальное открытие). Во время технического режима работы внимательно проработайте все нюансы, которые могут повлиять на опыт посетителя и параллельно готовьтесь к официальному (или торжественному) открытию.
Официальное (торжественное) открытие. Что это?
Официальное открытие — это торжественное мероприятие, обозначающее начало стабильной работы парка виртуальной реальности и полную готовность к приему посетителей в любых допустимых количествах.
Что делать на торжественном открытии?
На этом этапе устраивается мероприятие с большим размахом: громкие анонсы и реклама, розыгрыши, шоу-программа, артисты, угощения, эмоции и очень много посетителей.
Сколько персонала нужно на торжественное открытие?
Торжественное открытие предполагает особую загруженность площадки и интенсивность посетителей, сверх нормы. В этом случае необходимо подготовить больше сотрудников, чтобы качественно обслужить всех гостей. Исходя из предстоящих задач постарайтесь заранее определить необходимое количество персонала в каждой рабочей зоне. Будьте готовы потратить больше денег на оплату услуг персонала. Также обязательно выделите несколько «универсальных» сотрудников, которые могут выполнять несколько видов задач
На торжественное открытие можно привлечь: промоутеров, волонтёров или сотрудников на аутсорсе.
На какой день планировать торжественное открытие?
Самое главное — ваш праздник не должен пересекаться с другими. Убедитесь, что выбранная вами дата не совпадает с событиями/днями, которые могут отвлечь от посещения вашего торжества. Лучше всего проводить мероприятие в выходной. Начинать не сильно рано, а заканчивать не сильно поздно: например, в субботу с 10:00 до 19:00.
Какие подрядчики нужны для праздничного открытия?
- Ведущий. Язык и настроение всего мероприятия. Можно заранее обсудить необходимые реплики, конкурсы, активности.
- Диджей. Музыкальное сопровождение на весь праздник. Обговорив плейлист заранее, можно не ломать голову насчет музыки в течение всего дня.
- Фотограф. Запоминающийся фотоотчет с открытия. Много ярких фотографий на профессиональную камеру, которые можно долгое время использовать в публикациях для социальных сетей.
- Видеограф. Шикарный видеоотчет на профессиональную камеру. Вот ссылка на наше: https://youtu.be/JEXsXH_-OfY
- Полиграфия. Печать раздаточных материалов и баннеров.
- Промоутеры. Раздача листовок о проходящем открытии.
- Грузовой транспорт. Доставка дополнительного оборудования и декора, если нужно.
- Декораторы. Украшение интерьера праздничными шарами.
- Сторисмейкер. Качественные вертикальные видео специально для соцсетей.
Как привлечь людей на торжественное открытие?
На празднике в честь открытия необходимо показать, что новая площадка интересна многим. Для этого нужно проработать и использовать все методы привлечения посетителей: турниры с привлекательными призами, гарантированные подарки, конкурсы, розыгрыши, выгодные предложения, яркое шоу, угощения.
Все это использовали мы:
- Турниры с привлекательными призами. Устроили турнир по VR-игре Beat Saber с призовым фондом 50 000 рублей (1 место — 30 000, 2 место — 15 000, 3 место — 5 000). Участники, не попавшие в ТОП-3, получали утешительные призы: фирменные стикерпаки, жетоны и прочий мелкий мерч.
- Конкурсы и розыгрыши. Обладатели купонов «на все» за 990 рублей участвовали в розыгрыше призов. Для этого мы сделали отрывную часть у купона, на которой писались ФИО и номер телефона. После заполнения часть отрывалась и бросалась в лототрон, который разыгрывался в конце дня.
- Гарантированные подарки. За фотографию и отметку в социальных сетях дарили фирменный браслет
- Выгодные предложения. Продавали купон на все развлечения за 990 рублей. Туда входило: 1 игра в аэрохоккей, 1 VR-аттракцион, 15 минут в VR-ROOM и 15 минут на VR-арене.
- Яркая развлекательная программа. Для этого мы пригласили улетного ведущего, профессионального диджея, артистов балета, которые устроили танцевальный флешмоб и тесла-шоу.
- Вкусные угощения. Заказали у кондитеров несколько подносов брендированного бисквитного пирожного на палочке.
Все вышеописанное помогло увлечь и заставить задержаться посетителей в парке виртуальной реальности на продолжительное время в течение дня.
Как анонсировать торжественное открытие?
Для анонса определите, что будет мотивировать к посещению вашего мероприятия. В случае с нашим примером главными мотиваторами были:
- Турнир по игре Beat Saber. Призовой фондом турнира — 50 000 рублей
- Купон на все развлечения за 990 рублей. Билет, который дает право на 1 игру в аэрохоккей, 1 VR-аттракцион, 15 минут в VR-ROOM и 15 минут на VR-арене
- Розыгрыш мерча и сертификатов на игру среди обладателей купона. У купона была отрывная часть, где гости писали свои ФИО и телефон, а затем бросали эту часть в лототрон, который в конце дня торжественно прокручивался.
Помимо указанных мотиваторов, на открытии могут быть еще дополнительные, но не менее важные:
- Музыка от диджея.
- Большая шоу-программа.
- Вкусные угощения.
- Фотозоны.
Зная вышеописанные детали, можно приступать к анонсам. Анонсируйте как можно более масштабно.
Как анонсировать торжественное открытие?
Используйте все доступные каналы распространения информации о предстоящем празднике на вашей локации:
- Прогрев аудитории в собственных социальных сетях. Начинается с первой новости о техническом открытии и продолжается до самого мероприятия.
- Реклама на городском радио. Уточните требуемый размер и прочие условия по рекламному тексту у радиостанции и напишите анонс для диктора
- Реклама на радио внутри торгово-развлекательного центра, где находится VR-парк. Текст для ТРЦ должен отличаться от текста на городское радио
- Реклама в городских СМИ. Для ТРЦ «Радуга Парк» мы покупали размещение в соцсетях екатеринбургского портала «Е1».
- Другие возможные каналы и площадки распространения информации. Возможно, вам доступны какие-либо другие дополнительные способы анонсирования: блогеры, таргет в соцсетях, посевы в пабликах, баннеры в ТРЦ, уличные билборды, рассылка по клиентской базе и другие. Используйте их.
Когда открытие уже началось, анонсирование вашего мероприятия не должно заканчиваться. В течение всего дня на территории ТРЦ, внутри которого расположен ваш VR-парк, волонтеры-промоутеры должны раздавать посетителям специальные листовки-сертификаты с информацией о проходящем открытии и небольшой суммой на посещение в течение месяца. За работу волонтеров-промоутеров можно вознаградить денежной суммой на обед, сертификатами на игру или каким-нибудь мерчем WARPOINT. Также в день мероприятия можно пригласить на локацию какого-нибудь популярного в городе блогера, который снимет сториз и расскажет своей аудитории об идущем торжественном открытии — это привлечет посетителей.
Как украсить VR-парк к торжественному открытию?
Определенно, ваш VR-парк в праздничный день должен выделяться на фоне соседних локаций. На примере VR-парка в ТРЦ «Радуга Парк» опишем не только украшения, но и в общем элементы интерьера, которые изменят облик вашей локации.
- Шары. Воспользовались услугами специальных оформителей, которые украсили входную группу шарами фирменных цветов (красный, синий, черный и белый/серебристый).
- Баннеры. Распечатали роллап 1000x2000 мм с информацией о торжественном открытии.
- Заставки на телевизоры. На телевизорах внутри VR-парка показывали заставки с программой мероприятия.
- Фотозоны. Оформили специальную зону, где гости могли сделать фотографии и получить браслет за отметку WARPOINT в соцсетях.
Площадки с турниром по Beat Saber (телевизоры на стойках, VR-шлемы и пространство 2x2 метра перед ТВ) — рекомендуем разместить рядом с выходом так, чтобы мимо проходящие посетители ТРЦ сразу видели активность в VR-парке.
Программа и тайминг торжественного открытия
После недель подготовки и анонсирующей кампании обязательно наступит то, для чего вы все это делали — день торжественного открытия. За то, как пройдет этот день будет отвечать разработанная вами программа мероприятия. Для того, чтобы все прошло удачно, необходимо заранее обдумать и запланировать.
Представьте примерный тайминг мероприятия. Это необходимо для дальнейшего согласования всех подрядчиков. Сначала можно выбрать время старта и окончания мероприятия. Хорошим вариантом будет период с 10:00 до 19:00.
Начало продажи праздничных билетов и подведение итогов розыгрыша
Начинать продажу праздничных билетов можно с самого начала, с 10:00, и продолжать весь день до подведения итогов розыгрыша. На открытии в ТРЦ «Радуга Парк» подведение итогов розыгрыша планировалось на 18:00.
Начало продажи праздничных билетов и подведение итогов розыгрыша
Праздничный турнир по Beat Saber должен проходить пока длится мероприятие, чтобы в течение дня мимо проходящие посетители ТРЦ видели активность. Время начала турнира 10:00, время окончания турнира и поздравление победителей — 18:30. После окончания посетители могут продолжать играть, но уже без подведения счетов.
Диджей
Зная дату, время начала и окончания мероприятия можно заказывать диджея. Обсудите с диджеем плейлист: для какой аудитории музыка (в основном, для семейной), на каком языке, узнайте: есть ли на территории вашего VR-парка разрешение на воспроизведение лицензированной музыки? Диджей должен работать на локации с самого начала и до окончания мероприятия.
Ведущий
Настроение всего мероприятия должен задавать хороший ведущий. Поставьте ведущему техническое задание. Подготовьте для него реплики, обговорите конкурсы и интерактивы. В ТРЦ «Радуга Парк» мы просили ведущего периодически выходить к мимо проходящим людям и приглашать их посетить новый парк виртуальной реальности (для этого мы также готовили ведущему отдельные реплики). Согласуйте с ведущим все изменения, которые происходят в программе и таймингах по ходу подготовки. Ведущий должен работать на локации с самого начала и до окончания мероприятия.
Артисты
Поищите в своем городе артистов, которые могут показать яркие номера, интересные для семейной аудитории. Идеально, если номер будет интерактивным, чтобы зрители могли тоже поучаствовать.
В ТРЦ «Радуга Парк» были приглашены артисты балета, которые устроили танцевальный флешмоб и Тесла-шоу — человек, который управлял молниями с помощью рук и разных предметов. Обговорите с артистами все требования и условия на площадке для качественного представления. Артистов можно пригласить в середине дня: в период с 14:00 до 17:00.
Угощения
Хорошим сюрпризом для посетителей будут вкусные угощения. Желательно, чтобы угощения не пачкали руки и не требовали использования столовых приборов.
Например, это могут быть брендированные пирожные на палочках. Угощать посетителей мероприятия можно под выступления артистов, в период с 14:00 до 17:00.
Фотограф
Хорошей рекламой VR-парка после мероприятия будет запоминающийся фотоотчет с открытия, откуда еще можно долго брать фотографии к публикациям в ваших соцсетях. Фотографу лучше прийти на мероприятие в самый пик, чтобы на фотографиях была запечатлена массовость: с 15:00 до 19:00.
Видеограф
Видеограф сделает качественное видео с вашего мероприятия. Рекомендуемое время работы такое же, как и в случае с фотографом: самый пик, с 15:00 до 19:00.
Рилсмейкер
Для соответствия всем современным трендам вашему VR-парку необходимы качественные вертикальные видео для соцсетей. Для этого пригласите рилсмейкера. Время работы также в самые загруженные часы: с 15:00 до 19:00.
Общий тайминг торжественного открытия на примере ТРЦ «Радуга Парк»
Исходя из вышеописанных подробностей представим тайминг мероприятия в ТРЦ «Радуга Парк». Курсивом выделена часть, которая видна только организаторам, а нормальным шрифтом — тайминг, видимый для всех:
9:00 — организаторы приезжают на локацию. Разгрузка, сборка оборудования, проверка готовности. Диджей приезжает и собирает свое оборудование.
10:00 — открытие локации, старт продажи билетов, начало турнира по Beat Saber;
Диджей и ведущий начинают свою работу.
14:00 — раздача угощений для гостей;
15:00 — Тесла-шоу для детей и взрослых;
Фотограф, видеограф и сторисмейкер начинают свою работу.
17:00 — выступление танцоров + танцевальный флешмоб;
18:00 — подведение итогов розыгрыша;
18:30 — определение победителей по игре Beat Saber.
19:00 — завершение мероприятия, разборка оборудования; Ведущий, фотограф, видеограф и сторисмейкер заканчивают свою работу. Диджей заканчивает работу и разбирает свое оборудование.
Знайте, что планирование программы дня торжественного открытия будет пересекаться со всеми стадиями подготовки вашего VR-парка к запуску. Список необходимых задач будет постепенно расти, поэтому важно при необходимости передать некоторые полномочия по организации доверенным лицам.
Последовательность подготовки торжественного открытия
По ссылке доступен полный чек-лист по подготовке торжественного открытия:https://docs.google.com/document/d/1eMadxdHo49Va4xDzPnVj4XgSE-XG5NfEfSh_Z7v_mmM/edit
Что непредвиденное может случиться в день мероприятия?
- ведущий может опоздать.
- из-за высокого тока в электроприборе артистов Тесла-шоу на локации может выбить пробки и выключится свет.
- автомобиль, который доставляет угощения может попасть в аварию.
Все вышеописанные истории произошли на открытии в ТРЦ «Радуга Парк». В случае разных форс-мажорных ситуаций отвлечь посетителей и выиграть время может помочь ведущий с заранее подготовленными интерактивами.
Например, когда выключился свет на локации, ведущий проводил заранее подготовленную викторину с утешительными призами, а организаторы во время викторины вызывали электриков. Через некоторое время подключение к электроэнергии восстановили и номер успешно продолжился. Чтобы подобных ситуаций не случалось, уточняйте все технические условия и проверяйте готовность подрядчиков.
Торжественное открытие началось. Что делать в день мероприятия?
В день праздничного открытия будьте на локации и внимательно следите за соблюдением всех таймингов и регламентов. Чтобы не случилось так, что посетители, ознакомившись с программой, придут на угощения и выступления к 14:00 и окажется, что курьер с пирожными попал в аварию, а артисты стоят в пробке на середине пути. Также помогайте посетителям, общайтесь с заинтересованными и вызывайте интерес у незаинтересованных. Короче говоря, задача организаторов в день мероприятия — контролировать работу всей площадки.
Заключение
Надеемся, что этот гайд помог вам прояснить многие ранее неизвестные детали по подготовке столь масштабного мероприятия. Следуя нашему чек-листу будьте внимательны — по ходу организации открытия каждого отдельно взятого VR-парка возможно столкнуться с различными индивидуальными особенностями. Это могут быть как особенности расположения и технических условий, так и культуры и взглядов. Учтите это при подготовке официального торжественного открытия.
Желаем успешного открытия!
