При создании оргсхемы у заказчиков часто возникают вопросы:
Какие формулировки использовать при наполнении оргсхемы?
На сколько подробно расписывать функции?
Куда написать обязанности руководителей отделов?
Давайте разберемся.
Можете посмотреть видео по этой теме, либо читайте статью дальше!
1. Вспомним - что такое оргсхема!?
Оргсхема - это карта, схема бизнес-процессов, происходящих внутри компании. Здесь описаны именно те процессы, которые направлены на достижение ценного конечного продукта всей компании. За этот ценный конечный продукт клиент платит деньги. Таким образом, происходит обмен продукта компании на деньги клиента.
Построение оргсхемы можно сравнить с построением дома. Прежде чем начать строительство дома нужно заказать его проект: размеры помещений, каким будет фундамент, какой толщины стены, сколько окон и т.д. Также и с оргсхемой:
- какие функции в компании выполняют сотрудники;
- какие функции должны быть, но в данный момент они не распределены на сотрудников; сколько нам нужно принять людей;
- что можно передать на аутсорсинг.
Мы уже с Вами знаем, что в любой компании, независимо от того сколько в ней человек 5 или 500, есть 7 основных отделений (больших бизнес-процессов):
- административное отделение: здесь сосредоточены бизнес-процессы стратегического планирования, управления, создание правил работы компании, автоматизация процессов. Это функции владельца и исполнительного директора.
ЦКП: развивающаяся компания с растущей капитализацией и фондами.
- отделение построения (управления персоналом): это бизнес-процессы найма, обучения, адаптации, обеспечение коммуникаций между сотрудниками, контроль результатов сотрудников, развитие, аттестация.
ЦКП: обученные продуктивные сотрудники, знающие и выполняющие свой ЦКП.
- коммерческое отделение (маркетинг и продажи): здесь сосредоточены процессы анализы рынка, целевой аудитории, конкурентов, формирование маркетинговой стратегии по завоеванию рынка и непосредственно продажи.
ЦКП: выполненные планы продаж на 100%.
- финансовое отделение: сюда можно отнести бизнес-процессы, связанные с финансовым планированием, настройкой и подготовкой управленческой отчётности, учёт движения материальных ценностей, сбор и отражение первичной документации, налоговая отчетность.
ЦКП: учтенные и не утратившие своей ценности денежные и материальные активы компании.
- техническое отделение: здесь описаны бизнес-процессы планирования, подготовки, обеспечения и непосредственно производство продукта компании.
ЦКП: качественный продукт компании, предоставленный клиенту в срок и в полном объёме.
- отделение контроля качества: это бизнес-процессы создания нормативно-технической документации, стандартов, регламентов, на основании которых формируется база знаний и производится оценка качества продукта и процессов компании.
ЦКП: лучшие технологии, применяемые в компании, позволяющие производить продукт безупречного качества.
- отделение развития: процессы работы с партнерами, запуска новых направлений деятельности, открытия новых филиалов, PR-деятельность.
ЦКП: растущая известность компании на рынке.
Последовательное исполнение бизнес-процессов внутри подразделений (крупных блоков) приведёт к достижению ЦКП подразделения. Например, чтобы в отделе персонала достичь результата в виде продуктивных сотрудников, необходимо:
- сформировать план комплектации,
- нанять нужных людей,
- обучить и ввести в должность новых сотрудников
- проконтролировать результат.
Это набор определённых технологий, алгоритмов, направленных на получение результата. Иными словами - цепочка бизнес-процессов.
При описании функций оргсхемы внутри подразделений мы отражаем цепочку бизнес-процессов. Последовательное исполнение внутренних бизнес-процессов приведёт к нужному результату подразделения. Поэтому в оргсхеме мы перечисляем не функции конкретного человека, а цепочку внутренних бизнес-процессов.
2. Отличие бизнес-процессов от функций конкретного сотрудника.
Чтобы лучше понять отличие бизнес-процессов от функций сотрудника приведем пример.
Возьмём хлебозавод, который занимается производством хлеба. Рассмотрим только техническое отделение.
Чтобы произвести хлеб, необходимы технология, продукты, оборудование, инструменты.
Значит, в техническом подразделении оргсхемы у нас будут следующие бизнес-процессы, представленные в Таблице 1.
Как видно из таблицы, у нас есть бизнес-процессы и за результат бизнес-процессов отвечают разные сотрудники.
Далее, чтобы пекарю испечь хлеб, необходимо взять рецепт, смешать ингредиенты, разогреть духовку и по технологии испечь хлеб. Эти функции мы уже не будем отражать в оргсхеме, о них мы напишем в должностной инструкции или регламенте (таблица 2).
А почему в оргсхеме мы не пишем функции руководителей, начальников отделов?
Это частый вопрос от заказчиков.
3. Нужны ли в оргсхеме функции руководителей?
Задача руководителя любого подразделения - организовать выполнение бизнес-процессов внутри подразделения и достичь ЦКП данного подразделения!
По сути, ценные результат руководителя — это ценный конечный продукт его подразделения!
Чтобы достичь свой ЦКП, руководитель должен организовать работу подразделения! Для этого ЛЮБОЙ начальник отдела должен выполнять ряд функций, приведенных ниже.
Основные функции любого руководителя:
1. Делать результат, за который платят деньги. Например, для РОПа это выполнение плана продаж, для начальника производства – выполнение плана производства, для главного экономиста или финансового директора – своевременное наличие правдивых аналитических отчетов для принятия управленческих решений генеральным директором. Этот результат руководители делают руками своих подчиненных.
2. Настраивать, организовывать бизнес-процессы внутри своей области. Создавать правила, обучать людей, контролировать выполнение планов. Поддерживать стандарты в актуальном состоянии.
3. Создать и развивать команду – давать заявки на подбор, собеседовать кандидатов, адаптировать новичков, обучать людей, производить ротации, развивать команду. Не давать команде выгореть.
4. Собирать цифры о результатах работы команды. Анализировать эти цифры, хранить их. Это нужно чтобы находить отклонения, ошибки и предлагать решения.
5. Добиваться непрерывных улучшений. Анализировать внутреннюю и внешнюю среду. Внутри проверять соблюдение стандартов, выявлять точки роста. Внешне - например, анализировать изменения рынка. Предлагать улучшения в соответствии с проведенным анализом. Предлагать план проведения улучшений. Организовать проведение улучшений в своем отделе.
Эти 5 функций должны занимать большую часть времени руководителя!
Часто руководители выполняют операционные функции за своих подчиненных. На этапе стартап и ручное управление — это нормально. Но руководитель должен понимать, что в этот момент он работает ИСПОЛНИТЕЛЕМ, а не начальником отдела.
Если Вы хотите всерьез заняться систематизацией бизнеса, то можете обратиться к нам за помощью.
За 5 лет мы помогли уже более 100 компаниям внедрить инструменты системного управления. Есть опыт работы с производственными и торговыми компаниями, из сферы строительства, проектирования и всевозможных услуг. Скачивайте презентацию с кейсами по внедрению системного управления!
Результатом совместно работы является:
- Повышение эффективности сотрудников,
- Больше свободного времени у собственников,
- Рост прибыли,
- Рост стоимости бизнеса.
Если Вы хотите навести порядок в управлении, добиться, чтобы вся команда работала на результат и помогала Вам достигать цели по прибыли, то записывайтесь на бесплатную консультацию.
Просто заполните заявку по ссылке. Мы свяжемся с Вами в ближайшее время. Обсудим конкретно Вашу ситуацию и составим индивидуальный план действий.