Сегодня расскажем о том, что такое первичные учетные документы. Это, по сути, основа всей бухгалтерии. По-простому их можно назвать первичкой.
Каждое событие в бизнесе должно фиксироваться в первичном документе. Это прописано в статье 9 закона «О бухгалтерском учете» №402-ФЗ. Без такого документа событие считается не произошедшим. Бухгалтер не может просто так придумать, что что-то было, даже если он в этом уверен. Первичный документ – это своего рода удостоверение, подтверждающее факт хозяйственной жизни. Без него ваш факт будет как бы невидим для аудиторов и бухгалтеров.
Для разных событий есть свои первичные документы. Например, если вы оказали услугу, это оформляется актом об оказании услуг. Если деньги поступают в кассу, это фиксируется приходным кассовым ордером. А когда материалы отправляются в производство, используется требование-накладная.
Раньше, до 2013 года, все документы нужно было оформлять по строго установленным формам, которые придумал Госкомстат в 90-х. Но с 1 января 2013 года компании могут выбирать свои формы первичных документов. Эти формы утверждаются руководителем компании вместе с учетной политикой и действуют в течение года.
Но есть исключение – кассовые документы. Приходные и расходные кассовые ордера, книга учета денежных средств и другие кассовые бумаги должны быть оформлены по унифицированным формам. Это требование прописано в Указании Банка России от 11.03.2014 №3210-У.
Что должно быть в первичке?
Первичный учетный документ обязательно должен включать следующие детали:
- Название документа.
- Дату его составления.
- Название организации, которая его выпустила.
- Суть происходящего события (ФХЖ).
- Количество и стоимость в рублях или других единицах (например, штуки).
- Должности и ФИО людей, ответственных за документ и его оформление.
- Подписи этих людей с расшифровкой.
Компаниям предоставили свободу в плане оформления реквизитов. Это значит, что если вам нужно добавить код подразделения или статью бюджета для удобства учета, вы можете это сделать. Если вы, например, управляете маленьким кафе, и эти детали не нужны, вы можете их не включать. Но на практике многие компании, особенно малый и средний бизнес, используют формы, основанные на стандартных шаблонах от «1С». Поэтому, несмотря на свободу, первичка в таких организациях часто выглядит похоже.
Документ должен составляться сразу после или во время совершения события. Ответственность за точность данных и оформление документа несут те, кто его подписал. Главбух или аутсорсер отвечают только за правильную обработку документа после его создания.
Кстати, первичка не обязательно должна быть бумажной. Закон №402-ФЗ позволяет составлять и подписывать такие документы в электронном виде. И это действительно удобно. Электронный документооборот упрощает отчетность и ускоряет процесс передачи документов между контрагентами и внутри компании. Бухгалтерии не нужно вручную вводить данные с бумажных документов – все делается автоматически и быстро.
Узнайте больше о курсах от 1С на нашем сайте
А также вы можете пройти тест, который поможет вам выбрать нужный курс
