Выпадающие списки - это секретное оружие против несогласованности данных и опечаток, облегчающее ввод данных и делающее его более точным. Несмотря на всю свою мощь, они часто игнорируются в пользовательском интерфейсе Excel, в результате чего многие пользователи упускают их преимущества. Готовы ли вы сделать свои электронные таблицы умнее? Вот как можно использовать выпадающие списки в Excel
Как создавать выпадающие списки в Excel
Выпадающие списки Excel по праву относятся к вкладке «Проверка данных», поскольку они не только упрощают ввод данных, но и повышают надежность ваших формул.
В этом примере мы будем использовать трекер задач с колонкой «Состояние», которая предоставляет выпадающие списки для каждой задачи. В списке будут такие пункты, как «Не начато», «В работе», «Завершено» и «Заблокировано».
В отличие от Google Sheets, Excel требует, чтобы значения списков существовали где-то в рабочей книге. Чтобы не загромождать трекер задач, лучше всего создать отдельный лист для хранения этих значений. После создания выпадающих списков вы можете скрыть ячейки или весь лист чтобы сохранить порядок в трекере.
Вот как настроить выпадающий список:
В выделенных ячейках теперь должна отображаться стрелка, позволяющая выбрать один из предопределенных пунктов.
Как настроить выпадающие списки Excel
Хотя ваш выпадающий список функционален, он может выглядеть не так визуально привлекательно, как вам хотелось бы, особенно если вы привыкли к красочным выпадающим спискам в Google Sheets. К счастью, с помощью условного форматирования Excelможно улучшить внешний вид выпадающего списка в Excel.
Чтобы применить условное форматирование к выпадающему списку, выполните следующие действия:
Теперь любая задача, отмеченная как «Выполнена», будет иметь зеленый фон, что позволит легко определить ее с первого взгляда. Повторите эти действия для остальных элементов списка и присвойте каждому уникальный цвет. Это значительно улучшит визуальную наглядность.
Выпадающие списки устраняют риск опечаток и вариаций - больше нет «Завершено» против «Закончено» против «Выполнено». Такая последовательность очень важна при анализе данных с помощью формул; например, если формула отслеживает завершенные задачи, она пропустит задачи, помеченные как завершенные.
Теперь, когда у вас есть выпадающие списки, ваш лист Excel не только удобен в использовании, но и готов к расширенному анализу данных. Вы можете фильтровать задачи по статусунапример, показывать только задачи, находящиеся в процессе выполнения, или использовать функцию COUNTIF чтобы подсчитать, сколько задач заблокировано.
Вы также можете читать меня в:
- Telegram: https://t.me/gergenshin
- Яндекс Дзен: https://dzen.ru/gergen
- Официальный сайт: https://www-genshin.ru