Порядок уничтожения документов
В настоящее время электронный документооборот стал неотъемлемой частью работы любой компании. Однако, несмотря на эпоху цифровизации, бухгалтерские службы и архивы многих компаний по-прежнему переполнены бумажными документами
Процесс уничтожения документации регламентирован Приказом Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. №526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» - это настольная «книга» лица, ответственного за хранение, работу и уничтожение документации.
Для определения документов, подлежащих уничтожению, создается экспертная комиссия, которую должен утвердить руководитель компании отдельным приказом. Основная цель этой комиссии – тщательно проанализировать каждый документ и решить, какие из них следует отправить в архив, а какие уничтожить.
Необходимо учитывать и обязательный срок хранения документов различного назначения. Так, первичка должна храниться 5 лет, а документы по оплате труда - 50 лет.
В случае, когда работа комиссии выявила документы с истекшим сроком хранения – компания может их уничтожить в соответствии с внутренними правилами. Единого официального протокола уничтожения деловых бумаг не существует, но есть основные, общепринятые требования к процессу утилизации документации:
- Необходимо составить опись документации, подлежащей уничтожению.
- На уничтоженные документы оформляется акт списания, который утверждается руководителем.
Как можно уничтожить бумажные документы?
- Сожжение;
- Использование шредера;
- Ручное уничтожение (разрывание бумаги);
- Сдача в макулатуру (лучше для этого привлекать проверенные службы, чтобы быть уверенными в уничтожении).
Как можно уничтожить электронные документы?
- Ручное удаление файлов с носителей информации (Shift+Del, чтоб уж наверняка);
- Физическое носителей информации (дисков, флэшек, жестких дисков;
- Форматирование носителей (этот вариант также следует доверять проверенным специалистам, т.к. только форматирование на низком уровне не дает восстановить данные).
Важно! Существуют определенные документы, которые не могут быть уничтожены, например, ликвидационные балансы и некоторые документы, входящие в составы дел.
Кто несет ответственность?
Ответственность регулируется административным законодательством.
Если были уничтожены документы с не истекшим сроком хранения, то для должностных лиц и ИП предусмотрены штрафы в размере от 3 000 до 5 000 и от 5 000 до 10 000 для предприятий.
Важно! Если досрочно были уничтожены первичные документы бухгалтерской отчетности, то размер штрафа может быть увеличен: до 10 000 , и 20 000 для организаций.
В случае неправомерного уничтожения бумаг штрафы составят:
- от 1 000 до 5 000 для должностных лиц предприятий и индивидуальных предпринимателей;
- от 5 000 до 30 000 для предприятий.
Штрафы будут увеличены. Если неправомерное утилизация документов привела к занижению налогооблагаемой базы, то дополнительно учитываются и нормы Налогового кодекса. То есть, предприятие может «поймать» на штрафы до 20% от суммы неуплаченных налогов.
Работа бухгалтера требует тысячекратной внимательности, и тянет за собой вагон ответственности. А если вы в чем-то сомневаетесь, то всегда можете спросить у профессионалов.