Научившись правильно использовать Microsoft Teams, вы сможете сэкономить массу времени. В нем есть встроенная доска, функция видеочата, инструменты для организации работы команды, а также хорошая интеграция с облаком продуктивности Microsoft 365 и его набором полезных приложений.
ДИФФУЛЬТАТИВНОСТЬ
ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТЬ
ЧТО ВАМ НУЖНО
Windows, Mac, Linux, Android, iPhone, планшетное устройство или браузер на базе Chromium
Интернет-соединение
Доменное имя (для организаций)
В условиях, когда образовательные и деловые взаимодействия все больше переходят в онлайн, как никогда важно эффективно общаться и организовывать работу больших групп для достижения общих целей, передачи знаний и создания продуктивной среды для работы и обучения. Читайте далее, чтобы узнать больше о том, как использовать Microsoft Teams.
Что такое Microsoft Teams?
Созданное Microsoft как приложение для совместной работы, Teams сочетает в себе лучшие функции Microsoft Classroom и Skype for Business, чтобы создать программу, способную хранить файлы, интегрировать приложения, проводить видеоконференции, обмениваться мгновенными сообщениями, звонить по VoIP и детально организовывать работу команды и сотрудников.
Teams насчитывает более 270 миллионов пользователей по всему миру и является самым популярным приложением для совместной работы на предприятиях. Однако это не только приложение для бизнеса. Более 1 миллиона человек используют Teams в качестве основного приложения для обмена сообщениями.
Само приложение обладает широкими функциональными возможностями. Для начала люди могут разделить разные части своей жизни на отдельные Teams. Например, у человека могут быть личные чаты и рабочие чаты, не зависящие друг от друга. В этом и заключается суть Microsoft Teams.
В каждой команде есть чаты один на один (называемые чатами), групповые чаты (называемые каналами Teams), общий доступ к файлам, групповые доски и видеозвонки с участием до 100 человек. Также есть возможность планировать события прямо в приложении, чтобы все участники получали их в своих календарях, и пользователи могут устанавливать напоминания в приложении.
Наконец, есть возможность настраивать фотографии профиля как для отдельных пользователей, так и для целых групп, а пользователи могут устанавливать статус своей доступности прямо в приложении, чтобы другие знали, есть ли они рядом или нет.
Как установить Microsoft Teams на ПК
Microsoft Teams можно использовать бесплатно. Однако если вы хотите разблокировать полную функциональность с бесшовной синхронизацией между OneDrive, Календарем, To Do и другими приложениями Microsoft, вам понадобится учетная запись Microsoft 365. Для мобильных устройств просто зайдите в App Store, найдите «Microsoft Teams» и установите приложение.
На большинстве современных ПК с Windows приложение Teams уже предустановлено. Однако если на вашем компьютере его нет, то процесс будет простым.
Шаг 1: Загрузите приложение Teams с сайта Microsoft.
Шаг 2: Запустите загруженный файл и следуйте инструкциям на экране, чтобы установить Microsoft Teams.
Шаг 3: Войдите в систему под своей учетной записью Microsoft, когда откроется Teams.
Как настроить Teams для частных лиц
Teams - это фантастический инструмент общения для повседневного использования. Вы можете не только совершать видеозвонки со своими близкими, но и отправлять им SMS прямо из Teams!
Настроить его очень просто и займет всего минуту или две.
Шаг 1: В Windows откройте меню «Пуск» и выберите Teams. На Mac откройте панель запуска и нажмите на Teams.
Шаг 2: Войдите в систему, используя свою учетную запись Microsoft.
Как настроить Teams для организаций
Предприятия и организации могут создавать Команды так же легко, как и частные лица. Разница заключается в том, что организации нужно будет пригласить участников присоединиться к своей команде. Этот процесс достаточно прост, но каждому члену команды нужно будет установить и настроить Teams на своем компьютере.
Для работы организациям также потребуется активная подписка Microsoft 365 Business или Enterprise, а также действующее доменное имя. Еще один момент: полные версии Teams для бизнеса и предприятия недоступны для учебных заведений.
После того как все члены команды установят Teams, настроить Teams для использования всеми желающими очень просто. Вот как это делается:
Шаг 1: Откройте Teams из меню Пуск или Launchpad (на Mac).
Шаг 2: Выберите «Зарегистрироваться в Teams».
Шаг 3: Введите идентификатор вашей организации и нажмите Next.
Шаг 4: Введите свои данные, а затем выберите Настроить команды.
Шаг 5: Пригласите свою команду присоединиться к вашей организации.
Microsoft отправит вам по электронной почте ссылку, по которой вы сможете пригласить членов своей команды, или вы можете нажать на значок Teams в левом боковом меню и выбрать внизу пункт Пригласить людей.
Как общаться в Teams
Общение в чате - это, пожалуй, самая сильная сторона Teams. Будь то индивидуальный пользователь или член организации, чаты позволяют вам оставаться на связи.
Microsoft Teams обладает теми же возможностями общения, что и другие приложения, такие как WhatsApp и iMessage. Это приложение также является сильным конкурентом Slack, когда речь идет о командных чатах. Вы найдете приложение довольно простым в использовании.
Шаг 1: Выберите «Чат» в левой строке меню.
Шаг 2: Выберите «Новый чат» в маленьком окошке с ручкой над ним. Это окно находится в окне «Чат» справа от строки меню.
Шаг 3: Введите имя человека или людей, с которыми вы хотите пообщаться, в поле «Кому».
Teams автоматически предложит людей из вашей организации или списка контактов.
Шаг 4: Напишите свое сообщение в поле «Введите новое сообщение».
Вы можете легко найти все свои чаты в меню «Чат». Teams сохранит их, как только вы начнете новый чат.
Как использовать каналы в Teams
Каналы - это разделы вашей Команды, где вы можете хранить все по темам, проектам и т. д. Однако они называются Teams, а не Channels. Тем не менее, когда дело доходит до использования, Microsoft называет их каналами, а общую организацию - «командой». Это сбивает с толку, мы знаем.
Каналы (или команды) - это большие групповые чаты, в которых целые команды людей (вот опять) могут писать друг другу сообщения, обмениваться файлами, участвовать в видеоконференциях и многое другое. Администраторы могут назначать роли в команде, такие как «Владелец команды» и «Член команды». Они также могут назначать модераторов для управления контентом на канале... э-э, команде.
Каждая команда автоматически получает «общий» канал, но если вы ведете бизнес, то, скорее всего, захотите разбить его на более узкие группы. Вот как это сделать.
Шаг 1: Нажмите на значок «Команды» в левой строке меню.
Шаг 2: Нажмите кнопку Присоединиться или создать команду в нижней части экрана.
Шаг 3: Выберите, как создать команду: «С нуля» или «Из группы или команды», чтобы добавить все существующие контакты группы или команды.
Шаг 4: Выберите Private, Public или Org-wide для уровня конфиденциальности команды, затем введите название и описание.
Шаг 5: Выберите «Создать команду», чтобы завершить процесс. Если вы хотите подробнее изучить возможности, мы предлагаем вам более подробный обзор того, как создать команду в Microsoft Teams.
Как обмениваться файлами в Teams
Одна из отличительных особенностей Microsoft Teams - возможность делиться большими и малыми файлами со всей организацией. OneDrive и Sharepoint могут быть встроены прямо в приложение, обеспечивая быстрый доступ к облачным файлам на любом устройстве.
Шаг 1: В окне чата выберите значок «Прикрепить», похожий на скрепку, и нажмите кнопку OneDrive или «Загрузить с моего компьютера». Вы также можете скопировать и вставить URL-адрес общего доступа в поле для составления сообщения.
Шаг 2: Обмен файлами происходит точно так же, как и с каналами, но в опции «Прикрепить» также входят «Недавние» и «Обзор команд и каналов».
Шаг 3: После того как файл будет прикреплен, выберите «Отправить», чтобы поделиться файлом.
Как использовать белую доску в Teams
Доступ к белой доске - одно из новейших дополнений к Microsoft Teams, которое превращает платформу в мощный инструмент повышения производительности для предприятий и организаций. Вы можете проводить мозговые штурмы, составлять диаграммы и бездумно рисовать, пока все наблюдают за происходящим.
Функция «Белая доска» доступна только во время командного совещания. Однако администраторам сначала нужно включить эту возможность.
Шаг 1: (Только для администраторов) Зайдите в центр администрирования Microsoft Teams - откроется веб-страница.
Шаг 2: Нажмите кнопку Настройки.
Шаг 3: Выберите Службы и дополнения.
Шаг 4: Прокрутите вниз до пункта Белая доска.
Шаг 5: Установите флажок Включить или выключить Белую доску для всей организации на «Вкл.».
Шаг 6: Перейдите к значку «Команды» в левой строке меню приложения «Команды».
Шаг 7: Найдите команду (она же канал), с которой вы хотите поделиться доской.
Шаг 8: Нажмите на значок *Митинг сейчас* в правом верхнем углу командного чата (он выглядит как кинокамера).
Шаг 9: Назовите свое собрание и нажмите кнопку Присоединиться сейчас.
Шаг 10: Войдя в собрание, выберите «Поделиться».
Шаг 11: В разделе «Белая доска» выберите Microsoft Whiteboard.
Как планировать мероприятия в Teams
Вы можете легко планировать встречи и живые мероприятия в Teams. и каждый участник будет уведомлен. Как только они согласятся, встреча или мероприятие появится в их календаре Microsoft 365. Это можно сделать и с повторяющимися событиями.
Шаг 1: Перейдите на вкладку «Команды» в левой строке меню.
Шаг 2: Выберите команду, с которой вы хотите провести встречу.
Шаг 3: Нажмите кнопку Запланировать встречу под полем чата.
Шаг 4: Выберите Календарь в левой части всплывающего окна встречи.
Шаг 5: Нажмите «Новая встреча».
Шаг 6: Выберите дату и время встречи из всплывающего окна.
Шаг 7: Выберите Сохранить.
Шаг 8: Кроме того, вы можете воспользоваться помощником по планированию, который поможет вам найти лучшее время для встречи со всеми членами команды.
Помощник по планированию - это то, что Microsoft сделала с Cortana, своим теперь уже не существующим виртуальным помощником. Выберите эту опцию, и помощник покажет вам свободное и занятое время членов вашей команды.
Как совершать видеозвонки в Teams
Teams позволяет совершать видеозвонки один на один или проводить групповые видеозвонки с участием до 100 человек. Во время таких звонков все могут общаться, обмениваться файлами и работать на доске.
Шаг 1: В списке чатов выберите кнопку Новый чат.
Шаг 2: Введите имя или имена контактов в поле «Кому» в верхней части чата.
Шаг 3: Выберите кнопку Видеовызов, похожую на камеру, чтобы начать вызов. Обратите внимание, что вы можете записать встречу Microsoft Teams, если это необходимо для последующего просмотра.
Как поделиться своим экраном в Teams
Вы можете поделиться своим экраном с членами команды во время видеозвонка в Teams. Процесс прост. Вот как это делается.
Шаг 1: Находясь в совещании Teams, нажмите кнопку Поделиться в центре экрана, затем выберите окно, документ или экран для совместного доступа.
Шаг 2: По завершении нажмите кнопку Остановить общий доступ в правом нижнем углу.
Обратите внимание, что вокруг содержимого, которым вы активно делитесь, появится красная рамка.
Как проверить сообщения и уведомления в Teams
В ленте «Деятельность» можно просмотреть все сообщения, узнать, присоединились ли вы к команде или получили над ней контроль, ответы на ваши сообщения, а также понравившиеся вам сообщения, предложенные сообщения и трендовые сообщения. При получении сообщения вы получите уведомление как в меню «Чат», так и в ленте «Деятельность», но другие уведомления можно найти только в разделе «Деятельность».
Любые DM-сообщения, отправленные между отдельными пользователями или группами, останутся приватными, в то время как отправка сообщения в канале приведет к появлению уведомления в вашей ленте активности. Сообщения в канале также помогут вам отправлять карточки предварительного просмотра с подробным описанием действий в приложении Teams.
Обратите внимание, что если вы недоступны, в Microsoft Teams можно установить сообщение «Не в офисе».
Как изменить настройки в Teams
Несмотря на то что Teams предлагает множество опций, включая язык, сочетания клавиш и настройки приложения, здесь описано, как настроить три наиболее важных параметра. А именно: как изменить изображение профиля, настроить параметры конфиденциальности и выбрать тему.
Шаг 1: Выберите значок вашей учетной записи в правом верхнем углу.
Шаг 2: Нажмите кнопку Настройки.
Как изменить фотографию профиля в Teams
Шаг 1: В меню Настройки выберите Редактировать профиль.
Шаг 2: Выберите кнопку Загрузить картинку, чтобы открыть окно загрузки файла.
Шаг 3: Выберите новое изображение и нажмите кнопку Открыть, чтобы загрузить фотографию.
Шаг 4: Выберите «Сохранить».
Как изменить настройки конфиденциальности в Teams
Выберите вкладку «Безопасность», чтобы настроить параметры безопасности, в том числе «Не беспокоить», приоритетный доступ, блокировку вызовов, квитанции о прочтении и участие в опросах.
Обратите внимание, что если вы измените настройки получения показаний, вам придется закрыть все чаты, чтобы настройки вступили в силу.
Как выбрать тему в Teams
Шаг 1: В приложении Teams выберите значок учетной записи в правом верхнем углу, чтобы открыть главное меню, и нажмите Настройки.
Шаг 2: Выберите вкладку «Общие» и выберите между «По умолчанию», «Темный» и «Высокий контраст».
Как отправить SMS с помощью Teams
Самое замечательное в Microsoft Teams - это возможность отправлять SMS-сообщения пользователям, не входящим в Teams. Эта функция является преимуществом использования личной учетной записи Teams, которой нет у предприятий.
Шаг 1: Перейдите на вкладку Чат в левом боковом меню.
Шаг 2: Выберите «Новый чат».
Шаг 3: Введите номер телефона получателя в поле Кому:.
Шаг 4: Введите имя вашего собеседника. Он не увидит назначенное вами имя - оно предназначено только для вас.
Шаг 5: Напечатайте сообщение и отправьте его.
Teams обладает широкими функциональными возможностями для организаций и частных лиц. Microsoft четко отделила его от конкурентов вроде Slack, добавив множество функций, от белой доски до SMS-сообщений. Неудивительно, что сегодня Teams - одно из самых используемых бизнес-приложений в мире.
Если вам понравилась эта статья, подпишитесь, чтобы не пропустить еще много полезных статей!
Вы также можете читать меня в:
- Telegram: https://t.me/gergenshin
- Яндекс Дзен: https://dzen.ru/gergen
- Официальный сайт: https://www-genshin.ru
