Уважаемые коллеги! Мы уже рассказывали Вам о важности взаимодействия смежников в проектировании. До 30% замечаний Государственных экспертиз относятся именно к отсутствию контакта и контроля при разработке проектной документации. Сегодня мы хотим поделиться с Вами своим опытом и рассказать о взаимодействии в ZHSystems.
Внутренняя CRM система
Мы осуществляем контроль двумя способами. Первый - это это внутренняя CRM система. Наши менеджеры вносят в нее всю информацию о сделке с момента заведения заявки и до полного выполнения задачи, также прикладывают в карточку подписанные договор и акт сдачи-приемки.
Так менеджеры и другие ответственные лица могут видеть прогресс в работе, что необходимо еще доделать, какую информацию уже получили, а какую следует запросить. Комментарии в карточку объекта заносятся сразу после их получения, поэтому информация всегда актуальная.
Таблица контроля сделок
Второй - таблица контроля сделок в Google таблице. В первую очередь в ней указываются объект, Заказчик и его контактные данные, необходимые разделы, суммы и разделение этапов оплат, имя специалиста, выполняющего работу. Также есть графа с комментариями. В ней менеджер производственного отдела фиксирует весь ход работ: получены исходники, прохождение экспертизы и т.д.
Менеджер собирает всю информацию в процессе выполнения работ и регулярно пополняет таблицу новой информацией. За счет того, что вся информация собрана в онлайн таблице - комментарии к работе могут давать и менеджеры компании, и руководство, если будет необходимость проверить процесс разработки проектной документации. Так как информация в таблице четко структурирована, сразу видно, на каком этапе разработки документация сейчас, какие сложности возникли в ходе работы и на что следует обратить внимание.
Когда работа с объектом завершена, информация о нем переносится вниз с пометкой “Сделка завершена”. Мы приложили для Вас пример нашей таблицы контроля по ссылке.
Контроль сделки со стороны заказчика
По четвергам менеджер, работающий с объектом берет у исполнителей всю информацию о ходе работ. Далее он ее структурирует и ее собирает в отчет. Такие отчеты отправляются Заказчику каждую пятницу: они содержат подробное изложение того, какая часть работы уже выполнена, сколько осталось, какие сложности возникли в процессе разработки документации, запрос дополнительной исходной информации, корректировки и замечания экспертов.
Контроль сделок в нашей компании является частью качественного и надежного сервиса разработки проектной документации, предоставляемого нами. Четко налаженная система контроля помогает быстро и качественно разрабатывать проектную документацию, не допуская организационных ошибок, а также комфортно работать с Заказчиком. Поэтому важно для создания ПД выбрать опытную компанию, знающую, как взаимодействовать с исполнителями, регулировать и контролировать их работу.
У нашей компании опыт работы в отрасли уже более 17 лет, за нашими плечами более 1000 выполненных проектов и экспертиз поэтому мы не только знаем как, но и можем привести Вас к положительному заключению.