Закупочный процесс состоит из множества рутинных процедур. И часть из них вполне могут взять на себя роботы. Рассказываем о применении технологии PRA для автоматизации рассылки реестра тендеров.
Суть задачи
Есть сотрудник, который ежедневно отправляет реестры закупок по 44-ФЗ и 223-ФЗ ответственным коллегам и клиентам на абонентском обслуживании. Эти документы формируются специализированной программой по заранее заданным шаблонам. Через нее же можно их и рассылать письма, но за дополнительную плату. При этом сам функционал не вполне отвечает запросам компании.
В итоге сотрудник тратит ценные часы на рутинную работу, тогда как вполне мог посвятить это время более стратегическим и творческим делам.
Нашли решение за один рабочий день!
Для выполнения этой задачи был разработан программный робот RPA. Последнее — аббревиатура от Robotic Process Automation. Эта технология позволяет автоматизировать на основе применения искусственного интеллекта рутинные процессы, которые ранее требовали непосредственного участия сотрудника.
Для этой задачи как раз и был разработан RPA-робот. Он сам заходит на площадку, поочередно выбирает нужные шаблоны и скачивает Excel-файл с реестром закупок. Далее переименовывает его в соответствии со стандартами компании (название файла, адреса получателей, обращение к ним и т. д.) и запускает рассылку. Сотрудник в этот момент может заниматься другими задачами. Например, формировать счета и заводить контрагентов в 1С.
Это очень простой робот, но он серьезно уменьшает объем рутины специалистам тендерного отдела.
Как еще помогает RPA закупщикам?
Мы привели лишь один небольшой пример. На самом деле подобные роботы могут использоваться для оптимизации множества бизнес-процессов. Применительно к закупочной деятельности с их помощью можно наладить сбор и анализ тендеров с разных площадок, автоматизировать парсинг по нужным параметрам, проверять данные контрагентов и товары у поставщика, создавать и контролировать заявки, осуществлять расчет и подачу документов и многое другое.
RPA-роботы вполне способны сами готовить пакет для ЭТП, контролировать остатки на складах и заказывать продукцию по мере необходимости, проводить конкурсный отбор и сравнивать предложения, распознавать и структурировать тендерную документацию.
Компания «Аксиоматика» роботизирует любые рутинные операции. Даже если в этом списке вы не нашли нужного, это вовсе не значит, что его невозможно доверить искусственному разуму. Оставьте заявку, чтобы автоматизировать свои бизнес-процессы с помощью технологии RPA.