Представьте, вы решили запустить стартап, приобрели суперсовременный и дорогой кофейный аппарат, арендовали помещение и начали воплощать свою мечту. Однако, продвигаясь в реализации плана, вы сталкиваетесь с несколькими проблемами: выбранное место оказывается крайне неудачным, вода в этом районе не соответствует требованиям, и вам нужно дополнительное оборудование, которое выходит за рамки бюджета.
Несмотря на это, вы решаете рискнуть и открываете кофейню. Но кофе, который вы готовите, никто не пьет, потому что его вкус не оправдывает ожиданий клиентов. бизнес теряет деньги и надежды.
Аналогично и с 1С, если вы не знаете, какие задачи должны решаться с помощью программы, система будет просто «висеть» в воздухе, не выполняя нужные функции. Инструмент вроде 1С может стать мощным союзником, если правильно им пользоваться. Однако, если допустить ошибки при внедрении, он может превратиться в финансовую яму и головную боль.
Эта статья была навеяна "болями наших клиентов", которые обращаются в отчаянии, стараясь спасти ситуацию и не "похоронить" последние деньги на проекте внедрения. Мы расскажем, как подойти к внедрению 1С так, чтобы оно принесло максимальную пользу, заняло всего пару-тройку месяцев и не потребовало многомиллионных бюджетов.
Почему вообще стоит задуматься о внедрении 1С?
Сегодня малый бизнес сталкивается с рядом вызовов, которые требуют от владельцев и менеджеров быстрой реакции и гибкости в управлении. Рост количества клиентов, увеличение объемов продаж и расширение ассортимента товаров или услуг требуют от бизнеса большей оперативности. Ведение учета в Excel или с помощью онлайн-сервисов, как правило, на начальных этапах вполне достаточно. Но по мере развития бизнеса приходит понимание, что нужно что-то более мощное и масштабируемое.
Представьте себе небольшую компанию, занимающуюся продажей электроники. В начале пути штат состоит из пяти сотрудников, а заказы поступают в количестве 10-15 в день. Ведение учета в Excel здесь еще справляется. Но что происходит, когда компания начинает расти? Например, в течение года штат увеличивается до 15 человек, количество заказов – до 50-60 в день. На этом этапе Excel перестает справляться. Становится сложнее следить за наличием товаров на складе, вовремя выполнять заказы, а ручное управление процессами начинает тормозить бизнес. В таких случаях на помощь приходит 1С.
Автоматизация на базе 1С предлагает кучу преимуществ:
- Экономия времени. Вам не нужно тратить часы на ручное внесение данных или на поиск ошибок в отчетах.
- Снижение ошибок. Человеческий фактор всегда может сыграть злую шутку. Автоматизация снижает риск ошибок, которые могут возникнуть при ручном вводе данных.
- Повышение прозрачности. Системы учета помогают видеть полную картину ваших бизнес-процессов. Хотите знать, где теряются деньги или какие товары не продаются? Система покажет все.
Автоматизация на миллионы: правда или миф?
Автоматизация бизнес-процессов — это не волшебная таблетка, которая решит все проблемы за одну ночь. Это, скорее, планомерный процесс, который при неправильном подходе может превратиться в головную боль. Однако, если подойти к этому процессу с правильной стратегией, можно получить эффективное решение, которое не только упростит управление, но и принесет ощутимую экономию.
Правда: да, автоматизация может быть дорогой. Если вы решите полностью автоматизировать все процессы в компании с помощью сложных систем, то это потребует значительных инвестиций. Нужно учитывать не только цену самого ПО, но и исследование бизнеса, расходы на обучение сотрудников, интеграцию, техподдержку и обновления. Проекты автоматизации могут исчисляться как несколькими сотнями тысяч рублей, так и достигать десятков миллионов.
Миф: однако, это не всегда так. Автоматизация не обязательно должна обходиться в миллионы. Существуют простые решения, которые могут значительно упростить работу и при этом не требуют больших затрат. Например, можно автоматизировать отдельные задачи или использовать доступные программные решения, которые хорошо подходят именно для вашего бизнеса. Не гонитесь сразу за автоматизаций всех функций, выбирая решение, закладывайте на будущее его дальнейший рост.
Кроме того, автоматизация может помочь сэкономить время и силы. Выделив рутинные задачи на автомат, сотрудники смогут сосредоточиться на более важных делах, что в конечном итоге может привести к большему доходу.
Ошибки внедрения и выбор неверного пути
Малый бизнес в России — это основа экономики. Многие компании, предоставляющие услуги и товары населению и другим организациям, начинают свой путь именно с малого бизнеса. И вопрос учета и управления для бизнеса сегодня стал особенно актуальным. Однако руководители таких компаний, привыкшие работать «от зари до зари», часто делают типичные ошибки при внедрении автоматизированных систем, таких как 1С.
1. Отсутствие четкого плана
О, это классика! Давайте представим, что вы решили открывать ресторан. Но вместо того чтобы сначала понять, какой тип кухни вам нужен, вы сразу закупаете самые дорогие ингредиенты и кухонное оборудование. Это приведет к тому, что вы либо потратите кучу денег на то, что не пригодится, либо будете мучиться с кучей ненужных приборов, которые только пылятся. Так же и с 1С.
Недостаток анализа потребностей и целей бизнеса может стать первой ошибкой. Например, если ваша компания только начала свой путь и у вас 5 сотрудников, то вряд ли вам нужен полноценный модуль для огромной складской логистики. Зачем тратить деньги на излишества, когда достаточно базовой конфигурации?
Так что прежде чем погружаться в автоматизацию, разберитесь, что вам нужно: какие процессы нужно автоматизировать, какие отчеты вам важны, и как система будет взаимодействовать с другими вашими инструментами.
2. Попытка решить проблемы покупкой «коробки»
Здесь мы имеем дело с заблуждением, что автоматизация — это просто: купил коробку с программой, установил и пользуйся. Но на деле это гораздо сложнее. Поставил софт — это только начало. Без грамотной настройки и обучения сотрудников ваша система будет как мотоцикл без двигателя: красиво выглядит, но не едет.
Автоматизация — это про то, чтобы сделать бизнес-процессы более плавными, быстрыми и, конечно, менее подверженными человеческим ошибкам. 1С здесь — это как швейцарский нож: много функций в одном инструменте. Она помогает отследить все — от закупок и продаж до зарплат и учета. Но вот незадача: многие начинают внедрение с мысли «куплю коробку, установлю и начну работать». Это, как минимум, упрощение задачи.
3. Нанять "своего" специалиста
Частая проблема, с которой сталкиваются многие бизнесы, — это стремление нанять своего классного специалиста, который реализует все желания. Звучит разумно: иметь специалиста под рукой, который будет заниматься всеми вопросами по системе. Однако тут кроется множество подводных камней.
Во-первых, часто такие специалисты оказываются узкими профессионалами, которые знают только определенные аспекты 1С. Они могут отлично программировать, но не имеют понимания, как работает бизнес в целом. Это может привести к тому, что система будет настраиваться только под узкие задачи, и в итоге не будет использовать весь потенциал 1С.
К примеру, когда в одной компании наняли "своего" программиста, он сосредоточился на доработках, которые имели смысл только для него. При этом стандартные механизмы системы остались неиспользованными. В результате фирма потеряла возможность легко обновлять программу, так как все изменения были сделаны в хаотичном порядке, а функционал был полностью зависим от одного человека. И вот вам уже приходится держать этого незаменимого мастера на зарплате, не имея возможности заменить его или использовать другие решения.
Судебная практика клиентов показывает, передача проектов внедрения фрилансерам, которые занимаются только программированием, но не имеют опыта в выстраивании бизнес-процессов, может привести к серьезным проблемам. Фрилансеры, сосредоточенные исключительно на технических аспектах, могут не понимать, как бизнес-процессы влияют на функциональность системы. Это приводит к неправильному определению требований и, как следствие, к созданию решения, которое не отвечает нуждам бизнеса. Компания ступает на путь "вечных доработок", и любое новое обновление становится стрессом для всех, стоимость обслуживания выходит за рамки разумного и клиент разочаровывается в целом во всей системе.
4. Чем больше-тем лучше
Следующая ошибка — это попытка автоматизировать сразу все, что только возможно. Взгляните на возможности 1С: интеграции с различными сервисами, автоматизация бизнес-процессов, управление товарными остатками и многими другими функциями. В начале кажется, что чем больше функций вы внедрите, тем лучше будет работать система. Но это может привести к неприятным последствиям.
Попытка взять от системы все делает проект слишком громоздким, сложным и, что важно, дорогим. Вы можете захотеть интегрировать систему с Telegram, сайтом, подключить телефонию, добавить маршрутизацию и другие "фишки", но на первом этапе лучше сосредоточиться на базовых задачах. Начните с учета остатков товаров, взаиморасчетов с поставщиками и покупателей. Разберитесь с расчетом себестоимости и финансового результата. Это даст вам реальную пользу и поможет сотрудникам привыкнуть к новой системе.
Когда вы научитесь работать с основными функциями и увидите результаты, тогда уже можно начинать реализовывать более сложные идеи. Если же вы попробуете внедрить все сразу, ваша система станет настоящим "монстром". Она будет переполнена ненужными доработками и функционалом, который просто не нужен в повседневной работе.
5. Слишком много кастомизации
Вытекающая из предыдущего пункта проблема. Порой, когда мы слишком увлекаемся кастомизацией, пытаемся придумать что-то свое уникальное, система превращается в нечто настолько сложное, что потом никто не может её поддерживать.
Слишком много кастомизации может привести к тому, что обновления системы будут вам обходиться в целое состояние. А еще хуже, если вы будете зависеть от одного разработчика, который сделал все эти кастомы.
Что можно доработать без страха потерять все?
Отчеты. Каждый бизнес уникален, и ему нужны специфические отчеты. Создание системы отчетности, которая будет соответствовать вашим требованиям и отображать интересующие показатели, возможно без каких-либо последствий для основной системы. Главное — чтобы данные были в системе и было понятно, откуда их взять.
Интеграции с внешними системами. Для 1С разработано множество готовых модулей, которые позволяют интегрироваться с популярными системами обмена информацией. Внедряйте только необходимое!
Загрузка и выгрузка данных. Если у вас есть возможность загружать данные из файлов, предоставленных поставщиками, или обмениваться прайс-листами с клиентами, стоит реализовать такие функции. Это значительно упростит работу с данными и минимизирует ручной ввод. Обычно, можно обойтись простыми обработками, не вторгаясь в исходный код системы.
Печатные формы. Если вы хотите выводить информацию на печать в определенном формате - смело создавайте печатные формы. Их количество не ограничено, и они не повлияют на основную конфигурацию 1С, а также не вызовут проблем с обновлениями.
Интерфейс. Можете настроить интерфейс системы, чтобы сделать его более удобным для пользователей. Изменение цвета, расположения элементов и доступных функций может значительно улучшить взаимодействие с 1С и не потребует внесения серьёзных изменений в системе.
При правильном подходе к доработкам, вы сможете значительно улучшить систему 1С, не теряя ее функциональности и не усложняя процессы. Главное — не забывайте о том, что любые изменения должны быть обоснованы, а их влияние на общую архитектуру системы — тщательно проанализировано.
6. Недооценка сложности процесса
Вспомните, как вы впервые попытались установить новый софт на свой компьютер. Одна ошибка в настройках, и он не работает, как надо. То же самое с 1С. Сначала кажется, что все просто: купил коробку, установил, и поехали. Но на практике все далеко не так. Нужно не только установить систему, но и настроить ее так, чтобы она работала по вашим бизнес-процессам. Без квалифицированной настройки и обучения сотрудников вы получите систему, которая будет просто стоять и пылиться.
7. Выбор заведомо неподходящего решения.
Как избежать этого пути?
1. Определите приоритеты. Сначала сосредоточьтесь на ключевых бизнес-процессах. Разберитесь, что действительно нужно вашей компании, а не пытайтесь автоматизировать все и сразу. Проведите детальный анализ всех бизнес-процессов компании. Это позволит не только определить, какие задачи нужно автоматизировать в первую очередь, но и избежать внедрения ненужных модулей.
2. Используйте стандартные решения. Мы уверены, что 99% потребностей учета и управления в малом бизнесе можно закрыть типовой или почти типовой версией 1С без «бесконечных допилов». Если вы не будете пытаться внедрить кучу ненужных функций, а сосредоточитесь на основных потребностях, вы сможете сэкономить на поддержке и обновлениях. И поверьте, это будет гораздо проще, чем потом пытаться разобраться с доработками, которые никто не сможет поддерживать. Чтобы подобрать оптимальную систему и не разориться мы подготовили таблицу и небольшую статью на нашем сайте:
Партнеры предлагают и отраслевые решения, но обязательно обращайте внимание, чтобы эти решения были опубликованы в каталоге фирмы 1С, это позволит вам быть уверенными, что обновления для системы будут регулярными и в случае проблем можно будет обратиться за поддержкой.
3. Разделите проект на этапы. Не пытайтесь сделать все сразу. Разбейте проект на этапы и реализуйте их по очереди. Это поможет вам избежать перерасхода бюджета и снизит риски. Постепенное внедрение позволяет лучше контролировать процесс и вносить необходимые коррективы.
4. Внедрение от простого к сложному. Лучший подход — начать с базовых функций, постепенно добавляя новые возможности по мере того, как компания и её сотрудники привыкают к работе с системой. Например, сначала можно внедрить учет продаж и остатков на складе, затем подключить CRM и начать управлять клиентскими базами, а позже уже заняться финансовым учетом и аналитикой. Такой подход позволит не перегружать систему и сотрудников, а также избежать ненужных расходов на старте.
5. Обучайте сотрудников. И последнее, но не менее важное — это обучение сотрудников. Инвестируйте время и ресурсы в обучение вашей команды. Это поможет избежать множества ошибок и недопонимания в будущем.
6. Регулярно проверяйте систему. После запуска системы важно регулярно проверять её работу, чтобы выявлять и устранять возможные проблемы на ранних этапах. Тем самым вы избежите серьезных сбоев в будущем и обеспечите стабильную работу системы. Поддерживайте систему в актуальном состоянии, устанавливая обновления и исправления.
7. Обратная связь и поддержка. Установите механизм для сбора обратной связи от пользователей и предоставляйте оперативную поддержку. Это могут быть простые рассылки с письмами или более сложные встроенные опросники, они помогут своевременно решать возникающие проблемы и улучшать систему.
Ключевые показатели эффективности после внедрения 1С:
- Снижение количества ошибок. Один из основных показателей успешности внедрения — это уменьшение числа ошибок в учете и управлении. Если система работает без сбоев и данные становятся более точными, это значительный успех.
- Увеличение скорости обработки информации. Оцените, насколько быстрее проходят процессы, которые раньше занимали много времени. Если система позволяет сократить время на выполнение рутинных задач, это свидетельствует о ее эффективности.
- Удовлетворенность пользователей. Проверьте, насколько довольны ваши сотрудники работой с новой системой. Их комфорт и эффективность в работе — важный индикатор успешности внедрения.
- Возврат инвестиций (ROI). Рассчитайте, насколько вложенные средства окупились. Сравните затраты на внедрение с экономией, которую система принесла, и с увеличением прибыли, если таковой наблюдается.
- Соблюдение сроков и бюджета. Оцените, насколько проект был выполнен в рамках запланированных сроков и бюджета. Успешное внедрение должно соответствовать первоначальным планам.
Итак, успешное внедрение 1С — это не только технический процесс, но и стратегический шаг для бизнеса. Основные моменты, которые стоит помнить:
- Избегайте ошибок. Четко планируйте внедрение, не пренебрегайте анализом потребностей и не пытайтесь автоматизировать все сразу. Используйте типовые конфигурации и не перегружайте систему лишними доработками.
- Правильный путь автоматизации. Начинайте с базовых, но необходимых функций, и постепенно добавляйте новые возможности по мере необходимости. Интеграция и кастомизация должны быть обоснованными и продуманными.
- Экономия на процессе. Используйте типовые решения, разделяйте проект на этапы и инвестируйте в обучение. Это поможет сэкономить ресурсы и оптимизировать процесс внедрения.
Вот и всё, друзья! Теперь вы знаете, как внедрить 1С так, чтобы не жалеть об этом. Не забывайте: планируйте, выбирайте с умом и внедряйте с выгодой. Правильное внедрение системы может значительно улучшить управление бизнесом и снизить затраты. Успех вашего проекта напрямую зависит от того, как грамотно вы подойдете к этим задачам. Удачи вам в этом нелегком, но важном процессе!
Больше новостей и рекомендаций на нашем сайте Санто Групп!