Вариантов структуры Проектного офиса существует немало. Каждая компания организовывает его, исходя из своих задач и целей.
Но что означает на практике это словосочетание и чем занимается данное структурное подразделение? Разобраться в тонкостях работы с проектами нам помогла руководитель Проектного офиса Росагролизинга Ольга Зосим. Она поделилась интересными фактами о работе своей команды, объяснила, что помогает справляться с любыми задачами, как избежать выгорания и… А что еще мы узнали от Ольги, рассказываем ниже.
О работе
«В Росагролизинг я пришла в 2019-м году. Когда на собеседовании я услышала про новую команду и грядущие изменения, я подумала: «А почему бы и ДА…» и не ошиблась.
В моей профессиональной карьере это пятая лизинговая компания. Почему-то так складывается в моей жизни, что я всегда устраиваюсь в новую компанию в разгар реорганизации или накануне глобального масштабирования бизнеса, а то и вовсе на стартапе. Это всегда безумно сложно, но и интересно тоже. Большая ответственность и вызов. В то же время азарт от создания своими руками вещей, которые будут фундаментом для дальнейшего развития, которые следующими поколениями сотрудников будут восприниматься как аксиома, которая всегда существовала.
У Проектного офиса два основных направления работы: методология (все, что связано с бизнес-процессами и их регламентацией) и проектная деятельность. По обоим направлениям проведена очень большая работа.
Расскажу о методологии. В 2019-м году бОльшая часть действующих регламентных документов стала неактуальна. Отчасти по причине их давности, отчасти из-за того, что как раз в этот период в компании происходили масштабные изменения.
На текущий момент нам удалось описать все основные бизнес-процессы компании, и мы продолжаем поддерживать все документы в актуальном состоянии. Для этого мы ежегодно составляем и утверждаем план разработки и актуализации регламентов на будущий год, в который включаются документы, требующие обновления в связи с произошедшими изменениями в оргструктуре или бизнес-процессах.
В ближайшее время мы приступим к новой масштабной задаче – по изменению формата внутренних нормативных документов. Мы хотим, чтобы наши регламенты стали более понятными, читабельными, легко трансформирующимися. Это достаточно творческая задача, первых результатов по которой мы надеемся достичь до конца этого года.
В части проектной деятельности, помимо текущей работы по выполнению собственно самих проектов, удалось выстроить методологию реализации проектов в компании. Она описана в положении об управлении проектами и представляет собой кастомизацию классического проектного подхода для нашей компании. В нем определены роли участников проекта, их зоны ответственности, порядок действий руководителя проекта, форма паспорта проекта, в котором отражена вся необходимая информация. Также есть готовые шаблоны презентаций для утверждения проекта на комитете и для его завершения. Это такой документ-путеводитель, с помощью которого реализация проекта становится делом техники.
Кроме этого, в информационной системе совместно с нашим подрядчиком мы реализовали модуль для автоматизированного управления проектами. Вся информация по проектам оцифрована, в системе хранятся все материалы, планы, ответственные и основные показатели по проектам. Система сама напоминает о будущих задачах и просрочках и даже позволяет провести опрос участников рабочей группы по итогам завершения проекта.
После завершения работ по роботизации заключения лизинговой сделки и передачи этого проекта на дальнейшее сопровождение, мы сейчас сфокусировались на 2-х важных задачах.
− Реализация процессного подхода. По факту это означает цифровизацию всех показателей наших бизнес-процессов в информационной системе. Это мощный инструмент для их дальнейшего реинжиниринга, который позволит нам проводить их оптимизацию еще более эффективно.
− Разработка веб-интерфейса внутренней системы документооборота. Здесь будет также проведена работа по оптимизации интерфейса, что позволит нам стать еще более импортонезависимыми.
Подробнее о том, как идет работа над этими проектами, а также обо всех актуальных задачах Проектного офиса и Блока Цифровой трансформации в целом сотрудники нашей компании могут узнавать из наших регулярных выпусков новостей. Ближайший из них выйдет в сентябре».
О качествах сотрудников проектного офиса
«Их много, но я выделю два самых главных. Это ответственность и лидерство.
Прежде всего, человек должен быть вовлечен и увлечен тем, что он делает. Любой проект надо реализовывать так, будто ты организуешь собственную свадьбу или ремонт в своей квартире, с полной самоотдачей и установкой «Кто, если не я?». Как только у руководителя проекта теряется фокус, моментально начинаются просадки по срокам проекта и качеству работ. Это проверено на практике. Поэтому всегда важно помнить о конечной цели, для кого и чего мы это делаем, что это принесет компании, и не терять мотивацию.
Люди, с которыми мы работаем, не подчиняются нам напрямую. А зачастую даже выше по должности. И здесь руководитель проекта находится в достаточно сложной ситуации, ведь он ставит им задачи и контролирует их. Для этого он должен быть неформальным лидером, обладающим достаточным авторитетом, мотивирующим участников проекта на поиск оригинальных решений, на выполнение сложных нестандартных задач в кратчайшие сроки.
И здесь важно все – харизма, коммуникабельность, знание психологии, умение найти индивидуальный подход, компетентность в предметной области, а главное – собственная заинтересованность в успехе. Энтузиазма и мотивации должно быть столько, чтобы их хватило на всю команду, чтобы уверенно вести людей за собой, несмотря на все возникающие сложности».
О рабочем дне
«Проектная деятельность – это, прежде всего, командная работа. Поэтому в моем рабочем графике очень много коммуникаций разного масштаба и значимости: от очных совещаний с руководством до оперативных созвонов с сотрудниками.
Коммуникация никогда не бывает лишней, всегда полезно синхронизироваться, убедиться в том, что мы понимаем задачу одинаково, и уж тем более побрейнстормить вместе в поисках гениального, но простого решения. Ведь одна голова хорошо, а две лучше.
Кроме этого, у меня есть проекты/задачи, по которым я сама являюсь исполнителем. Их выполнение требует тишины и сосредоточенности. И это самое сложное – найти в графике 2-3 часа без перерыва, чтобы спокойно поработать над документом.
В приоритете для меня всегда встречи и проекты моих сотрудников. Но если удалось выкроить время на свои задачи – то день удался на 150%!»
О лизинге
«Лизинг – это очень динамичный рынок. Конкуренты не дремлют, и часто бывает так, что ты что-то только придумал, а кто-то это уже сделал. Поэтому всегда надо держать руку на пульсе и предвосхищать запросы клиентов. Тут очень актуальна фраза из Алисы: «Нужно бежать со всех ног, чтобы только оставаться на месте, а чтобы куда-то попасть, надо бежать как минимум вдвое быстрее!». Но зато здесь никогда не заскучаешь».
Об успешном проекте: правила трех К
«Чтобы проект был успешным достаточно соблюдать всего 2 правила:
1. На старте не полениться и потратить время на тщательную проработку прекрасного детального плана.
2. Быть готовым в ходе проекта поменять его в любой момент.
В этой шутке есть доля правды. Хороший план – это половина успеха любого предприятия, но надо быть достаточно гибким, чтобы менять его, приспосабливаясь к быстро меняющимся условиям. По возможности не ухудшая, а желательно улучшая при этом результаты.
Также в проекте важно помнить о трех К:
📌- Коллектив. В рабочей группе не должно быть лишних людей, каждый участник рабочей группы, каждый стейкхолдер важен. У всех свои задачи, которые должны быть выполнены в установленные сроки на высоком профессиональном уровне. Для этого участник должен быть замотивирован и понимать общую цель. Отсюда второе К:
📌- Коммуникация. Это одна из важнейших задач руководителя проекта, которой ни в коем случае нельзя пренебрегать. Все участники рабочей группы должны быть в едином информационном поле. Но при этом время каждого участника группы не должно бестолково расходоваться на тех встречах, где он не нужен. Как этого достичь максимально эффективно в каждом конкретном проекте, решает руководитель проекта: регулярные встречи, информационные рассылки, индивидуальные созвоны, ВКС и т. д.
📌- Контроль. Руководитель отвечает за успех проекта в целом, а значит и за каждую задачу, даже если исполнителем по ней не является. Поэтому он всегда держит руку на пульсе: контролирует, напоминает, при необходимости помогает, эскалирует проблему и т. п.»
О выгорании
«Я разделяю для себя два вида выгорания: физическое и психологическое.
С физическим проще. Это усталость, которая лечится отпуском, соблюдением «work-life-balance» и прочими всем известными вещами.
Психологический для меня проявляется, когда в голове все чаще встает вопрос: «А зачем вообще это все?». Как следствие – апатия и нежелание что-либо делать по причине полной бессмысленности любого действия. До такого лучше не доводить, т. к. выбраться из этого состояния гораздо сложнее. Тут важно как можно чаще сверяться с собой, задавать себе вопросы: «Что я сейчас чувствую?»; «Нравится ли мне то, что я сейчас делаю, то КАК я это делаю?»; «Совпадают ли мои цели с целями компании?»; «Разделяют ли мои ценности люди, которые меня окружают?».
Люди меняются, место работы меняется. Иногда мы сами вырастаем из того, что когда-то было «работой мечты»/«отношениями мечты». Иногда они перестают такими быть сами по себе. И это нормально. Важно вовремя понять это, и принять осознанное решение».
⚡Блиц:
🚩Росагролизинг – это молодая перспективная лизинговая компания, у которой все самое интересное еще впереди.
🚩Топ книг:
− Тихий Дон. М. Шолохов
− Самоучитель настоящей психологии. Р. Блект
− Хулиномика. А. Марков
− Атлант расправил плечи. А. Рэнд
− Любая книга Стругацких.
🚩Если не лизинг, то что угодно. В мире столько интересного, нельзя себя ограничивать.
🚩Любимый анекдот
Мужчина не может уснуть ночью, ворочается, вздыхает. Жена спрашивает его в чем дело. Он отвечает:
- Да вот должен денег соседу. Завтра надо отдавать, а денег нет.
А жена говорит:
- Ну и чего ты волнуешься? Ты просто завтра скажи ему, что у тебя денег нет, и пусть он не спит, волнуется.