Друзья, привет!
Меня зовут Ильяс Зингер, я основатель проекта 42Clouds.
Я управляю удаленной командой более 20 лет. И сегодня я хочу поделиться с вами моим опытом: расскажу о работающих методах и лайфхаках. Никакой воды — только сухая конкретика.
Кому пригодится эта информация? — Всем, кто боится отпускать сотрудников на удаленку. Например, предприниматели часто переживают, что снизится качество работы. Если ваш руководитель из их числа, а вы мечтаете об удаленной работе, отправьте ему эту статью и видео (ссылка будет ниже).
Итак, поехали.
1. Общее рабочее пространство
Чтобы сотрудники взаимодействовали друг с другом быстро и эффективно, необходимо единое информационное пространство. Расскажу, какие инструменты мы используем, чтобы организовать процесс совместной работы. Многие из них бесплатные, какие-то условно бесплатные. Наша концепция — максимальное использование личных аккаунтов Google, Telegram и других.
- Telegram. В мессенджере мы создаем групповые чаты. Сотрудники пишут свои вопросы в общие чаты, тегают нужных людей, делятся ссылками. Также удобно записывать голосовые сообщения и их расшифровывать или, например, использовать отложенную отправку сообщений.
- Google Диск. И снова: ничего лишнего, кроме нужных инструментов: документы, таблицы, презентации… Можно дать доступ только некоторым сотрудникам или предоставить права на редактирование всем пользователям. В сервисах Google можно вести списки задач, контролировать выполнение планов и работу каждого отдела.
- MeetGeek. Полезный сервис для встреч с клиентами (особенно удобно, если они живут и работают за границей). В сервисе доступна транскрибация встреч, удобно подводить итоги;
- FigJam. Незаменимый инструмент для дизайнеров и не только. Все для генерации идей в одном месте. В эту же категорию можно добавить Draw.io;
- Почта mail.ru. Можно бесплатно зарегистрировать до 300 адресов;
- ChatGPT. Мы используем единый корпоративный аккаунт.
Это основные инструменты, которые мы применяем в работе. Напишите в комментариях, какие сервисы используете вы. Возможно, тоже возьмем на заметку.
2. Рабочие чаты: как решать вопросы
Я считаю, что нет ничего лучше Telegram. Важно приучить команду обсуждать все вопросы не в личных сообщениях, а в рабочих чатах. Кроме, так скажем, «чувствительных» тем вроде зарплаты и кадровых движений.
Все остальное обсуждаем в общих чатах и только в чатах. Так вы не только контролируете все процессы, но и можете в любой момент подключиться, если понадобится ваша помощь.
Обязательно закрепляйте важные чаты и сообщения. Так намного удобнее ориентироваться в изобилии переписок.
А еще используйте запись звонков. Мега-удобная функция. Telegram позволяет записывать встречи, поэтому если вы пропустили важный созвон, вы можете его посмотреть в удобное время и в комфортном режиме (например, увеличить скорость воспроизведения в 1,5 раза).
3. Управление знаниями и Google Документы
Негласное правило: как только вы наведете порядок на Google Диске, его тут же начнут захламлять. Поэтому важно не только определить, где какие документы нужно хранить, но и поддерживать порядок:
- отправлять ссылки на документы;
- один проект — один документ. То есть вся информация должна быть в одном месте;
- следите, чтобы сотрудники не создавали множество новых файлов, а дорабатывали текущие.
Если кто-то из коллег переживает, что другой пользователь испортит файл, объясните, как пользоваться историей изменений в документе. Вы всегда сможете «откатиться» к правильной версии.
4. Как вести учет задач в Google Документах
В нашей компании мы используем разные системы управления задачами. От специализированных инструментов для IT-специалистов до интегрированных решений для критически важных задач. Однако 80% всех операций по управлению и планированию мы выполняем через Google Документы.
Одним из важных преимуществ Google Документов является возможность совместной работы. Например, прямо на созвоне вы можете открыть этот документ, пройтись по задачам и тут же внести корректировки. Вместе с командой вы видите список задач, обсуждаете все этапы, делитесь ожиданиями.
Очень удобно, что для работы с документом не требуется специальных прав. Файл доступен для редактирования всем участникам (достаточно предоставить доступ). Конечно, у нас были опасения, что кто-то не туда «тыкнет» и весь документ превратится в кашу. Но, как оказалось, все легко восстанавливается благодаря сохраненной истории изменений документов.
Конечно, это не единственный способ управления. Мы активно используем нашу классическую систему, которую называем «Абонцентр». Она работает с некоторыми финансовыми задачами.
Еще одно важное преимущество Google Документов — возможность работы с любого устройства: компьютера, планшета или смартфона. То есть у всех сотрудников всегда есть нужный доступ.
Как настроить учет задач в Google Документах
Мы сформировали 9 важных пунктов, которым следуем при создании канбан-доски: структура, порядок, нумерация, даты, актуальность, ответственный, документ, вехи, управление. А теперь о каждом пункте по порядку.
- Структура. Канбан всегда должен иметь структуру из списка задач с подзадачами. Разбивая большую задачу или фичу на подзадачи, мы можем ее оценить и определить, какие конкретные действия нужны, чтобы достичь поставленной цели. Важно: используйте не более двух уровней.
- Порядок. Задачи в канбане или подзадачи внутри задачи должны быть расставлены по датам. Чем выше задача/подзадача тем ближе дата ее планируемой реализации. Если у одного ответственного несколько актуальных задач, они могут идти подряд вне зависимости от дат. Визуально вы сразу видите приоритеты: какая подзадача в рамках задачи или какой проект в рамках подразделения в данный момент важнее для достижения поставленных целей.
- Нумерация. Перед каждой задачей должен стоять ее номер. Перед каждой подзадачей — чекбокс. Если подзадача выполнена, ответственный должен указать это, зачеркнув задачу. Ведь, согласитесь, поставить галочку быстрее, чем перечеркивать все вручную.
- Даты. У каждой подзадачи должна быть указана актуальная дата. Если дату в данный момент невозможно указать, такая подзадача не должна быть в канбане. Следует перенести ее в бэклог. Если дата подзадачи на момент созвона оказалась просроченной или неактуальной, нужно зачеркнуть старую дату и рядом написать новую. Канбан должен показывать, как команда приближается к поставленным целям. Задачи без дат этого показать не могут.
- Актуальность. Если задача в какой-то момент перестала быть актуальной, нужно перенести ее в бэклог, удалив подзадачи.
- Ответственный. У каждой задачи должен быть указан ответственный. Если все подзадачи будет выполнять ответственный, то исполнителя к подзадачам указывать не обязательно. Если подзадачи будут выполнять разные люди, то перед каждой из них должен быть указан исполнитель.
Созданный проект, фича или задача не имеют никакого смысла без ответственного. Именно он должен следить за тем, что команда движется к цели.
- Документ. К задаче в канбане нужно прикреплять документ этой задачи, особенно если речь идет о проекте или фиче. Во-первых, это ускоряет работу. Документ с канбаном обычно является основным в проекте. Во-вторых, в документе проекта или фичи описаны цели и критерии их достижения, поэтому логично содержать цели и задачи рядом.
- Вехи. У больших задач могут быть промежуточные вехи — итерации, выполнение которых означает достижение промежуточного результата. Вехи отражают то, что запланированные задачи действительно помогают нам приблизиться к поставленной цели. Отсутствие вех может привести к тому, что все, что мы делали в рамках задачи, привело нас не к достижению целей, а куда-то вообще не туда.
- Оформление. Для лучшей читаемости канбана за разными его элементами должен быть закреплен свой стиль. Благодаря оформлению мы подчеркиваем то, без чего работа по канбану невозможна. А именно: ответственных, даты и вехи. Также это позволяет стороннему наблюдателю достаточно быстро понять, чем занимается команда.
Часть 5: Дейлики и созвоны
Созвоны — это не просто ежедневные собрания, это ключевой элемент гибкой методологии управления проектами, который помогает поддерживать динамику, прозрачность и синхронизацию в команде. Эти встречи длятся обычно не больше 15 минут, проводятся каждый рабочий день утром, чтобы задать тон на весь день и убедиться, что все участники команды нацелены на достижение общих целей.
Встреча начинается с того, что каждый каждый сотрудник отвечает на три вопроса:
- что было сделано вчера;
- что будет сделано сегодня;
- какие препятствия возникли на пути.
Это позволяет не только обеспечить быстрый обмен информацией, но и мгновенно выявлять любые проблемы, которые могут затормозить продвижение проекта.
Ключевые критерии созвона:
- Использование канбана. Созвон должен вестись по канбану;
- Рассказ. Во время созвона ответственный за задачу рассказывает, что делал вчера (в первую очередь о проблемах, с которыми столкнулся и как планирует их решать) и что планирует делать сегодня. Во время рассказа коллеги могут задавать вопросы;
- Передача слова. После того как сотрудник закончит рассказывать о своих задачах, он передает слово ответственному за следующую задачу по канбану;
- Время. Созвон не должен длиться дольше 30 минут. Если обсуждение какой-то задачи затягивается, нужно сделать отдельную встречу.
6. Целеполагание
Я бы сказал что целеполагание — это 60% успеха. Цель должна быть конкретная, измеримая, достижимая, значимая, ограниченная по времени.
Не уложился в срок и не выполнил задачу? — Ответственный расплачивается отжиманиями.
7. Масштабирование
Кросс-аудит — это методика, используемая в управлении проектами и качеством. Она включает в себя взаимную проверку рабочих процессов и результатов между разными командами или отделами внутри организации. Этот метод позволяет улучшить понимание между различными группами и способствует повышению общего качества работы через обмен опытом и лучшими практиками.
8. Почему люди неэффективно работают на дистанционке?
Причин, на самом деле, может быть много:
- не интересно, то чем занимаешься;
- не устраивает размер оплаты;
- маленький объем работы, нет мотивации работать больше;
- работа — не основной приоритет;
- отсутствует прозрачность и четкость при постановке задач: сотрудник просто не знает, что ему делать и т. д.
Можно, конечно, использовать системы мониторинга: устанавливать специальное ПО на компьютеры сотрудников. Но я не поддерживаю такие инициативы, поскольку считаю, что это не поможет решить проблему. А вот четкий дедлайн и прозрачность при постановке задач — повышают эффективность работы сотрудников на удаленке.
Заключение
Друзья, подробнее о рабочих процессах в 42Clouds я рассказал в этом видео.
Подписывайтесь на наш YouTube-канал, оставляйте свои вопросы в комментариях — всем обязательно ответим.
До встречи!