Компания ГЭНДАЛЬФ помогла «Креп-Комп» перейти на электронный архив документов.
«Креп-Комп», ведущий поставщик строительного крепежа в России с 2005 года, столкнулся с проблемой хранения огромного количества бумаг. Их складские площади превышают 6000 кв. м, что позволяет предложить клиентам широкий ассортимент крепежа, включая специальные решения. Доставка осуществляется как собственными силами, так и через транспортные компании по всей стране.
Ежегодно «Креп-Комп» обрабатывает около 70 тысяч документов, и за два последних года бумажные архивы заполнили 9 шкафов. Бухгалтерия компании находится в главном офисе в Москве, но место для хранения такого объема документов в офисе было ограничено. Эта проблема особенно обострилась, когда главный бухгалтер начал работать удаленно. Поэтому было решено создать электронный архив, чтобы обеспечить быстрый доступ к нужным документам.
В «Креп-Комп» выбрали программу «Скан-Архив» от ГЭНДАЛЬФ для решения этой задачи. В компании даже не рассматривали другие варианты, так как возможности программы идеально подходили для их нужд. На складе выделили специальное помещение для архива бухгалтерских документов и оборудовали рабочее место для сканирования, чтобы документы всегда были под рукой в электронном виде.
С установкой программы хранить и контролировать документы стало намного проще, что значительно ускорило взаимодействие специалистов. Главный офис «Креп-Комп» находится в Москве, а другие подразделения, включая склад и интернет-магазин, расположены в Климовске (Московская область). Раньше менеджеры и операторы передавали документы реализации в главный офис только раз в месяц. Но теперь, со «Скан-Архивом», они могут сканировать документы и загружать их в базу прямо на рабочем месте в конце дня.
Работа с контрагентами тоже стала легче. Если раньше для каждого запроса нужно было отдельно запрашивать и сканировать документы, то теперь менеджер может самостоятельно найти нужный документ в базе, распечатать его и отправить клиенту. Это занимает минимум времени.
Главный бухгалтер ООО «Креп-Комп» Ольга Сорокова делится своими впечатлениями:
«Установка «Скан-Архива» дала мне возможность оперативно получать доступ к документам как внутри подразделений компании, так и при взаимодействии с контрагентами и проверяющими органами. Это значительно улучшило наши бизнес-процессы. С внедрением программы я смогла проанализировать работу отдела выписки документов в Московской области, теперь у меня есть точная информация о количестве самовывозов и доставок в день. Это позволило сократить расходы на оплату труда и повысить производительность отдела. На данный момент мы уже перевели в электронный архив все документы за 2018 год и часть за 2017 год. Сейчас продолжается процесс идентификации скан-образов и наладка работы программы с входящими документами».
