Привет!
Совсем недавно мы с вами обсуждали 5 часто встречающихся ошибок деловой речи и как это влияет на наш образ и авторитет в глазах коллег и окружающих нас людей. Затем обсудили трудности стандартизации. Теперь пришло время поговорить об организационно-распорядительных документах.
Самый распространенный в организации документ - это приказ. Право издавать приказы имеется, как правило, у руководителя организации (за редким исключением, но сейчас не об этом). Разрабатывают/пишут ОРД все, кому не лень. И порой ОРД выглядит так, как - будто написали на скорую руку и впопыхах, т.е. как записка, а не серьезный документ с распоряжением руководителя организации своим подчинённым, в большей степени высшему руководству.
Разработка документа как искусство
Разработка документа — это не просто фиксация информации, а творческий процесс, сочетающий функциональность и эстетику, которые в свою очередь влияют на восприятие информации. Разберём, в чём заключается его художественная сторона и как добиться гармоничного результата.
Почему разработка документа — искусство?
Документ соединяет в себе:
- Вещное начало (материальная форма: бумага, экран, шрифт, разметка, визуальные элементы).
- Символическое начало (смысл текста, его структура, логика подачи, культурный код).
Когда эти два начала сливаются в единое целое, документ перестаёт быть «просто бумагой» и становится произведением продуманного труда — своего рода артефактом коммуникации, лицом организации, в т.ч. разработчика.
Итог: создание документа как искусство — это баланс формы и содержания, где каждая деталь работает на общую задачу. Когда документ не только информативен, но и приятен для восприятия, он становится эффективным инструментом общения и оставляет положительное впечатление.
ОРД - не просто формальный документ, а особый жанр, где строгость формы сочетается с силой воздействия.
Художественные черты «идеального» приказа
Императивность формы
- Короткие, чёткие фразы без «воды».
- Глаголы в повелительном наклонении: «назначить», «обеспечить», «представить».
- Отсутствие сослагательного наклонения и вежливых оборотов.
Композиционная жёсткость
- Чёткая структура: констатирующая часть (если нужна), распорядительная часть, подписи.
- Нумерованные пункты — каждый пункт = одно действие.
- Логика от общего к частному: сначала цель, затем исполнители и сроки.
Типографика как инструмент власти
- Выделение ключевых слов жирным (например, фамилии ответственных и сроки).
- Единообразие шрифтов и отступов — создаёт ощущение порядка.
- Официальные бланки с гербами/логотипами усиливают «вес» документа.
Язык — баланс канцелярита и выразительности
- Стандартные клише («приказываю», «в срок до», «ответственному лицу») обеспечивают юридическую силу.
Визуальная символика
- Печать организации — знак легитимности, почти как подпись художника.
- Дата и номер — элементы «авторства» и хронологии.
- Иллюстрации (в исключительных случаях, превращают документ в артефакт).
Структура художественного приказа(шаблон)
Заголовок
- Полное название: «Приказ № [номер] от [дата]».
- Тема: «О [суть распоряжения]».
Констатирующая часть (опционально)
- Причина издания: «В целях…», «На основании…».
- Краткий контекст без эмоций.
Распорядительная часть
- Начинается со слова «Приказываю:».
- Нумерованный список поручений:
- Пункт 1: «[Действие]. Ответственный: [ФИО]. Срок: [дата]».
- Пункт 2: и т. д.
Приложения (если нужны)
- Графики, списки, схемы — оформляются как отдельные листы с пометкой «Приложение к приказу № …».
Подписи
- Должность, подпись, расшифровка.
- Визы согласования (при необходимости).
Отметки
- Регистрация в журнале.
- Ознакомление исполнителей (графы для подписей).
Примеры «художественных» решений в приказах
- Военный приказ: лаконизм граничит с поэзией. Краткие команды, чёткие сроки, адресация к коллективной ответственности («Полк обязан удержать рубеж до подхода подкреплений»).
- Корпоративный приказ с фирменным стилем: использование корпоративных цветов в заголовке, логотип вместо печати — документ становится частью брендбука.
- Юбилейный приказ: торжественный тон, исторические отсылки, каллиграфические шрифты — превращает распоряжение в памятный артефакт.
Как создать приказ с художественным эффектом: пошаговая инструкция
Определите цель и аудиторию
- Что должно произойти после прочтения?
- Кому адресован приказ (подчиненные, партнёры, общественность)?
Выберите тон
- Строго-официальный (стандарт).
- Торжественный (юбилейные/памятные приказы).
- Экспериментальный (для творческих коллективов — с элементами графики).
Составьте черновик
- Напишите все поручения в виде коротких тезисов.
- Уберите лишние слова: «необходимо осуществить» → «выполнить».
Оформите структуру
- Разделите на блоки: заголовок, констатирующая часть, «Приказываю», пункты, подписи.
- Пронумеруйте пункты распоряжений.
Отработайте визуальную часть
- Используйте фирменный бланк или создайте макет с нуля.
- Выделите жирным ответственных и сроки.
- Добавьте логотип/герб, если это уместно.
Проверьте
- Все ли пункты выполнимы и однозначны?
- Нет ли противоречий между пунктами?
- Соответствует ли форма содержанию (например, торжественный приказ не должен быть на мятой бумаге)?
Издайте и распространите
- Подпишите, зарегистрируйте, доведите до исполнителей.
- Для художественных проектов — рассмотрите варианты презентации (вывешивание на стенде, рассылка с анимацией и т. п.).
Сейчас все больше организаций используют электронный документооборот. Поэтому подписей живых там уже не встретить. Можно вместо подписи просто добавить информацию когда и кем подписан документ в системе ЭДО. Это будет просто визуализация скрытого процесса "подписания" документа. Для простого пользователя вполне достаточно этой информации. А в самой системе это более сложный процесс.
Вывод
Приказ как искусство — это гармония трёх элементов:
- Юридическая точность (документ должен быть исполнимым).
- Эстетика формы (шрифты, композиция, визуальные акценты).
- Энергия воздействия (текст должен мотивировать к действию).
Когда эти компоненты сбалансированы, приказ перестаёт быть скучной бумагой и становится инструментом влияния.
Оформите финальную версию.
Добавьте номер страницы, дату, логотип (если нужно).
Сохраните в нужном формате (PDF, DOCX, HTML и т. д.).
Обратим внимание на содержание и оформление приказа о введении внутреннего стандарта. Помните поговорку: встречают по одежке, провожают по уму. Так вот к приказам это тоже относится. Глядя на документ уже должно создаваться впечатление серьезного документа, а не филькиной грамоты.
Рассмотрим приказ о введении в действие внутреннего стандарта.
Реквизиты приказа
Приказ, как и все ОРД, содержит следующие реквизиты (из установленных в ГОСТ Р 7.0.97-2016):
- Герб Российской Федерации, или Герб субъекта Российской Федерации, или эмблему либо товарный знак (знак обслуживания):
- наименование организации – автора документа;
- вид документа (ПРИКАЗ, УКАЗАНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ);
- дата документа;
- регистрационный номер документа;
- место составления или издания документа;
- заголовок к тексту;
- текст;
- подпись.
При этом факультативными реквизитами приказа являются:
- визы / грифы согласования;
- отметка об исполнителе;
- отметка о контроле;
- отметка о направлении в дело.
Если с 1-6 реквизитами все понятно, начиная с 7 все далеко неоднозначно.
Заголовок к тексту
Помните, что тот раздел нужен, чтобы понять в связи с чем и для чего необходимо выполнить все то, что описано в основной части приказа, т.е. в тексте? Не надо писать сочинение, а лаконично, т.е. кратко и ясно, описать цель с которой создаётся ОРД. А мы помним из предыдущих бесед, что все, что ни делается в организации должно делаться для достижения стратегических целей.
Я рекомендую делать полужирным шрифтом, выделяя и подчеркивая эту информацию.
Текст
Назовем текст - телом приказа. Это самая интересная и творческая часть документа, по которой сразу можно судить об уровне образования того, кто является разработчиком (или исполнителем, как принято писать) документа и часто становиться и грустно и смешно одновременно, поскольку руководители организаций подписывают почти не глядя получившиеся шедевры.
Давайте разберём по порядку основные ошибки в теле приказа о введение в действие стандарта. Вернемся к началу и вспомним, что приказ - это распорядительный документ.
Т.е. что-то должно произойти после слова "ПРИКАЗЫВАЮ": утвердить и ввести в действие документ, утвердить штатное расписание и т.д., а если были предыдущие версии документа или приказа, то нужно не забыть отменить то, что потеряло актуальность.
Если отменить приказ, который вводил предыдущую версию документа, то это будет не совсем корректно, ведь там может быть больше информации, чем просто утверждение и введение в действие документа. Необходимо в таком случае писать "Считать утратившим силу стандарт (название, версия), введенный приказом от ____№_________" .
Затем должно быть сразу понятно кому, что и в какие сроки нужно сделать. Ответственный за какие-то конкретные действия всегда 1 человек, а не подразделение или группа лиц. Если мы хотим дать распоряжение кому-то что-то сделать, например разослать приказ, то сначала указываем должность того руководителя (иногда специалиста, если организация маленькая, а специалист там один), который несет ответственность за этот процесс/функционал, указываем и его ФИО в дательном падеже, т.е. кому? Надо выполнить действия, указанные в конкретном пункте. Знала я разработчиков приказов, которые ставили ФИО в скобочках в именительном падеже просто потому, что не знали правил русского языка и как склонять разные фамилии. И видимо вера не позволяла "погуглить" и узнать как правильно или просто спросить у работника, как пишется его ФИО в родительном падеже, а может просто 3 класса образования дают о себе знать.
Начальнику отдела документооборота Всезнающему И.А. обеспечить рассылку приказа в соответствии с листом рассылки в срок до______.
Начальнику отдела кадров Судьбоносовой О.И. организовать ознакомление персонала (при необходимости указать подразделения) с ________ (указываем название документа, его номер и версию) под простую электронную подпись/под подпись в срок до ______.
Думаю, что не стоит уточнять, что этот лист рассылки должен быть предоставлен разработчиком распорядительного документа. Ведь только он может знать всех заинтересованных сторон.
Практически по каждому пункту, где это возможно, должны быть указаны сроки (нет сроков, не понятно когда должно быть все выполнено).
Когда в теле ОРД не указана конкретная дата утверждения/ввода в действие, то дата подписания ОРД считается равной дате утверждения ОРД.
А если забыть указать сроки в пунктах , то не понятно когда все должно быть выполнено.
Еще отдельно должна напомнить (об основных ошибках деловой речи мы говорили, но еще раз не помешает упомянуть), что в ОРД часто пишут "согласно...... (чему)" нужно что-то сделать. Так вот еще раз согласно приказУ, документУ или согласно пунктУ N приказА. Пишите грамотно, помните про то, что это и наше лицо тоже 😉, чтобы не выглядеть ослом в глазах коллег!
Контроль за исполнением
Всегда должен быть указан тот, кто будет контролировать выполнение задач и распоряжений, указанных в ОРД. Руководитель организации может оставить контроль за собой, а может и назначить ответственного. Но в любом случае этот пункт не забывайте.
Если "забыть" указать важную информацию в приказе, то в случае невыполнения, ответственных не будет.
Т.е. если вы ждете, что работники будут инициативными и сами догадаются, то они конечно догадаются ничего не делать 😄
Исполнитель
Эта информация помещается обычно в нижнем углу первой страницы документа, и шрифт обычно чуть бледнее, чтобы и в глаза не бросалось и при необходимости можно было узнать исполнителя-разработчика. Информация о разработчике необходима в том случае, если возникают вопросы по ОРД, чтобы знать к кому обращаться. Обычно рядом с ФИО указывают еще и контактный номер телефона (конечно рабочий). В случае наличия в приказе вышеуказанных ошибок вся организация видит и знает кто же это такой умелец, создавший такой приказ 😀. Одним словом: не позорьтесь!
Зачастую приказы помещаются на одну страничку, очень редко, когда ну прям совсем чуть-чуть не влезло. В таком случае в MS Word есть прекрасная кнопка "сократить на страницу". После нажатия система постарается впихнуть текст на одну страницу. Если полученный результат вас не устроил, то настройте вручную.
Если нужен визуальный пример красивого приказа, пишите в комментариях. Постараюсь сделать.