ООО «Чистая вода Сибири» – ведущий игрок на рынке Красноярска по производству и поставке артезианской питьевой воды. Помимо этого, компания предлагает широкий ассортимент оборудования, включая кулеры и водонагреватели, а также предоставляет сервисное обслуживание. «Чистая вода Сибири» успешно работает уже более 10 лет и обслуживает свыше 12 000 клиентов.
С таким количеством контрагентов компания ежегодно обрабатывает до 145 000 документов, что привело к необходимости создания бумажного архива, занимающего около 40 квадратных метров в офисе. Раньше бухгалтерия контролировала возврат документов через доработанный модуль в «1С» и вела реестры в программе, но на сверку документации все равно уходило много времени. Поиск нужных документов в бумажном архиве был трудоемким.
Руководство «Чистой воды Сибири» решило внедрить электронный архив. Из всех предложений на рынке они выбрали программу «Скан-Архив» от ГЭНДАЛЬФ по двум ключевым причинам: простота внедрения и наличие необходимого функционала.
После установки «Скан-Архива» сотрудники бухгалтерии и отдела продаж получили доступ к структурированному электронному архиву в базе «1С:Предприятия 8». В программе напрямую работают всего два человека, которые сразу после получения документов сканируют их, а «Скан-Архив» распознает реквизиты или штрихкоды и прикрепляет копии к «1С».
С момента внедрения программы, в электронный формат перевели около 48 000 документов.
Сергей Александрович Алексеев, программист-консультант «1С» компании «Чистая вода Сибири», отметил:
«Скан-Архив» помог реализовать наши требования к электронному архиву документов. Теперь сверки с контрагентами-покупателями проходят в несколько раз быстрее, а нашим сотрудникам не нужно отправляться на поиски в бумажный архив, документы под рукой. Невозвращенные документы автоматически отмечаются в базе, что позволяет избежать спорных вопросов. При всех своих преимуществах программа просто устанавливается. Мы смогли это сделать самостоятельно, обращались к подрядчику только за помощью в настройке стандартных печатных форм для образца – товарной накладной ТОРГ-12 и накладной на возврат тары».