Представьте: вам нужно доехать из пункта А в пункт Б на велосипеде. Все просто, но вот незадача – у велосипеда нет сиденья, цепи, руля или, что еще хуже, колес. Вместо того чтобы без проблем доехать до места назначения, приходится тащить велосипед на себе, выбиваясь из сил.
С автоматизацией в компании происходит что-то похожее: внедряя новшества, иногда можно натолкнуться на решения, которые обещают упростить жизнь, а на деле все только усложняется.
Чтобы такого не произошло, важно заранее понять, что именно должно быть в комплекте «рабочего велосипеда», то есть какие решения будут эффективны в комплексе и закроют все необходимые задачи. Давайте разберем это на примере перехода на электронные документы.
Колеса. Программа для обмена электронными документами
Кто будет использовать: бухгалтеры, менеджеры, делопроизводители.
Для каких компаний: средний и крупный бизнес, где много поставщиков и клиентов.
Внедрение электронного документооборота (ЭДО) – это не каприз, а реальная необходимость. Сейчас налоговые органы и другие контролирующие инстанции, а также крупные контрагенты требуют обязательного обмена документами в электронном виде. По сути, ставится ультиматум: либо у вас будут электронные документы, либо сделки не состоится, либо отчетность в бумажном виде не примем. Короче говоря, без ЭДО ваша автоматизация далеко не продвинется.
Решения:
«1С-ЭДО» позволяет за пару кликов сформировать, подписать и отправить комплект документов. Электронный документооборот между компаниями исключает ошибки в данных контрагента и экономит на бумаге и доставке. Этот сервис включен в пакет 1С:ИТС.
«1С-Отчетность» – это сервис для отправки электронной отчетности, сформированной в «1С», прямо в налоговую и другие контролирующие органы.
Цепь и педали. Программа для контроля возврата документов
Кто будет использовать: главный бухгалтер, финансовый директор, руководители подразделений, менеджеры.
Для каких компаний: средний и крупный бизнес с большим потоком первичных документов от контрагентов и наличием филиалов.
Переход на электронные документы – это, конечно, шаг вперед, но от бумажных документов пока никто не избавился. Чтобы не тормозить на пути к успеху, важно объединить автоматизацию и для электронного, и для бумажного документооборота. Добавить прозрачности в работу с бумажными документами можно с помощью архива скан-копий в вашей учетной программе. Это позволит отследить, какие документы вернулись от контрагентов с подписями и печатями, а какие еще не дошли до вас.
Когда бумажные документы попадают к вам, их сканируют и прикрепляют к базе. Если налоговая запросит документы, вы сможете быстро выгрузить нужные файлы, выбрав их по заданным параметрам. Такая работа с электронным архивом займет всего несколько минут или до получаса, в то время как поиск бумажных копий мог бы растянуться на несколько дней.
Решение:
«Скан-Архив» – программа, которая помогает контролировать возврат документов от контрагентов, филиалов и сотрудников. С помощью реестра вы всегда будете в курсе, где находится документ и кто из сотрудников его обрабатывал последним. Программа также позволяет создавать единое хранилище документов в «1С». Еще одно преимущество – возможность быстро выгружать документы из «1С», что значительно ускоряет подготовку к проверкам ФНС.
Руль. Программа для управления бизнес-процессами в компании
Кто будет использовать: руководители подразделений, менеджеры, все сотрудники.
Для каких компаний: средний и крупный бизнес, где много внутренних согласований и сложных бизнес-процессов.
Быстро ехать – это хорошо, но если велосипед движется в никуда, это бессмысленно. В компании все должно работать четко и слаженно, особенно когда речь идет о документообороте. Представьте ситуацию: в крупной компании бюрократия или, наоборот, хаос в процессах могут привести к тому, что бухгалтерия не получает вовремя документы, даже если контрагенты их уже отправили. Помимо этого, куча заявлений, деловой переписки, документов по проектам и договорам ежедневно циркулирует внутри компании, превращаясь в горы бумаги.
Решение:
«1С:Документооборот» поможет вам навести порядок в работе с документами, организовать реестр и автоматизировать делопроизводство. Эта программа легко интегрируется с «1С» и позволяет организовать:
- учет входящих и исходящих документов от организаций и обращений от физических лиц;
- создание и распространение внутренних документов, таких как приказы, информационные справки и прочее;
- использование утвержденных шаблонов документов и файлов;
- объединение документов в комплекты;
- хранение и сравнение версий файлов;
- контроль за исполнением заданий и поручений.
С «1С:Документооборотом» ваша компания всегда будет двигаться в правильном направлении!
Сидение. Программа для автоматического ввода первичных документов
Кто будет использовать: бухгалтеры, операторы «1С».
Для каких компаний: любой бизнес с большим количеством товарных позиций.
Согласитесь, без сидения на велосипеде можно ехать, но это будет крайне неудобно. То же самое с бизнесом, который работает с множеством документов: он тратит массу времени и ресурсов на перенос данных с бумаги в «1С». Этот процесс можно упростить, заставив программу распознавать сканы ТОРГ-12 и счетов-фактур.
Решение:
«Скан-загрузка документов» – это инструмент, который экономит время оператора. Вместо того чтобы вручную переносить данные, оператор просто сканирует накладную, а программа автоматически распознает ее и загружает в учетную систему. Это не только ускоряет работу, но и снижает вероятность ошибок, что помогает избежать штрафов при налоговых проверках.
Очевидно, что для успешной автоматизации документооборота нужен комплексный подход. Конечно, каждое решение, приведенное нами, эффективно само по себе. Но настоящий результат достигается в том случае, когда все эти элементы работают вместе.