Как тайм-трекеры помогают эффективно управлять персоналом

Тайм-трекинг — это методика учета рабочего времени, которое пользователь тратит на выполнение определенных задач. Первые программные решения начали появляться в начале 2000-х годов, и они продолжают набирать популярность по сей день. В этой статье мы рассмотрим преимущества и недостатки сервисов по учету времени и как они помогают эффективно управлять офисным и удаленным персоналом.

Чем полезен тайм-трекинг

Тайм-трекинг обеспечивает прозрачность работы сотрудников и помогает руководителю увидеть, чем они занимались в определенный отрезок дня. Это актуально как для тех, кто находится в офисе, так и для распределенных команд на удаленке. С помощью тайм-трекера можно собрать детализированную информацию по каждому пользователю, получить полную картину рабочего процесса и при необходимости изменить подход к разделению задач.

Возможности тайм-трекеров

Использование тайм-трекеров дает руководителям ряд преимуществ:

1. Фиксация времязатрат на выполнение задач — это помогает грамотнее планировать бюджет проекта и понимать скорость работы команды.
2. Эффективное управление ресурсами: данные тайм-трекера показывают сверхурочные часы и простои, что позволяет руководителю оптимизировать загруженность персонала.
3. Удобная отчетность: сотрудникам не нужно тратить время на подведение итогов — все уже есть в системе.
4. Справедливое вознаграждение: программы учета повышают прозрачность работы, что позволяет оценить вклад каждого участника, выявить случаи прокрастинации и предотвратить выгорание в коллективе. Кроме того, данные трекера могут служить основанием для повышения зарплаты или применения санкций.

Зачем бизнесу использовать тайм-трекинг

Негативная реакция сотрудников на контроль рабочего времени — камень преткновения для многих компаний. Однако исследования показывают, что в последние годы специалисты становятся менее категоричными по этому вопросу. Тем более, что у руководства есть веские причины применять специализированное программное обеспечение для слежки за действиями персонала:

• снижение качества работы, особенно если это влияет на лояльность клиентов;
• нарушение координации между подразделениями, что снижает продуктивность команд;
• постоянное делегирование заданий и путаница с определением ответственных лиц;
• растущий бэклог, когда сотрудники подолгу не берут задачи в работу.

Действия каждого члена команды влияют на имидж компании. Если проекты «зависают» и организация не выполняет обязательства перед клиентами, это напрямую сказывается на развитии бизнеса. Тайм-трекинг помогает понять, почему возникла такая ситуация.

Детализированный учет рабочего времени

Сегодня на рынке существует множество тайм-трекеров. Их функционал может быть разным, начиная от простых счетчиков времени и заканчивая комплексными системами, которые направлены на оптимизацию всех аспектов выстраивания рабочего процесса в компании.

Например, программа ИНСАЙДЕР — тайм-трекер от российских разработчиков с широким набором инструментов. Он предлагает следующие возможности:

1.Фиксирует общую продолжительность смены каждого сотрудника. Система начинает работать вместе с компьютером и останавливается при выключении машины, что также помогает контролировать время старта и окончания трудового дня. Однако трекер можно отключить, что удобно для удаленных сотрудников или фрилансеров, которые часто используют собственные программы мониторинга.

2.Показывает продуктивное время и периоды бездействия. Система отслеживает работу клавиатуры и мыши и отмечает простой после пяти минут отсутствия активности.

3.Разделяет сайты, приложения и другие ресурсы на продуктивные и непродуктивные. По статистике, сотрудники российских компаний тратят до 14 часов в неделю на посещение сторонних площадок — социальных сетей, новостных порталов и видеохостингов. Если учесть, что стандартная трудовая неделя включает 40 часов, то станет понятно, что специалисты могут заниматься посторонними делами более трети оплачиваемого времени.

4.Имеет встроенную аналитику. Руководителям и сотрудникам не нужно тратить силы на подсчет времени вручную — ИНСАЙДЕР самостоятельно сводит собранные данные и представляет результаты в виде наглядных графиков и диаграмм. Например, программа сравнивает показатели коллег на одинаковых должностях и показывает, кто работает много, а кто отвлекается на личные дела.

5.Статистика доступна и для самих подчиненных. Это делает работу программы еще более прозрачной и помогает сформировать позитивное отношение к тайм-трекингу в коллективе. Ведь если подчиненный видит результаты своей работы наравне с руководителем, он может самостоятельно контролировать уровень производительности.

6.Гибкая настройка под нужды бизнеса. Многие компании кастомизируют систему с учетом профессиональных потребностей отдельного специалиста. Например, социальные сети станут отвлекать рядового сотрудника, но для маркетолога это основной рабочий ресурс.

Кроме того, тайм-трекеры могут иметь функции усиленного мониторинга и контроля персонала. Среди них — создание снимков экрана с заданной периодичностью, фиксирование нажатия клавиш на клавиатуре и движений мышью (кейлоггер), слежка через веб-камеру или прослушивание разговоров.

Тайм-трекер и трекер задач — в чем разница

Трекер задач, или таск-менеджер — эффективное решение для оптимизации процессов, о котором мы уже рассказывали в нашем блоге. Они помогают управлять работой и распределять задания между сотрудниками. Обычно программу учета интегрируют с таск-менеджером, но некоторые системы включают оба этих функционала — это удобно, поскольку не нужно переключаться между приложениями. Так вы будете знать не только общее количество отработанных часов и на какие задачи ушло больше всего времени, но и не пропустите дедлайны.

Как выбрать хороший тайм-трекер

Перед покупкой и внедрением системы нужно определить потребности вашего бизнеса, а также обратить внимание на следующие аспекты:

1. Функциональность. Какие данные о действиях сотрудников вам необходимо собирать? Нужна ли аналитика использования ресурсов? Если программа не предоставляет полную информацию или делает это недостаточно хорошо, ее внедрение станет экономически нецелесообразным.
2. Удобство в работе. Система должна быть интуитивно понятной для всех участников процесса, от программистов до бухгалтеров.
3. Простота использования. Оцените операционные нюансы работы: сколько времени будет занимать взаимодействие с трекером, нужно ли запускать его самостоятельно и другие моменты. Важно, чтобы система мониторинга не перегружала и не отвлекала специалистов.
4. Нагрузка на корпоративные IT-ресурсы. Серверы и рабочие станции должны быть достаточно мощными для функционирования программы. Возможно, потребуется установить дополнительное оборудование или ПО.
5. Возможности интеграции. Совместимость с другими инструментами повышает эффективность тайм-трекера. Например, его можно интегрировать с пропускными системами, календарями и IP-телефонией — это позволит получать более точные данные.
6. Автоматические скриншоты и прослушивание. Этот пункт особенно важен — работодатель обязательно должен предупредить коллектив об использовании таких функций. Иначе это не только вызовет волну негатива в команде, но и станет прецедентом нарушения законодательства.
7. Наличие локальной и облачной версий. Это дает выбор и возможность использовать программу при недостатке внутренних технических ресурсов.

Облачный тайм-трекинг

Сегодня различия между облачными и локальными решениями становятся менее заметными. Например, система мониторинга ИНСАЙДЕР предлагает оба варианта. При этом облачная версия ничем не уступает по функциям — она обеспечивает комплексный мониторинг рабочего времени, автоматическое составление табеля и углубленную аналитику, что в итоге позволяет значительно сэкономить ресурсы компании.

Для нее не нужно покупать дополнительное оборудование — достаточно установить программу на устройства и начать получать данные мониторинга. Также разработчик предлагает пробную версию на 14 дней, которая позволяет бесплатно оценить все преимущества учета времени.

Подведем итог

Трекер рабочего времени — мощный корпоративный инструмент, который позволяет точно определять сроки выполнения задач, контролировать ресурсы, создавать отчеты и справедливо оценивать вклад каждого сотрудника.

Внедрение тайм-трекинга в систему управления персоналом повышает прозрачность взаимодействия и улучшает коммуникацию между руководством и командой и оптимизирует внутренние процессы. Начальство получает полную картину работы в коллективе, что помогает планировать расходы и устанавливать реалистичные сроки. Все это напрямую влияет на развитие бизнеса и повышает конкурентоспособность компании на рынке.