График документооборота – важный инструмент для главного бухгалтера, который помогает отслеживать создание, получение, обработку и хранение бухгалтерских документов. Хотя идея введения такого графика возникла еще в советские времена (согласно положению Минфина от 29.07.1983 №105), он остается актуальным и сегодня. Это не просто формальность, а необходимая часть работы, которая поможет избежать проблем при проверках и запросах налоговых органов.
График документооборота – это схема, показывающая, как и когда документы передаются между сотрудниками. Он помогает всем участникам процесса понимать, какие документы нужно подготовить и к какому сроку, чтобы все прошло гладко и без задержек. Такой график особенно полезен для компаний и организаций, в которых правильное и своевременное оформление документов играет ключевую роль в работе.
Как составить график документооборота?
При составлении графика стоит опираться на действующие нормативные акты, такие как ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» и Федеральный закон от 06.12.2011 №402-ФЗ. График можно оформить в виде текста, таблицы или схемы, включив в него фамилии и должности ответственных лиц.
Важно, чтобы график обновлялся при изменениях в штатном расписании или должностных инструкциях. Основная цель – оперативный учет хозяйственных операций, поэтому время, которое документ проводит в каждом подразделении, должно быть минимальным. Конфиденциальность информации также должна быть на высоте, а доступ к документам – строго ограничен.
График документооборота утверждается приказом руководителя, и все ответственные сотрудники должны подтвердить его своей подписью, чтобы гарантировать выполнение всех указанных в нем требований.
В графике следует описать:
- этапы создания, проверки и передачи на хранение документов;
- сроки прохождения каждого этапа;
- перечень сотрудников, которые занимаются оформлением и проверкой документов;
- взаимосвязь ответственных лиц на каждом этапе процесса.
Такой подход поможет избежать задержек, снизит риск ошибок и сделает документооборот в вашей компании более эффективным.
Кто утверждает и контролирует график документооборота?
Обычно график документооборота разрабатывает главный бухгалтер, так как он отвечает за организацию и ведение бухучета в компании. Однако утвердить этот график может только руководитель. График документооборота является частью учетной политики компании, но его также можно утвердить отдельным приказом или распоряжением. После утверждения документ подписывают все сотрудники, которые участвуют в документообороте.
Главный бухгалтер устанавливает требования к оформлению операций и предоставлению нужных документов в бухгалтерию. Эти требования обязательны для всех отделов и служб компании, а за их соблюдением также следит главный бухгалтер.
Кто следит за соблюдением графика документооборота?
По закону, это прямая обязанность главного бухгалтера, и его требования должны выполняться всеми сотрудниками. Если кто-то не соблюдает график, возможно применение дисциплинарных мер. Впрочем, за точное выполнение требований сотрудников можно и поощрить, например, премией.
Когда документ обработан и данные внесены в базу, его нужно передать в архив. Один из способов навести порядок в хранении документов – составить номенклатуру дел. В нее стоит включить информацию о том, какие документы и в каком отделе нужно хранить, и как долго.