Сегодня поговорим с вами о должностных инструкциях (ДИ) и немножечко о трудовом договоре.
В моем представлении ДИ и положения о подразделении должны быть очень тесно связаны: все функции или процессы, которые описаны в положении о подразделении должны найти свое отражение в ДИ руководителя подразделения и наоборот. Далее обязанности каскадируются из ДИ руководителя в ДИ непосредственно подчиненных ему специалистов. Не все обязанности могут каскадироваться, часть из них может быть только у руководителя, если он сам выполняет эту работу. Но могу совершенно точно сказать, что все обязанности, которые описаны у специалистов подразделения должны найти свое отражение в ДИ руководителя подразделения. Положение о подразделении и ДИ - два очень тесно связанных между собой вида документов, формирующих представление об организационной структуре. Если их разделить, то эти два документа будут жить каждый своей жизнью, потеряют связь с реальностью, а значит и пользы будет намного меньше.
При приеме на работу мы заключаем с работодателем трудовой договор.
ст.56 ТК РФ
Трудовой договор - соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию в интересах, под управлением и контролем работодателя, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя.
Исходя из определения мы понимаем, что в ТД должно содержаться описание функционала, трудовая функция, которую мы должны выполнять, а работодатель нам за это платит зарплату.
Могу предположить, что если в ТД ничего не указано, а ДИ нет, то моя прямая обязанность приходить вовремя на работу и уходить с нее в соответствии с ТД и за это получать денежки.😀 Просто сказка!
Другую работу, не указанную в ТД, мы выполнять не обязаны, даже если руководитель от нас требует, хотя есть редкие исключения.
Ст.60 ТК РФ
Запрещается требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, за исключением случаев, предусмотренных настоящим Кодексом и иными федеральными законами.
Если работодатель не может обеспечить объемы по моей должности, то это не значит, что мы теперь должны бесплатно выполнять другую работу.
Было бы странно прийти на должность директора по подбору персонала, а в конце рабочего дня мыть пол в офисе только потому, что уборщицу еще не нашли, а заявок на подбор нет.
Мы не будем останавливаться на всех требованиях к содержанию ТД, но о некоторых нюансах поговорим в связке с ДИ.
Должностная инструкция - это документ, в котором описываются должностные обязанности, права и ответственность работника, занимающего конкретную должность. ДИ является частью трудового договора, даже если ссылки на нее нет. Лучше не делать ее в явном виде приложением к ТД, это сильно усложнит процесс внесения изменений. Лучше ДИ разрабатывать, как ЛНА, с последующим обязательным ознакомлением под подпись.
Я лично от введения ДИ вижу только плюсы, а именно:
- Разрабатываются на каждую должность, а под конкретную ФИО. 500 человек на одной должности - это 1000 трудовых договоров ( 2 экземпляра), а ДИ- это один документ и 500 подписей. В таком случае вообще можно создать практически универсальный шаблон ТД с минимальным количеством полей для заполнения.
- ДИ обезличены, в отличие от трудового договора, т.е не содержат никаких персональных данных. Поэтому могут храниться в свободном доступе для всех работников организации. А не охраняться отделом кадров, как церберами, чтобы ни конфиденциальная информация не просочилась, ни персональные данные не утекли.
- Вносить изменения проще, чем в ТД. С ДИ, в отличие от ТД и ДС к ТД, можно знакомить с использованием простой электронной подписи.
- в ДИ можно зафиксировать необходимость прохождения обязательного, как внешнего, так и внутреннего обучения и периодичность; квалификационные требования, гибкие навыки, замещаемость.
Польза не только работнику и подразделению по персоналу, но и другим подразделениям:
- Работникам, отвечающих за отрисовку бизнес-процессов организации, для внутренних аудиторов, и пр. служб, которым необходимо понимание функционала работников (например, для выдачи СИЗ, форменной одежды т.д) эта информация в свободном доступе облегчит работу.
- Проще контролировать полноту описанного функционала. Поскольку помимо работника и специалиста кадровой службы ДИ проходит согласование нескольких различных специалистов. Это особенно важно, когда есть какие-то льготные категории и им для назначения ранней пенсии, например, нужна определенная формулировка функционала или название должности должно соответствовать определенным требованиям. Иначе могут и отказать в предоставлении ранней пенсии. И придется всем долго и нужно доказывать, что ты не верблюд.
- Если в ДИ перенести всю вариативную информацию, которая должна быть в ТД в соответствии с ТК РФ ( например, режим работы, рабочее место), и немного дополнить информацией, которая может пригодится в будущем работникам и руководителю (квалификационные требования, опыт, гибкие навыки, замещение в случае отсутствия специалиста) , например, при поиске нового кандидата на должность, то ДИ становится очень удобным инструментом управления персоналом.
- В руках грамотного специалиста по персоналу может помочь убрать дублирование функций, оптимизировать структуру, настроить взаимодействие.
- В ДИ можно указать кто (должность, а не ФИО) может замещать работника, в случае его отсутствия. Это нужно для поддержания непрерывности процессов. Чтобы не приходилось либо ждать, когда выйдет работник, либо искать к кому обратиться для решения вопросов, которыми занимался временно отсутствующий работник.
Эта информация в ДИ не гарантия того, что работник на указанной должности автоматически будет замещать, если это конечно не заместитель руководителя, в обязанности которого по должности не входит этот функционал. Эта информация говорит о том, что работник, занимающий указанную должность обладает достаточной квалификацией, чтобы исполнять обязанности данного должностного лица.
Вопрос оплаты обсуждается дополнительно и оформляется приказом и доп.соглашением или существуют описанные единые правила в зависимости от категорий должностей.
Из возможных минусов, пожалуй только 1:
- Работодатель, пользуясь безграмотностью работника может внести изменение затрагивающее функционал, но при этом не увеличить заработную плату за дополнительную работу. Ведь считается, что оплата за дополнительную работу может быть по соглашению сторон. Если подписал ДИ, то вроде как согласился, а поскольку увеличение заработной платы может быть оформлено только доп.соглашением, а никакого оформления не было, значит работаем бесплатно. Мы между собой называли такую работу хобби. Новая ответственность появилась, а зарплата не увеличилась. Значит мы по собственному желанию взвалили на себя еще дополнительные обязанности. Практически занимаемся благотворительностью, надо же было себя как-то успокаивать? Когда подписываешь доп.соглашение все же чаще возникает мысль: «какая будет доплата за эту работу?». А такие лишние мысли работодателю ни к чему😃.
В общем важно четко знать свои права и обязанности, чтобы не попадать в неприятные или неожиданные ситуации. В остальном от ДИ одни плюсы.
Жизненный цикл ДИ очень похож на жизненный цикл стандарта. При этом к ней могут быть применены законы, относящиеся к трудовому договору. Т.е. при изменении трудовой функции нужно ознакомить за 2 месяца до вступления в силу. И тут 2 пути развития событий: либо вы подписываете и соглашаетесь, либо не подписываете, но нужно понимать, что в таком случае могут "попросить" вас из организации. по соглашению сторон можно уйти или уже ждать сокращения.
Считаю, что ДИ нельзя рассматривать исключительно как отдельный документ. вообще ни один процесс, ни одна система, ни один документ не может болтаться просто так, все взаимосвязано. Невозможно создать что-то хорошее, не учитывая среду организации и все влияющие аспекты.
В строго функциональной (иерархической) системе управления: в ДИ руководителя должны быть указаны все процессы, за которые он несёт ответственность, которые организовывает и контролирует. А в ДИ подчиненных специалистов уже описано выполнение этих процессов. Все, что указано у специалистов, должно найти отражение в ДИ руководителя, если только в подчинении у руководителя нет специалистов, которые функционально подчинены по какому-то направлению/процессу другому руководителю.
В процессном подходе тоже каскадный принцип должен быть: специалисты участвующие в процессе, должны быть функционально подчинены владельцу процесса. Владелец процесса подчиняется архитектору процесса. Но для того, чтобы не запутаться создавая ДИ и положения - нужно хотя бы выделить сквозные процессы (основные и вспомогательные).
Немного забегу вперед, нельзя выделять процессы подразделения, это не только пользы не принесёт, а может даже навредить. Процессы они сквозные, а значит, что в корне неверно смотреть процедуры подразделения и стараться выделить какие-то процессы.
Процессный подход упрощает взаимодействие, поскольку в строго иерархической системе управления для того, чтобы решить какую-то проблему, нужно пройти целый квест. В процессном: каждый работник понимает свой вес и вклад в процесс, а значит в общий результат, поэтому можно договориться практически напрямую либо через владельца процесса. В любом случае и времени и усилий будет потрачено меньше.
Допустим у меня проблема, чтобы ее решить, мне нужна помощь специалиста смежного подразделения. И вот настало время квеста под названием иерархическая модель: путь, который мне нужно пройти на рисунке выше, через руководителей всех уровней. Как думаете быстрый процесс? Да и какая информация дойдет от холопа 1 к холопу 2 пройдя такую цепочку ?
А в процессном подходе во многих ситуациях можно прийти сразу напрямую. Получается, если бы все участвующие специалисты были подчинены владельцу процесса, хотя бы функционально, то можно было бы значительно ускорить решение вопросов.
Да и в рамках одного процесса каждый участник должен осознавать свою роль и ответственность за конечный результат. В этом вопросе могут помочь и ДИ и положение о подразделении, главное правильно сформировать для них требования, а чтобы сильно не нагружать разработчиков этих видов документов создавайте шаблоны, в комментариях к полям, которые нужно заполнить, пишите инструкцию, варианты формулировок и пр. Это облегчит жизнь всем.
Кто разрабатывает ДИ?
ДИ разрабатывают все, кому не лень. Или кому поставили задачу, но даже не убедились достаточно ли компетенций для этого. Часто бывает, что ДИ скачивают из интернета, похожей по названию должности. Но поскольку все, что там написано не соответствует действительности, то и пользы от такой ДИ нет.
Хорошо, когда ДИ разрабатывает руководитель совместно с владельцами процессов, в которых должен участвовать работник. Они лучше всех знают, что должен делать работник, какой результат его деятельности должен быть и ради чего вообще вводилась эта должность. Никто не знает лучше руководителя и владельцев процессов какая квалификация нужна, чтобы получился ожидаемый результат. В некоторых случаях работодатель при разработке ДИ должен учитывать профстандарты. Два основных критерия, когда применение профстандартов обязательно :
- наличие льгот и компенсаций,
- Наличие установленных законом требований к уровню образования и квалификации.
В остальных случаях они носят рекомендательный характер.
Тело ДИ
Поскольку требований к ДИ, виду и содержанию нет, то каждый выбирает для себя удобную форму и состав. Наиболее часто встречаются ДИ из нескольких разделов:
- Общие положения
- Должностные обязанности
- Права
- Ответственность
В таком изложении она имеет очень формальный вид и в таком виде воспринимается часто, как что-то негативное, созданное против работника, а не для него и для его пользы.
Если сделать из ДИ документ, который реально помогает работнику быстро адаптироваться, влиться в систему ценностей организации, осознать свой вес и вклад в достижение общих целей, то почему бы не воспользоваться этим?
Общие положения
Общие положения могут быть следующими:
- Подчиненность
- Замещение (кого замещает и кто его может замещать в случае отсутствия должностного лица).
- Квалификационные требования. При необходимости указать периодичность и направление внутреннего обучения.
- Режим работы в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка (ПВТР).
- Место работы.
Можно дополнить раздел пунктами из трудового договора, чтобы унифицировать ТД, в зависимости от необходимости организации (ее структуры).
Обязанности
Хорошо, если раздел обязанности связан с бизнес-процессами организации: указаны процессы организации в которых работник участвует и его роль в каждом процессе. Помните, мы говорили о трудностях стандартизации и о том, что во внутренних стандартах лучше указывать роли, а не должности?
Не надо писать "выполнять все указания непосредственного руководителя". во-первых, это вообще очень глупо звучит. И так понятно, что работник действует в рамках своих должностных обязанностей и не более. Во- вторых, это совершенно бессмысленный пункт, который только делает документ больше, а ясности не добавит.
Лучше использовать более конкретные формулировки даже общих пунктов. Не просто "Организовывает работу подразделения"/"планирует работу подразделения", а "на основе проведенного анализа за прошлый отчетный период (месяц/квартал) планирует работу подразделения для достижения поставленных целей и задач".
Я в свое время создавала несколько шаблонов ДИ для различных категорий: шаблон ДИ для специалиста, шаблон ДИ для линейного руководителя и шаблон ДИ высшего руководства. В каждой категории есть общие пункты ответственности, обязанностей и прав. Чтобы каждый раз не приходилось изобретать велосипед, мы собрали все необходимые данные с обязательными пунктами в ДИ и закрепили их в шаблонах. А так же дополнения к ДИ с функционалом различных систем управления в зависимости от ролей.
Это сильно упростило разработку и согласование и утверждение документов.
Справедливости ради, должна заметить, что это все хорошо вписывается только в регулярную деятельность. Проектная деятельность имеет немного другую структуру и систему оценки и больше относится к развитию или улучшению бизнес-процессов.
Права
Этот раздел как правило тоже формальный с формулировка трудового законодательства. Для всех специфических прав нужны нотариально заверенные доверенности, а не просто формулировки в ДИ ( может и не лишним будет указание этих прав в ДИ со ссылкой на доверенность). Порой может и не хватать формулировок связанных со сквозными процессами, т.е. какими именно правами обладает должностное лицо в конкретной системе управления.
Например: представлять интересы компании в определенных случаях, запрашивать секретные данные при аудите и пр.
Ответственность
Раздел ответственность: не просто стандартная формулировка "отвечает за невыполнение должностных обязанностей", а указано за что именно, т.е. конкретный результат, который необходимо получить по каждому процессу. И не надо ответственность указывать, сразу как вину. Лучше постараться дать работнику крылья, т.е. возможность осознать его вес в процессах организации, в системе, ценность результатов его труда, а не сразу взращивать в нем гнетущее чувство вины, что чтобы он не сделал, это может быть не в его пользу.
В любом случае ответственность каждого работника идет в соответствии с трудовым законодательством.
Прочие разделы
Добавить бы еще в ДИ (или положение о подразделении, если такое есть) пару разделов или приложений:
- метрики/показатели результативности деятельности (они должны быть связаны с трудовой функцией работника, т.е. с процессами в которых участвует работник и установлены такие, на которые влияет только сам работник). Мы же работаем не ради самого процесса работы, а ради достижения результата, причем не какого-нибудь, а совершенно конкретного. Это вообще хорошая практика сразу показывать по каким показателям оценивается работа. Практически у всех есть регулярная деятельность, которая кем-то контролируется. Если знать что находится на контроле, то и отношение к этому будет соответствующее, а не пофигизм в глазах работника или откровенное пренебрежение к правилам.
- Ценности организации или принципы работы подразделения. Мы так много говорим про корпоративную культуру. Может быть куча лозунгов, но на деле это не более чем иллюзия.
- Зона ответственности (если применимо): специалистов отдела кадров может быть много и каждый "ведет" свои подразделения. Кто за какие подразделения отвечает можно закрепить в приложении к ДИ, а можно общим в приложении к положению о подразделении.
- Перечень используемых документов или ссылку на библиотеку внутренних стандартов. Думаю, что не требуется особых пояснений. Новичку эта информация может пригодится, в процессе адаптации. Сам перечень поддерживать может быть трудоемко и даже нецелесообразно, но тогда ссылка на электронную библиотеку очень выручит.
ДИ - это не просто формальный документ, это очень интересный и полезный инструмент для отслеживания дублирующего функционала, полноты распределения функций в подразделении,поиска вариантов оптимизации орг.структуры и пр. Попробуйте, может и вам понравится 😉.