Эта статья предназначена для владельцев бизнесов, для руководителей, для менеджеров и менторов, но экспертам и специалистам не занимающимся управлением она будет тоже полезна. Сегодня речь пойдет о Делегировании.
Руководителю очень важно уметь правильно делегировать. Ошибки делегирования могут привести к недовольству сотрудников, к неправильному выполнению поставленных задач, к утрате доверия со стороны команды, к перегрузке рабочего коллектива, к срыву сроков проекта и к потере контроля над рабочим процессом.
Ошибка 1
Незапланированное делегирование
В моменте выполнения своих задач, Вы видите, что не успеваете доделать проект в срок. Сроки поджимают, и Вы принимаете решение передать проект целиком или частично своему сотруднику. При этом сроки выполнения проекта не меняете, не закладываете время на погружение сотрудника в вашу задачу или проект, не учитываете, что у сотрудника могут быть текущие задачи, которые тоже важны для общего дела. Даже компетентному и лояльному сотруднику будет сложно включиться в процесс выполнения такой задачи.
Подумайте, почему Вы попали в такую ситуацию? Как часто она у Вас повторяется? И что Вы хотите изменить в своем рабочем процессе, чтобы такие ситуации происходили как можно реже?
Планируйте делегирование и поручайте задачи сотрудникам заранее, чтобы они успели погрузиться в задачу и качественно выполнить свою работу.
Ошибка 2
Выполнение работы за сотрудника
Вы руководитель, и Вы поставили задачу своему сотруднику, но у Вас есть устойчивое ощущение, что ваше решение задачи будет лучше, что Вы должны проконтролировать каждое действие сотрудника, чтобы точно убедиться, что задача будет выполнена качественно. В итоге, Вы теряете массу времени на погружение в каждую задачу и демонстрируете своим сотрудникам неуверенность и недоверие к их компетенциям. Если решили делегировать — делегируйте смело!
Контроль качества конечно же необходим, но его можно организовать с помощью, чек-листов составленных вами заранее или коротких ревью на каждом этапе выполнения задачи. Если Вы считаете, что ваше мнение в процессе выполнения задачи должно быть учтено, то озвучьте его, а лучше запишите, но добавьте, что это всего лишь Ваше мнение и сотрудник в праве найти иное решение, если оно не ухудшит качество результата. Тем самым вы покажите свое доверие к сотруднику и проявите уважение к его профессиональным компетенциям.
Ошибка 3
Экономия на сотрудниках
Вспомните крылатую фразу «Кадры решают всё!». Пытаясь сэкономить деньги, нанимая на работу неопытных сотрудников, Вы рискуете получить результат низкого качества и дополнительные затраты на исправление ошибок. Тем самым Вы только потеряете конкурентное преимущество и испортите свою репутацию на рынке, как поставщик продукции или услуг.
С другой стороны, не занижайте искусственно зарплаты высококвалифицированным сотрудникам, они скорее всего давно в профессии и точно знают цену своему труду. Им не составит сложности найти себе другую работу, а Вы понесете репутационные риски на рынке найма.
Ошибка 4
Делегирование только простых задач
Вам спокойнее, когда все самые сложные задачи Вы делаете самостоятельно, или берете выполнение под жесткий контроль. Вы делегируете только рутинные, простые и скучные задачи, от выполнения которых по большому счету ничего не зависит. Это прямой путь к выгоранию и Вас, и команды. Бизнес должен развиваться, но в такой модели управления, Вы являетесь «узким горлышком». У Вас скорее всего нет времени полноценно заниматься стратегическими задачами, у Вас перегружено расписание в календаре, а уезжая в отпуск вы продолжаете работать удаленно вместо того, чтобы нормально отдыхать. В эффективной команде потенциал каждого сотрудника должен быть реализован по максимуму и за этим нужно следить. Людям должно быть интересно с Вами работать.
Ошибка 5
Делегирование стратегических задач
У Вас, как у руководителя, есть должностная инструкция, которая содержит компетенции не только экспертного характера, но и компетенции руководителя. Как правило они связаны со стратегическими решениями, риск-менеджментом, выбором сотрудников на роли и должности в проекте, переговоры с ключевыми клиентами компании, отчетами о проделанной работе вашего подразделения вышестоящему руководству. У ваших сотрудников нет компетенции, чтобы выполнить такие задачи.
Кроме этого не передают задачи с высокой степенью риска и очень срочные задачи, в которых срыв сроков приведет к серьезным убыткам или другим последствиям.
Ошибка 6
Неправильный выбор исполнителей
Как Вы выбираете сотрудника, которому собираетесь делегировать? Вы точно уверены, что именно этот сотрудник может качественно выполнить поставленную задачу? Перед тем, как начать делегировать, проведите с каждым сотрудником короткое интервью (1to1), загляните лишний раз в его резюме, спросите, какими задачами ему хотелось бы заниматься за рамками его должностной инструкции в вашей компании, узнайте в каком направлении он хочет развиваться, поинтересуйтесь его интересами и хобби.
Ошибка 7
Отсутствие обучения и поддержки
Чем сложнее задача, которую Вы делегируете, тем выше порог погружения в нее у сотрудника. Передав сложную задачу сотруднику, не бросайте его одного в процессе решения. Скорее всего Вы останетесь недовольны результатом. В такой ситуации первым делом, спросите у сотрудника, сколько времени ему нужно на изучение фактуры задачи, проведите обучение сотрудника, разрешите ему задавать вам любые вопросы, делитесь с ним собственным опытом, объективно хвалите его за каждый правильно сделанный шаг.
Ошибка 8
Делегирование без сроков
Делегирование без сроков бывает двух типов: «срочно! как можно быстрее!» и «не горит, сделай когда-нибудь …». И в том и в другом случае Вы теряете контроль над ситуацией. В первом случае, Вы рискуете не получить выполненную задачу вовремя. А Ваш сотрудник вряд ли будет доволен необоснованной спешкой. Во втором случае, задача скорее всего не будет сделала никогда. Тогда зачем тратить время на постановку таких задач?
Всегда назначайте точные сроки выполнения задачи и объясняйте сотруднику причину, почему сроки именно такие.
Ошибка 9
Бесконтрольное делегирование
Вы ставите задачу, назначаете срок выполнения и ждете хорошего результата. Но в итоге получаете совсем не то, что ожидали. Сотрудник не понял задачу, упустил важные моменты, что-то забыл, не уложился в срок. Процесс выполнения нужно контролировать. Потратьте время на совместную декомпозицию задачи, разбейте вместе с сотрудником задачу на логические этапы. Проговорите, почему нужно выполнять этапы задачи именно в этой последовательности. Согласуйте с сотрудником комфортные для каждого этапы сроки. Записывайте все необходимые вводные и результаты задачи.
Ошибка 10
Нет обратной связи от руководителя
Вы нацелены на развитие стратегических перспектив, постоянно сфокусированы на движении вперед, но забываете похвалить свой коллектив за хорошо выполненную работу. Это приводит к выгоранию сотрудников. Еще хуже, если Вы не разобрали ошибки и недочеты. В этом случае подчиненные считают, что они все сделали правильно и в следующий раз повторять свои ошибки. По результатам выполнения проекта подведите итоги, похвалите сотрудников, которые отличились, разберите неудачные моменты в процессе и найдите решения, которое в перспективе их минимизируют. Это необходимо для закрепления желаемого подхода и повышения мотивации команды.
Выводы
Не нужно относиться к делегированию как к обычному процессу постановки задач. Передавайте своим сотрудникам через методики делегирования мотивацию. Используйте делегирование как инструмент развития компетенций вашей команды и вашего бизнеса в целом. Если процесс делегирования аккуратно и правильно встроен в весь ваш бизнес-процесс, он даст вашей команде возможность проявить лучшие профессиональные качества и выведет ваш бизнес на максимальный уровень эффективности.