В этом кейсе вы узнаете, как мы решили проблемы производственной компании "Новатор", внедрив Битрикс24.
Автоматизация согласования документов, ускоренная обработка заявок и улучшенная координация отделов позволили сократить сроки выполнения задач и минимизировать ошибки.
Теперь клиенты "Новатора" получают товары быстрее и довольны высоким качеством сервиса.
Информация о клиенте:
АО «Новатор» уже более 12 лет поддерживает производителей печатных плат, предлагая высококачественные материалы, технологии и услуги.
Компания поставляет оборудование, конструкционные и вспомогательные материалы, химические добавки, а также внедряет передовые технологии.
С более чем тысячей наименований в ассортименте и комплексным обслуживанием оборудования, «Новатор» обеспечивает бесперебойное производство и зарекомендовал себя как надёжный партнер для производителей печатных плат по всей России.
Ситуация до внедрения:
Процесс обработки заявок на поставку и сервисное обслуживание - многоступенчатый. В ходе работы формируются различные документы, которые требуют согласований в нескольких подразделениях.
Управление всеми рабочими процессами, от обработки заявок до координации поставок, велось в Excel. Было очень сложно отслеживать текущее состояние отдельных документов и сделки в целом, чтобы оперативно реагировать на задержки.
От поступления заявки до передачи ее в производство проходило от полутора недель до 3 месяцев.
Все это приводило к непредсказуемым задержкам в поставках и медленной обработке заявок на ремонт, что ухудшало клиентский опыт и снижало лояльность покупателей.
Например, между отделом продаж и отделом логистики были проблемы с согласованием документов. Информацию передавали через разные каналы — почту, Телеграм, WhatsApp. Из-за этого было сложно найти нужные заявки, так как каждый отправлял данные удобным именно для него способом.
Поставленная задача:
Задача заключалась в автоматизации процесса обработки заявок, включая автоматический перевод сделок в логистическую воронку, настройку системы уведомлений и автоматическую смену ответственных лиц с использованием роботов.
Целью было также улучшение взаимодействия между отделами продаж и логистики для ускорения и упрощения работы.
Что было сделано: особенности внедрения проекта:
Установка и настройка портала:
Ранее компания не использовала Битрикс24. Анализ структуры компании и поставленной задачи показал, что оптимальным выбором продукта будет “Корпоративный портал 50”. Коробочное решение было выбрано из соображений безопасности.
Первым шагом было создание структуры компании в CRM-системе. Сотрудников зарегистрировали на портале и настроили права доступа согласно полномочиям и ролям в рабочем процессе.
Уже на первом этапе все сотрудники получили возможность обмениваться информацией в одной системе, соблюдая при этом правила безопасности.
Настройка CRM:
Предварительно описав процесс обработки заявок, мы настроили ключевые элементы CRM, такие как карточки контактов, компаний, лидов и сделок.
Это помогло упорядочить и стандартизировать всю информацию о клиентах и сделках, сделав ее легко доступной и удобной в использовании.
Особое внимание уделили настройке воронки продаж. Мы определили этапы для обработки лидов и создали три отдельных воронки для разных типов сделок. Это позволило точнее отслеживать каждый шаг в продажах и лучше управлять процессом на всех стадиях.
Для создания в CRM сквозного бизнес-процесса от приема заявки до отгрузки товара объединили воронки в туннели и настроили логику переходов.
Автоматизация согласования документов:
Ранее согласование документов происходило через почту и мессенджеры, что создавало сложности: информация была разрозненной, и на ее сбор уходило много времени.
Мы автоматизировали этот процесс, настроив бизнес-процессы для каждой стадии воронки продаж. Теперь документы согласовываются быстрее и проще, а количество ручных операций и ошибок значительно снизилось.
Также был создан смарт-процесс для контроля сделок, которые требуют сервисного обслуживания. Это позволило лучше следить за выполнением задач и повысить качество сервиса.
Улучшение взаимодействия с клиентами:
Электронная почта - привычный канал общения с клиентами. Чтобы переписки менеджеров не терялись, мы интегрировали почту в CRM.
Это позволило собрать всю входящую и исходящую переписку в одном месте. Теперь сотрудники могут быстро найти нужную информацию и вести общение с клиентами напрямую через систему, не теряя важных деталей.
Кроме того, настроили уведомления для сотрудников, чтобы они оперативно реагировали на запросы клиентов.
Вся информация о звонках и записи разговоров теперь автоматически сохраняется в CRM, что упрощает контроль и анализ взаимодействий.
Уже на первом этапе все сотрудники получили возможность обмениваться информацией в одной системе, соблюдая при этом правила безопасности
Сотрудники прошли обучение по работе с инструментами «Задачи и Проекты» на портале.
Они научились ставить задачи, создавать подзадачи, использовать чек-листы, а также управлять задачами с помощью канбан-досок и функции «Мой план». Это позволило лучше координировать действия в команде и повысить ответственность каждого.
Задачи применяются для разных целей:
- Управление крупными заказами
- Решение внутрикорпоративных задач
Результат:
Внедрение CRM и автоматизация бизнес-процессов в АО "Новатор" привели к следующим результатам:
Разделение обязанностей:
С помощью роботов, настраиваемых для каждой стадии воронки продаж, автоматизирована смена ответственных сотрудников. Это позволило четко распределить задачи и обязанности между сотрудниками, что повысило эффективность работы команды.
Согласование документов:
Теперь документы, такие как счета и коммерческие предложения, согласовываются через систему бизнес-процессов в CRM. Процесс согласования ускорился.
Сокращение времени на обработку заявок:
Время, затрачиваемое на обработку заявок значительно сократилось. Автоматизация и структуризация процессов позволили ускорить выполнение задач.
Улучшение клиентского опыта:
Более быстрая обработка заявок и четкая координация всех участников сделки позволили сократить сроки поставок товара клиентам. Это ускорение повысило их лояльность и удовлетворенность обслуживанием.
Компания Citrus уже более 10 лет специализируется на внедрении портала Битрикс24, полностью адаптированного для решения задач вашего бизнеса.
Хотите узнать больше о том, как внедрить Битрикс24 и получить максимальную отдачу от CRM?
Запишитесь на бесплатную консультацию с нашими экспертами по ссылке и получите персонализированный план внедрения. https://citrus-soft.ru/direction/bitrix24/