Каждое утро просыпаться с мыслью, что впереди вас ждут: встречи, переговоры, новые сделки, гора операционки, а в середине дня список этих дел меньше не становится, только лишь увеличивается. Знакомо?
Как будучи собственником и руководителем успевать все, при этом сохранять свою нервную систему в спокойствии и оставаться продуктивным в стремительно изменчивой рабочей среде – узнайте из нашей статьи.
Чтобы добиваться поставленных перед собой и компанией целей, необходимо грамотно и рационально использовать свое время.
Тайм-менеджмент – незаменимый инструмент для любого руководителя, это правильно организованное личное и рабочее время, с целью его эффективного использования.
Чтобы оптимизировать свои рабочие процессы и всегда оставаться эффективным, придерживайтесь следующих принципов тайм-менеджмента:
1. Формулируйте цели и задачи по принципу SMART.
- ваша цель должна быть конкретной
- измерима числовыми характеристиками
- иметь определенный период ее достижения
- соответствовать миссии, ценностям и целям компании
- обозначена точной датой достижения
2. После формулировки цели, переходите к ее планированию.
Структурируйте весь период, который потребуется для достижения цели. Для этого используйте рабочий календарь, планеры, ежедневники или заметки. Поставьте перед собой необходимые дела и задачи на день, обозначьте их приоритет и срочность выполнения, заложив определенное время для выполнения каждого пункта.
Чтобы не подвергать себе перегрузу, не забывайте вносить в свой календарь время на обед или отдых.
3. Определите приоритет.
Как определить важность и срочность задач, если они все важные и срочные? Разбейте свои задачи на четыре категории:
- срочные и важные (которые вы обязательно должны выполнить сегодня)
- важные и не срочные (эти задачи важно распланировать, но срок их выполнения можно перенести)
- срочные и не важные (делегируйте эти задачи, чтобы высвободить себе больше времени)
- не важные и не срочные (данные задачи не принесут пользы и их можно оставить без внимания)
Также вы можете воспользоваться методом Глеба Архангельского и «съесть одну лягушку на завтрак». «Лягушка» - задача, до которой у вас давно не доходят руки и выполнение которой вы постоянно откладываете. Если посвятить утренние часы, в которые ваш мозг еще не так перегружен информацией, для выполнения такой задачи, вы получите чувство удовлетворения и облегчения, заряд эмоций для дальнейших свершений.
4. Делегируйте задачи.
Весьма очевидный этап тайм-менеджмента, но многим он дается далеко не просто. Но если вы освоите передачу не самых важных задач своим подчиненным, вы ощутите, как появится гораздо больше, которое вы сможете посвятить важным стратегическим для вашего бизнеса задачам.
5. Ведите учет рабочего времени.
Это поможет вам в конце рабочего дня проанализировать тем ли задачам вы уделяли сегодня свое основное внимание. Если ваш фокус был смещен в сторону выполнения не срочных и не важных дел, начните свой следующий день именно с них.
Постепенно сокращайте бесполезные задачи, тем самым высвобождая время на то, что действительно требует вашего внимания.
6. Научитесь отказывать.
Еще один пункт, который с первого взгляда может показаться несерьезным. Но если капнуть глубже, то умение отказывать себе в выполнении тех задач, которые должны и могут сделать другие, помогает освободить себя от неэффективной работы.
7. Внесите отдых, как обязательный пункт в распорядок дня.
Для того, чтобы ваша нервная система оставалась в спокойствии, вам необходимо хотя бы пять минут на отдых в течении каждого часа. Переключите свой мозг на что-то простое или просто прогуляйтесь. Это позволит вам сохранить энергию в течении всего дня, улучшить концентрацию, предотвратить переутомление и выгорание.
Ведь как говорил Данте: «Труд без отдыха – не достоинство, а наказание за неудачное планирование своего времени». (с)
8. Выставляйте дедлайны на каждую задачу.
Благодаря им вы сможете грамотно распределить время и получить желаемый результат.
9. Организуйте свое рабочее место.
Очередной неочевидный пункт тайм-менеджмента, с помощью которого вы избежите стресса и тревожности. Вы удивитесь, но свободный, чистый стол от лишних предметов, на котором всему отведено определенное место, в разы повысит вашу эффективность и сократит ценное время на поиск важных документов.
Если вы научитесь грамотно планировать и правильно распределять ресурсы, вы сможете выполнять большее количество рабочих и личных задач без напряжения.
Еще больше практического опыта управления вы найдете у резидентов бизнес-сообщества Московское Деловое Собрание.
Воспользуйтесь первым тестовым месяцем, чтобы привить себе привычки правильного управления и убедиться в том, что они работают лично.