Контроль - одна из ключевых компетенций руководителя.
Правильный контроль дает возможность руководителю эффективно управлять бизнес-процессами, отслеживать работу сотрудников, следить за выполнением поставленных задач и принимать меры по улучшению производительности. В некоторых случаях регулярный менеджмент способствует усилению связей между руководителем и его командой, так как работники видят заинтересованность руководителя в процессах, его способность обнаруживать проблемы и недочеты, а также оказывать помощь в их решении, заботясь о качестве работы и достижении общих целей.
Сегодня у руководителей есть большой выбор инструментов для различных методов контроля, начиная от традиционных способов записи задач в блокнот или на бумагу, более современных цифровых методов с использованием электронных таблиц или цифровых заметок (to-do листов), и заканчивая профессиональными системами учета и специализированным программным обеспечением. Однако все эти методы требуют постоянного внимания и регулярного обновления записей, статусов и мониторинга выполнения работ.
Чат - бот ассистент, надежный инструмент руководителя в регулярном менеджменте.
Использование чат-бот ассистента для руководителя - это прекрасный способ улучшить регулярный менеджмент и повысить исполнительскую дисциплину команды. Рассмотрим несколько способов учета задач, поставленных руководителем, и как чат-бот может помочь автоматизировать этот процесс.
Способ №1. Электронная таблица (excel).
При использовании электронных таблиц для контроля задач и поручений руководители обычно применяют стандартные столбцы для ведения учета:
- Тема и описание задачи.
- Исполнитель.
- Срок до которого нужно выпонить задачу.
- Статус выполнения.
- Отчет исполнителя.
и другие необходимые для бизнес-процессов данные.
С любой электронной таблицей руководителю или сотрудникам приходится работать самостоятельно. Необходимо входить в нее, обновлять данные, фиксировать результаты. Это требует времени и дисциплины заполнения.
Чат-бот, основанный на сервисе dinabot.com, способен автоматически обновлять данные в таблице. Он не пропустит опрос сотрудников в установленное время, работает круглосуточно и без выходных, что дает руководителям возможность сосредоточиться на более важных задачах.
Способ 2. Канбан система.
Канбан - организация системы, позволяющая реализовать принцип "точно в срок". Метод управления, который помогает улучшить рабочий процесс и повысить его продуктивность. Он основан на визуальном представлении задач и их последовательном исполнении. Однако и для этого метода необходимо регулярно обновлять данные и фиксировать результаты.
Сервис dinabot.com предоставляет возможность создавать множество канбан-досок и устанавливать взаимодействие между ними в соответствии с заданным сценарием. Как и в табличном представлении, чат-бот регулярно проводит опросы сотрудников по статусам и перемещает карточки в соответствии с обновленными статусами.
Способ 3. Календарь.
Календарь - ценный инструмент для руководителя, помогающий эффективно управлять временем и задачами. С помощью календарного управления отслеживается планирование встреч и мероприятий, сроки выполнения, последовательность и готовность к следующему этапу работ.
Внедрив чат-бот для контроля команды на сервисе dinabot, руководитель может использовать сразу три способа для контроля задач в одном месте.
- Настроить список задач в таблице.
- Визуализировать построенный список на канбан-доске.
- И отметить контрольные точки в календаре.
Построив сценарий чат-бота для регулярных опросов сотрудников, руководитель полностью делегирует рутинный процесс сбора и обновления данных боту.
Чат-бот самостоятельно опрашивает сотрудников, обновляет статусы, собирает отчет по задаче, перемещает карточку на канбан-доске, резервирует время в календаре, ставит напоминание и информирует об этом, а также сообщает команде и руководителю о возникающих проблемах или невозможности выполнения задач.
Чат-бот работает без остановок, не нуждаясь в отдыхе или больничных.
Как работает чат-бот ассистент построенный на dinabot
- Сформируйте на сервисе уникальную базу данных, которая будет соответствовать вашему процессу контроля. Вы можете использовать готовые шаблоны, но более эффективным будет создание процесса, который наиболее прост и удобнен именно для вас и вашей команды.
- Чат-бот для Telegram Messenger. В случае с сервисом dinabot это проще, чем зарегистрировать почту. Вам нужно лишь создать токен в BotFather Telegram и соединить его одним кликом с базой. Сервис полностью интегрирован с Telegram, никакие сторонние дополнения интеграции не нужны. Telegram - отличная платформа для ботов, во-первых, Telegram используют более 60 миллионов человек в России. В большинстве случаев каждый сотрудник использует Telegram Messenger как для личных, так и для рабочих целей.
- Построить логику автоматизации процесса и диалоговый сценарий чат-бота. Сервис dinabot - это no-code инструмент, который позволяет любому, даже без опыта в программировании разработать нужное решение.
dinabot.com - это уникальный конструктор, сочетающий в себе мощные электронные таблицы с широкими возможностями управления данными, разнообразие в визуализации (канбан, диаграммы, календарь, текст, фотографии, геометки и другие) и чат-бот конструктор.
4. Внедрение решения в повседневную работу вашей команды. Автоматизация любого процесса в бизнес-команде - это всегда сложный процесс. Не всем нравится принимать и использовать новые инструменты в уже сложившейся деятельности. Пользователи dinabot отмечают, что со временем чат-бот, помогающий в регулярном менеджменте, становится неотъемлемой частью команды, и его польза очевидна как для руководителей, так и для сотрудников.
Преимущества, которые руководители отметили после внедрения цифрового ассистента.
Мы перечислим только некоторые из очевидных преимуществ, которые позволяют руководителям значительно повысить эффективность регулярного менеджмента.
- Автоматизация рутины. Ранее на заполнение таблиц или учетных систем уходило много времени, требовалось входить в интерфейс систем, что не всегда возможно, поскольку часть команды может находиться не рядом с компьютером, а большинство систем или электронные таблицы не адаптированы для использования на мобильных устройствах.
dinabot.com позволяет взаимодействовать с системой через Telegram.
- Обновление и изменение данных в соответствующих разделах, задачах и карточках своевременно и регулярно. Часть пользователей отмечает, что некоторые задачи выполняются вне офиса или без доступа к компьютеру, и после обновления данных контекст, предоставляемый сотрудником, может быть потерян или забыт. Чат-бот позволяет вносить отчет или обновлять данные на месте в реальном времени. Сотрудник обращается к боту через Telegram и вносит необходимые данные для отчетности, не требуя доступа к системе.
Сотрудникам нравится использовать телеграм-бота для регулярного менеджмента, потому что им не нужно разбираться в интерфейсе какой-либо системы или часто обращаться к Excel-файлам для обновления статуса или написания отчета. В любое время они могут обратиться к телеграм-боту и внести необходимые изменения.
3. Повышение исполнительской дисциплины. Регулярные опросы и напоминания по текущим задачам стимулируют сотрудников к выполнению работы. Люди осознают, что никто не забудет о поручении с конкретным сроком выполнения. Забыть, пропустить или отложить на потом не получится, так как бот будет опрашивать до тех пор, пока задача не будет выполнена, а после выполнения уведомит руководителя.
4. Сохраняет время на проверку и формирование отчета. Система автоматически формирует отчет по заданному сценарию, отправляет его нужным пользователям и информирует о контрольных точках.
Чат-бот для малого и среднего бизнеса: доступность и эффективность.
Чат-боты стали неотъемлемой частью бизнеса, особенно для малых и средних предприятий. Раньше использование ботов было прерогативой только крупных компаний, но теперь, благодаря no-code инструментам, таким как dinabot, разработка и внедрение ботов стали доступны каждому. Боты могут выполнять не только диалоговую функцию, но и управлять сценариями, что требует минимального вовлечения в администрирование системы. Руководители получают регулярные отчеты без необходимости постоянной работы с системой, а сотрудники работают только в Telegram.
Использование dinabot.com может существенно упростить процесс контроля поручений и повысить эффективность работы вашей команды.
Разработка решения для контроля задач и поручений займет около 10 часов работы, а эффект от внедрения руководитель увидит в количестве выполненных задач, а бизнес в целом - в увеличении оборота и прибыли.