Реальность далека от идеала — внешние обстоятельства могут разрушить планы, сроки сорваны, задачи забываются, а команда не справляется или работает недостаточно эффективно. Что делать, если у предпринимателя несколько проектов одновременно, как уследить за всем и получить желаемый результат?
Прежде всего проекты состоят из множества элементов, включая технические задания, внезапные новые задачи и многое другое. Когда всё это разбросано по разным местам, в жизни возникает хаос и непредсказуемость. Такой же хаос возникает в офисе в целом и в головах сотрудников.
«Нельзя держать всё в голове. Для управления крупным проектом просто необходимы инструменты контроля» — Louis Fried (эксперт в области управления информационными технологиями и информационными системами, автор книг).
Если у вас несколько проектов в бизнесе одновременно, важно найти баланс и организовать процесс:
1. Приоритизация
Когда у вас несколько проектов, важно определить, какие из них требуют первоочередного внимания. Для этого оцените каждый проект по двум основным критериям: важность и срочность. Важность касается стратегической значимости проекта для вашего бизнеса — например, проект, который напрямую влияет на доход или расширяет рынок сбыта.
Срочность, в свою очередь, связана с временными рамками: проекты, имеющие жесткие дедлайны, должны быть выполнены в первую очередь. Используйте матрицу Эйзенхауэра, чтобы разделить проекты на четыре категории (срочные/важные, несрочные/важные и т. д.), и сосредоточьтесь на тех, что окажут наибольшее влияние на успех вашего бизнеса.
2. Делегирование
Делегирование — это ключевой навык, позволяющий вам не только распределить рабочую нагрузку, но и эффективно управлять несколькими проектами одновременно. Определите задачи, которые могут быть выполнены другими членами вашей команды, и передайте их тем, у кого есть необходимые навыки и опыт. Помните, что делегирование — это не просто распределение задач, но и доверие к своей команде. Создайте чёткие инструкции, установите ожидания и обеспечьте регулярную обратную связь, чтобы задачи выполнялись качественно и в срок.
3. Планирование и тайм-менеджмент
Для каждого проекта разработайте подробный план, который включает ключевые этапы, сроки выполнения и распределение ресурсов. Используйте специализированные инструменты для управления проектами, такие как Trello, Asana или Monday.com, которые позволяют отслеживать прогресс, устанавливать задачи и сроки, а также обмениваться информацией с командой. Разбейте проекты на более мелкие задачи, чтобы легче отслеживать выполнение и своевременно вносить коррективы.
4. Фокус на ключевых задачах
При работе над несколькими проектами легко увязнуть в мелочах и упустить из виду главное. Чтобы избежать этого, определите ключевые задачи, выполнение которых критично для успеха каждого проекта. Старайтесь не распыляться на выполнение всех задач одновременно. Сосредоточьтесь на тех, которые имеют наибольшее значение и требуют вашего непосредственного участия. Используйте правило Парето (80/20), чтобы определить 20% задач, которые приносят 80% результата, и сосредоточьтесь на их выполнении.
5. Регулярный мониторинг
Постоянный контроль и мониторинг — важные элементы в управлении несколькими проектами. Запланируйте регулярные проверки каждого проекта, чтобы убедиться, что все идет по плану и никаких ключевых задач не упущено. Это может быть еженедельный или ежемесячный обзор, в зависимости от сложности и объема проекта.
Регулярный мониторинг позволяет вовремя выявить проблемы, которые могут замедлить выполнение, и принять меры для их устранения. Также это помогает поддерживать команду в курсе прогресса и мотивирует на дальнейшую работу.
Управление несколькими проектами одновременно — это вызов, требующий дисциплины, четкого планирования и умения расставлять приоритеты. Начните с определения ключевых задач для каждого проекта и сконцентрируйтесь на тех, которые имеют наибольшее влияние на успех бизнеса.
Делегируйте второстепенные задачи своей команде, чтобы освободить время для стратегически важных решений. Используйте инструменты для планирования и мониторинга, чтобы держать все под контролем и вовремя вносить корректировки. Главное — регулярно оценивать прогресс и фокусироваться на главном, чтобы продвигать каждый проект вперед.
Еще больше практического опыта по работе над проектами есть у резидентов бизнес-сообщества Московское Деловое Собрание.
Оставляйте заявку и присоединяйтесь к МДС на 1 тестовый месяц. Действуйте сегодня, чтобы завтра ваш бизнес процветал!