Компания Brandy работает на рынке рекламно-сувенирной продукции с 2010 года и сотрудничает с ведущими европейскими и российскими поставщиками и производителями, такими как Portobello, Hidea, FARE, Oasis, Stan, Xindao, Проект 111 и Адъютант. Компания занимается прямыми поставками востребованной сувенирной продукции китайского производства, включая шариковые ручки, рюкзаки, сумки, бутылки для воды, термосы и органайзеры с беспроводной зарядкой. У компании есть собственный склад, а в 2020 году был открыт крупнейший шоурум в Беларуси с более чем 1500 образцами. В 2023 году компания вышла на крупнейшие российские маркетплейсы, такие как Wildberries и Ozon.
С ростом компании Brandy увеличились товарооборот и количество сотрудников, а также появились новые бизнес-процессы, что усложнило логистику и вызвало проблемы с контролем документооборота и отгрузок.
Для решения этих проблем возникла необходимость внедрения системы, которая могла бы контролировать все процессы и упростить взаимодействие между клиентами, поставщиками и менеджерами. Система должна была позволять ставить задачи и автоматически отправлять письма пользователям.
После анализа рынка популярных CRM-систем на территории СНГ, предпочтение было отдано Битрикс24 (в сравнении с AmoCRM и RelailCRM), так как в этой системе представлены практически все инструменты для работы бизнеса. Работа над проектом началась в 2018 году и продолжалась с перерывами около двух лет.
Что было сделано
- Контроль документов: оптимизация процесса обработки и подписания документов, улучшение коммуникации с клиентами и партнёрами.
- Учет складов: управление остатками товаров на разных складах, отслеживание движения товаров и формирование коммерческих предложений на основе актуальных данных.
- Отгрузка счетов частями: решение для ситуаций, когда товары отгружаются или оплачиваются частями, что позволяет оптимизировать процесс и улучшить управление сделками.
- Работа менеджеров с логистическими компаниями: автоматизация процесса сбора заказов и оптимизации заказов для логистических компаний, что сокращает время и усилия менеджеров.
- Анализ работы компании: настройка отчётов для отслеживания скорости выполнения сделок, поставок товаров и работы с логистическими компаниями, выявление узких мест и потерь времени.
Так же была проведена синхронизация данных с 1С 7.7: обеспечение менеджеров информацией о статусе оплаты счетов и синхронизации контрагентов и контактов между системами, что упрощает работу менеджеров.
Результаты работы для компании
- Увеличение скорости обработки заказов на 65%.
- Упрощение анализа складских запасов и движения товаров.
- Улучшение контроля документооборота.
- Экономия времени менеджеров для работы с нестандартными заказами.
Основная проблема заключалась в отсутствии чётко прописанных бизнес-процессов, особенно в области доставки продукции. Индивидуальный подход к каждому клиенту является основой работы компании Brandy. Это касается различных аспектов, таких как:
- различные типы договоров (рамочные, фактические);
- различные способы оплаты (аванс, по факту, частичная оплата, отсрочка, постоплата);
- логистика.
У компании Brandy имеются различные виды продукции:
- продукция на складе, доступная для покупки любым клиентам;
- продукция на складе, зарезервированная для определённой компании;
- продукция на складе, ранее зарезервированная для компании, которая отказалась её выкупать, и теперь она может быть продана другой компании;
- продукция в процессе доставки или таможенного оформления, уже проданная клиенту;
- продукция, заказываемая от определённого объёма. Если клиент хочет 25 единиц товара, а минимальный объём заказа составляет 100 единиц, менеджеры часто ищут покупателей оставшихся 75 единиц.
Сложности возникают также с брендированием продукции и нанесением логотипов. Основная проблема заключается в том, что единичное нанесение логотипов невозможно, и для этого требуются определённые объёмы. Например, клиенту необходимо нанести логотип на 20 ручек. Минимальная партия для такого вида нанесения составляет 100 штук, причём на один и тот же тип ручек. Таким образом, необходимо собрать сборные заказы от клиентов, чтобы получить 100 или более штук, даже с различными логотипами.
Внесение всех этих нюансов в стандартную CRM было невозможным из-за большого количества исключений.
Ещё одной сложностью был каталог. Для выставления счёта все товары должны быть в каталоге той же CRM. До этого они находились в 1С, и требовалось их перенести. Было проведено много работы, чтобы определить, имеется ли данный товар на складе, находится ли он в процессе доставки или уже размещён на складе, но забронирован.
Smart-процессы, доступные в Битриксе, оказались весьма полезными. Эта функция позволяет разделить один счёт на несколько подсчётов без создания дополнительных воронок. Это может быть полезно, например, когда одна позиция уже отгружена, а другая всё ещё в пути. Раньше бухгалтерам и менеджерам приходилось держать в уме информацию о статусе заказа и оплате счетов. Теперь каждую подсделку можно закрывать отдельно.
Для каждой сделки теперь есть статус заказа. Это помогает менеджерам отслеживать комплектацию продукции и логистику. Бухгалтеры могут отслеживать оплату счетов в режиме реального времени. Менеджеры по логистике видят, сколько товара нужно дозаказать в зависимости от количества, указанного в счёте.
Этапы работы
- Сбор требований и описание бизнес-процессов.
- Начало работы: создание контактов и лидов в CRM.
- Углубление в создание сделок и отслеживание документооборота.
- Корректировка замечаний в процессе работы.
Что уже сделано
- отстроены ключевые процессы взаимодействия с клиентами;
- фиксируются и распределяются все обращения, заказы и оплаты;
- отслеживается результат работы по каждому клиенту;
- упрощён и улучшен процесс сбора заказов по каждому вендору.
Что ещё предстоит сделать
- Создание лидов: рассмотреть возможность ограничения создания лидов с определённых почтовых ящиков для удобства распределения между менеджерами.
- Аналитика: сосредоточиться на визуализации отчётов и их детализации для лучшего понимания ситуации.