Ранее, на этом канале мной было описана информация по выбору кассового аппарата. В статье я описывал какое оборудование существует и для чего его удобно использовать. Ниже же будет описан процесс выбора фискального накопителя и регистрации кассового аппарата.
Не путайте ФН и ФР!
Напоминаю:
ФН - фискальный накопитель. (Оборудование)
ФР - фискальный регистратор. (Касса)
Что такое ФН.
Фискальный накопитель (далее ФН) - это часть оборудования, обязательная для установки в кассовый аппарат для регистрации вашего кассового аппарата. Этот накопитель отвечает за шифрование кассовых пробитых кассовых чеков, их хранения в собственном архиве и также, как и сама касса, за отправку чеков в налоговую.
Таким образом, ФН имеет ограниченное количество памяти, которого хватает на 250000 чеков. Также имеет внутренний шифратор и специальный разъем. Во всех кассах имеется специальный разъем для установки данного компонента. Потому к стоимости любой кассы добавляется стоимость ФН, помимо стоимости лицензии ОФД. Потому необходимо помнить, что недостаточно просто купить кассовый аппарат. Об этом вам сообщит любой менеджер, отвечающий за продажу кассового оборудования.
Также ФН имеют ограничения по сроку работы. И, введу этого ограничения, имеется два вида ФН:
1. ФН на 36 месяцев - это фискальный накопитель, который имеет срок работы в три года с момента регистрации.
Такие ФН можно ставить:
1.1. Юридическим лицам и ИП на ОСНО, которые оказывают услуги. При этом:
1.1.1. Не являются платежным агентом (Субагентом).
1.1.2. Не используют автономный режим.
1.1.3. Не используют спецрежим.
1.2. Юридическим лицам и ИП, которые работают на УСН, ПСН, ЕСХН, при этом:
1.2.1. Не являются платежным агентом (Субагентом).
1.2.2. Не используют автономный режим.
1.2.3. Не продают подакцизные товары. (Со списком подакцизных товаров можно ознакомиться по данной ссылке)
2. ФН на 15 месяцев - это фискальный накопитель, который имеет срок работы с пятнадцать месяцев с момента регистрации.
Такие ФН нужно ставить:
1.1. Юридическим лицам и ИП на ОСНО, реализующие товары.
1.2. Юридическим лицам и ИП на ОСНО, использующих спецрежим.
1.3. Юридическим лицам и ИП, являющиеся платежным агентом (Субагентом).
1.4. Юридическим лицам и ИП, кассовые аппараты которых работают в автономном режиме.
1.5. Юридическим лицам и ИП, которые реализуют в рознице подакцизные товары. (Со списком подакцизных товаров можно ознакомиться по данной ссылке)
Если, по всем правилам вам можно поставить ФН на 36 месяцев, но вы хотите поставить ФН на 15 месяцев, то вы можете поставить себе ФН на 15 месяцев без каких-либо дополнительных действий.
Если же вам положено поставить ФН на 15 месяцев, а вы поставите ФН на 36 месяцев, то такой ФН проработает только 15 месяцев, а после автоматически заблокируется. Потому не стоит путать фискальные накопители.
Какие проблемы могут возникнуть при работе фискального накопителя
Не уходят чеки
Возможно, пропало соединение с интернетом. Советуем позвонить провайдеру и узнать, нет ли сбоев на линии.
Но даже если связь пропала, кассир может продолжать оформлять продажи. Информация о них сохранится на фискальном накопителе и будет передана в ОФД, как только появится соединение.
Заблокирован накопитель
Частая причина — чеки не передаются в ОФД, потому что нет интернета. В таком случае чек хранится в накопителе до 30 дней. Если соединение не восстановится и данные не будут переданы до конца этого срока, касса заблокируется. Информация будет сохранена на фискальном накопителе.
Проверить количество неотправленных чеков можно в отчете о закрытии смены. В графе «Количество непереданных ФД» должен стоять «0». Если другое число — посмотрите на дату, с которой чеки перестали отправляться.
Используется неподходящий ФН
Если использовать накопитель, который не подходит под вашу СНО, можно попасть под административную ответственность (ч. 4 ст. 14.5 КоАП РФ). Придется заплатить штраф от 5 000 до 10 000 рублей.
Как заменить фискальный накопитель
Фискальный накопитель меняют, когда истекает его срок службы или заполняется память.Когда подойдет срок замены фискального накопителя, касса сообщит об этом. В «Отчете о закрытии смены» появится строчка «Ресурс ФН менее 30 дней» или «Память ФН заполнена». Заменить фискальный накопитель можно самостоятельно. Для этого сформируйте отчет о закрытии фискального накопителя, после чего извлеките устройство из кассы и замените его на новый.
Кассу с новым накопителем необходимо перерегистрировать. Это можно сделать на сайте ФНС.
Старый фискальный накопитель нужно хранить 5 лет.Если вы опасаетесь сделать что-то неправильно, пригласите инженера сервисного центра.
Где купить фискальный накопитель
Купить фискальный накопитель можно в любой компании, занимающейся обслуживанием онлайн-касс.
Как проверить накопитель
В 54-ФЗ четко определены требования к фискальному накопителю. Проверить купленную модель можно в Реестре фискальных накопителей либо через сервис проверки по заводскому номеру на сайте ФНС. Это поможет не нарваться на штрафы от налоговой — за применение онлайн-кассы, которая не соответствует закону.
Немного о чеках.
То, как выглядит чек, также регламентируется законодательством. Потому ваш кассовый аппарат необходимо обновлять до последней версии прошивки, чтобы система имела самые актуальные данные о том, как формировать чек.
Это называется форматом фискальных данных (или ФФД).
Поддержка форматов фискальных данных (ФФД)
Онлайн-кассы могут передавать в ФНС информацию в разных форматах. На текущий момент действуют форматы ФФД 1.05, ФФД 1.1. и ФФД 1.2. Чем новее формат, тем больше используемых реквизитов и сложнее структура документа.
Регистрируя новую кассу или новый фискальный накопитель после 6 августа 2021, убедитесь, что фискальный накопитель имеет обозначение «М» в названии. А касса включена в реестр для работы с форматом ФФД 1.2.
Если установлен ФН-М и вы работаете с маркированными товарами, убедитесь, что ККТ переведена на работу с ФФД 1.2.
Если установлен ФН без пометки «М» до 6 августа 2021, продолжайте работать в прежнем режиме до окончания срока действия фискального накопителя. Затем купите новый ФН-М и перерегистрируйте кассу.