Зачастую кажется, что ни на что не хватает времени. Особенно сложно распределять свои задачи детям. Сейчас мы опишем несколько простых техник эффективного управления временем, которые могут помочь с этим вопросом.
Начнем с техники 1-3-5. Одним из эффективных подходов к управлению временем является правило 135. Согласно этому правилу, в течение дня вы можете выполнить одну большую задачу, три средние и пять мелких. Такой подход позволяет вам постепенно разгрести завалы, не переутомляясь и успевая в срок. Самое главное тут расставить приоритеты: в первую очередь нужно выполнить самые важные задачи. Это касается и всех остальных техник тайм-менеджмента.
Пример использования: У Дарса очень много задач и он никак не может выбрать, какие из них важнее. Поэтому он решает сегодня воспользоваться техникой 1-3-5: 1 большая задача – написать статью для журнала, 3 задачи поменьше – написать 3 небольших поста в разные соц сети и 5 маленьких задач – ответить на письма, забрать пальто из химчистки, позвонить маме, почитать книгу и оплатить счета. Так Дарс сможет эффективно провести день.
Техника Pomodoro или техника помидор. Эта система разработана для того, чтобы помочь сосредоточиться и контролировать время, затраченное на задачи. Вы ставите таймер на 25 минут и фокусируетесь на работе. По истечении 25 минут делается 5-минутный перерыв, а затем цикл повторяется. После четырех циклов следует получасовой перерыв. Кстати, таймер называется «помидорным» потому, что Франческо Чирилло вначале использовал небольшой кухонный таймер в виде помидора. Кому подходит эта техника: метод универсален. Может пригодиться кому угодно, когда нужно долго делать монотонную работу — например, убраться дома, написать статью или отчёт, подготовиться к экзамену.
Поедание лягушек. «Съесть лягушку» — значит найти самую крупную и важную задачу из своего списка дел и выполнить её до конца. При чём тут это земноводное? Такая задача обычно не только большая и трудоёмкая, но и неприятная. За неё не хочется браться, и чем труднее кажется дело, тем дольше мы его откладываем. При этом задача важна для работы или для вас лично и срыв сроков опасен. Брайаном Трейси, создатель этого метода, считал, что когда вы выполните самую неприятную и сложную задачу дня, вам станет легче и настроение улучшится.
А сейчас поговорим про автофокус. Эта система планирования, разработанная Марком Форстером, подходит творческим людям. Вы записываете все свои дела в список без определенного порядка. Затем выбираете задачи, которые нужно сделать как можно скорее, и приступаете к ним. После решения насущных задач переходите к более приятным делам. Если что-то осталось незаконченным, переносите это в конец списка и вернитесь к нему позже. Этот способ подходит творческим людям, которым тяжело следовать строго определённому плану. А также тем, кто предпочитает интуитивный подход рациональному. Но когда нужно чётко соблюдать сроки и есть много внешних обязательств, «Автофокус» может не подойти.
Другой интересный способ - Канбан.
Этот японский метод помогает визуализировать рабочий процесс. Изначально его придумали на заводе тойота. Вы используете доску для стикеров или менеджер дел, чтобы отслеживать, что нужно сделать, что уже делается и что уже сделано. Задачи перемещаются между столбцами в зависимости от их статуса.
Сколько столбцов будет в канбане — зависит от ваших задач. Например, столбцом может быть отдельный этап проекта или производственного цикла. Так метод позволяет отслеживать, как выполняются задачи.
Большой плюс канбана — наглядность. Но его можно сделать ещё удобнее и нагляднее — с помощью маркерной доски и стикеров. На доске чертите таблицу, а на стикерах пишете дела, которые надо сделать. В течение дня стикеры переклеиваете из одного столбца таблицы в другие. Канбан, кстати, можно комбинировать с другими системами тайм-менеджмента, например с временными блоками.
И напоследок обсудим Принцип Парето. Он довольно прост в своей основе. Принцип Парето, также известный как правило 80/20, - это теория, утверждающая, что 80 процентов финального результата выполненной задачи или работы определяется 20 процентами приложенных усилий. То есть 20% стараний равно 80% результата.
Вот несколько примеров принципа Парето в действии:
- 20 процентов сотрудников обеспечивают 80 процентов результатов работы компании.
- 20 процентов рабочего времени одного сотрудника дают 80 процентов его результатов.
- 20 процентов ошибок в программном обеспечении приводят к 80 процентам сбоев программного обеспечения.
- 20 процентов инвестиций компании приносят 80 процентов ее инвестиционной прибыли.
Этот принцип назван в честь итальянского экономиста Вильфредо Парето. В 1906 году Парето отметил, что 20 процентам населения Италии принадлежало 80 процентов собственности. Он предположил, что это соотношение можно найти во многих других сферах, и выдвинул теорию, что соотношение 80 на 20 может указывать на закон природы.
В 1940-х годах теорию Парето поддержал доктор Джозеф Джуран, американский инженер-электрик. Именно доктор Джуран решил назвать соотношение 80/20 "принципом Парето". Применение принципа Парето к бизнес-показателям помогает отделить "жизненно важное меньшинство" (20 процентов сотрудников, которые оказывают наибольшее влияние на работу компании или проекта) от "частично полезного большинства" (остальные 80 процентов).
Одним из применений принципа Парето является правило 96 минут, согласно которому работники умственного труда должны ежедневно посвящать себя своим наиболее важным задачам на этот период времени, чтобы повысить производительность.
Это были несколько простых техник тайм-менеджмента. Конечно, их гораздо больше, также существует огромное количество приложений для оценки времени, таких как:
- TickTick
- Google календарь
- Any.do
- Focus To-Do
- Forest
- Sectograph и др.
Как выбрать подходящий именно вам способ? Заходите на платформу Юнби и смотрите курс “Тайм-менеджмент: научись управлять своим временем”.
Большое спасибо, что прочитали нашу статью! Подписывайтесь на Юнби, чтобы узнавать больше полезной информации!