Когда-то письма, всем известно,
Почтовый голубь доставлял...
Хотелось бы немного поговорить про организацию своего почтового ящика. Я очень люблю сервисы Яндекс. Почтовый ящик у меня тоже там.
Прежде всего я настроила картинку-логотип своего ящика и добавила подпись, которая автоматически вставляется в каждое письмо:
Далее во входящих письмах важно организовать папки. У меня это выглядит следующим образом:
- Управление (там хранятся все письма, связанные с деятельностью моего собственного ИП, например, коммерческие предложения)
- ЭДО (сюда «сыпятся» письма от сервиса 1 С ЭДО – по факту это мусор)
- 1 С отчетность (приходят оповещения о требованиях налоговой)
- и папки по клиентам: ООО …. И т.д.
К каждой созданной папке задаем правило, это значит, что от заданного адреса письма автоматически попадают в нужную папку:
Далее нужно указать почтовый адрес, с которого письма должны быть размещены в этой папке.
После того, как письмо мой прочитано и все необходимые действия совершены (счет оплачен, документ проведен в 1С), я ставлю метку на письмо «отработано».
Так я понимаю, что почта мной разобрана и задачи выполнены. Не приходится снова по нескольку раз перерабатывать свой почтовый ящик.
Ну и на последок, завершая заметки про почту – пару слов о правилах общения…
Во-первых, в каждом письме тема письма обязательна!
Во-вторых, даже, если вы просто отправляете по просьбе какой-то документ, обязательно напишите хоть что-нибудь: «Добрый день, Иван, документы по запросу во вложении.» Никогда не отправляйте пустое письмо с вложениями.
В-третьих, у каждого письма должна быть подпись: кто направил письмо и его контактные данные. Если вы настроили почтовый ящик в самом начале, то такая подпись автоматически будет добавлена снизу сообщения. Если ящиком пользуется несколько человек, то можно добавить несколько подписей, тогда вашему помощнику останется только выбрать свою подпись и добавить ее.