Рассмотрим еще пять несложных правил, соблюдение которых поможет избежать ненужных трат на закупки, и подведем итоги.
Правило 6. Мониторьте состояние запасов ТМЦ
Если у вас будут данные о наличии на складах:
🟢 взаимозаменяемых номенклатурных позиций ТМЦ;
🟢 сверхнормативных запасах ТМЦ;
🟢 неликвидных запасах ТМЦ,
вы сможете правильно определить потребность в закупках.
Анализ взаимозаменяемых номенклатурных позиций позволит избежать закупки таких видов ТМЦ, аналоги которых уже есть на складах компании. Своевременное выявление сверхнормативных запасов предотвратит закупки лишних объемов ТМЦ. А зная о наличии и динамике неликвидных запасов, вы сможете реализовать их и использовать освободившиеся денежные средства на закупки действительно необходимых компании ТМЦ.
Правило 7. Контролируйте эффективность загрузки транспорта доставки ТМЦ
Достаточно часто при закупке ТМЦ неэффективно используется транспорт (для доставки заказа от склада поставщика до склада компании-покупателя) — машина загружена не полностью, выбран нерациональный маршрут, а компания тратит деньги на логистические расходы.
Чтобы этого избежать, необходимо прописать во внутреннем регламенте по закупкам ТМЦ правило о том, что при оформлении заказа на доставку закупленного ТМЦ вес груза должен быть не менее 75 % от грузоподъемности транспортного средства.
Кроме того, целесообразно закрепить условие о том, что если по одному и тому же маршруту оформлены заказы у нескольких поставщиков, то на доставку ТМЦ от поставщика в первую очередь должен выделяться транспорт, который позволяет за один рейс перевезти максимальный объем закупок — затраты на один рейс машины грузоподъемностью в 15 т априори будут меньше (табл. 4).
Как видим, при доставке партии ТМЦ весом 15 т расходы на один рейс при использовании одного большегрузного автомобиля более чем в два раза меньше, чем при использовании для перевозки этой же партии трех машин меньшей грузоподъемностью.
Правило 8. Используйте возможности договорных условий поставки ТМЦ
Старайтесь при заключении договора с поставщиком в разделе с условиями доставки прописывать, что «заказ ТМЦ доставляется транспортом поставщика по адресу, указанному покупателем». Так вы сократите расходы по приемке товара на складе поставщика и избежите затрат на пустой пробег транспорта компании до склада поставщика.
Торговые компании при оформлении этого условия в договоре в качестве адреса доставки могут указать склад своего покупателя и тем самым сэкономить на погрузо-разгрузочных работах, необходимых при доставке заказа ТМЦ от склада поставщика до склада компании-покупателя.
Правило 9. Используйте возможности договорных условий отсрочки оплаты за поставку ТМЦ
Любая компания может сэкономить, получив отсрочку платежа за поставку. В первую очередь это относится к компаниям, которые для закупок используют заемные средства: отсрочка платежа позволяет избежать этого и тем самым сэкономить на процентах за использование кредита.
Руководитель экономической службы должен при выборе такого условия оплаты в договоре поставки согласовывать только такую отсрочку платежа, которая действительно позволяет сэкономить, поскольку большинство поставщиков, предоставляя отсрочку, повышают договорную цену поставки.
Пример расчета для определения эффективности использования отсрочки платежа с целью экономии расходов на закупку — в табл. 5.
При заданных в расчетной таблице параметрах наценки поставщика за предоставление отсрочки платежа, длительности отсрочки в днях и среднегодовой ставки банковского кредита покупателю более выгодно оформить договор поставки с предоставлением отсрочки, чем оплачивать закупку по факту поставки.
Правило 10. Мотивируйте персонал службы снабжения минимизировать затраты на закупку ТМЦ
Включите в мотивационную модель сотрудников службы снабжения как премии за соблюдение правил эффективной закупки, так и штрафные санкции за их нарушение. Практика показывает, что при такой постановке вопроса служба снабжения не только работает в рамках установленных правил, но даже начинает проявлять творческий подход в деле экономии затрат на закупку, поскольку часть экономии направляется на премирование самих сотрудников.
Хорошо себя зарекомендовали также разовые именные премии для сотрудников службы снабжения, которые смогли предложить новые способы экономии затрат на закупки или более эффективные варианты уже применяющихся методов экономии.
Регламентируем правила эффективной закупки ТМЦ
Заключительный момент организации эффективно работающей системы закупок ТМЦ — регламентирование всех принятых компанией правил закупки. Если эти правила будут применяться выборочно и в зависимости от решений отдельных сотрудников компании, они будут влиять на экономию затрат гораздо меньше, чем ожидалось.
Обратите внимание!
Только четкое описание порядка действий и ответственности сотрудников, а также критериев приемлемого для компании результата может гарантировать, что процесс закупок ТМЦ будет осуществляться в компании с соблюдением установленных правил, а все их нарушения будут своевременно выявлены и не останутся без внимания руководства.
Внутренние регламенты по процессу закупок ТМЦ можно строить примерно в такой иерархии:
1. Документы, определяющие общую концепцию закупок ТМЦ в компании
и перечень правил, которые применяются в целях экономии затрат на закупки (Положение о системе закупок в компании).
2. Документы, детализирующие методику процесса закупок ТМЦ и способы обеспечения выполнения правила эффективных закупок (Процедура закупок ТМЦ, Регламент работы с договорами поставки, Правила мониторинга закупочных цен на рынке и т. д.).
3. Документы, определяющие роль, действия и ответственность сотрудников компании за соблюдение методики процесса и правил проведения закупок ТМЦ (должностные инструкции сотрудников, Положение о мотивации службы снабжения, Инструкция по оценке эффективности работы сотрудников и т. п.).
Выводы
Во-первых, у любой компании есть возможности сэкономить при закупке ТМЦ, которые можно реализовывать как по отдельности, так и в комплексе;
Во-вторых, работа по экономии средств всегда строится по трем основным направлениям:
1) минимизация закупочной цены единицы ТМЦ;
2) оптимизация объема закупок ТМЦ;
3) снижение операционных расходов на закупку ТМЦ.
В-третьих, наибольший успех в экономии средств при закупке ТМЦ компания достигает через мотивацию сотрудников службы снабжения на соблюдение правил эффективной закупки ТМЦ.
В-четвертых, для того чтобы процесс закупки ТМЦ по максимуму соответствовал установленным в компании правилам, необходимо регламентировать их внутренними документами в области закупок.
А. А. Гребенников, главный экономист ГК «Резон»
Статья опубликована в журнале "Справочник экономиста" (№ 3 за 2018 г.)