Ключевые вопросы:
Как минимизировать закупочные цены на ТМЦ?
Как оптимизировать объем закупок ТМЦ?
Как минимизировать расходы на снабжение и логистику?
Как регламентировать правила эффективной закупки ТМЦ?
Бизнес-процесс закупок товарно-материальных ценностей (ТМЦ) любой компании имеет как риски нерационального использования денежных средств, так и возможности экономии этих средств. Соответственно, чем больше компания, тем значительнее сумма неоправданных расходов или возможной экономии денежных средств при закупке ТМЦ.
Риски неэффективной траты денег на закупки можно минимизировать через систему финансового контроля над обоснованностью таких расходов, а сэкономить при закупке ТМЦ — регламентируя сам закупочный процесс.
Затраты на закупку ТМЦ состоят из собственно расходов на приобретение ТМЦ и расходов, связанных с обеспечением процесса закупки — снабженческих и логистических.
В свою очередь, расходы на приобретение ТМЦ рассчитываются путем умножения количества единиц ТМЦ на закупочную цену одной единицы.
3 направления экономии затрат на снабжение:
✍️ Минимизация закупочной цены единицы ТМЦ.
✍️ Оптимизация объема закупок ТМЦ.
✍️ Минимизация снабженческих и логистических расходов, связанных с закупками ТМЦ.
Чтобы достичь наибольшего эффекта экономии, можно применять такие проверенные на практике методы, как:
- подбор выгодных условий поставки ТМЦ;
- расчет оптимальных запасов ТМЦ;
- сокращение операционных расходов на закупки;
- мотивация сотрудников службы закупки.
Закупки ТМЦ должны осуществляться строго в соответствии с утвержденными в компании правилами, самые эффективные из которых мы и рассмотрим далее.
Правило 1. Консолидируйте закупки, чтобы получить максимальную скидку
Практически все поставщики ТМЦ предоставляют покупателям скидки в зависимости от количества или суммы ТМЦ. Поэтому можно значительно сэкономить на закупках, если применять укрупнение заказов, причем как во внутренних, так и внешних вариантах.
Внутренняя консолидация заказа применяется, если компания систематически заказывает ТМЦ. Она подходит производственным компаниям.
Пример 1
Компания производит кондитерские изделия. Для производства ей еженедельно необходимо закупать 2500 кг сахара. У поставщика действует система скидок, согласно которой при заказе от 3000 кг предоставляется скидка в 5 %, от 6000 кг — 8 %, от 9000 кг — 10 %.
Соответственно, если компания укрупнит заказ до 10 000 кг и будет производить закупки не каждую неделю, а один раз в месяц, то она получит 10-процентную скидку от закупочной цены, тогда как при еженедельной закупке скидка ей вообще не предоставляется.
Однако здесь нужно учесть и дополнительные расходы компании на хранение крупной партии сырья. Чтобы рассчитать экономический эффект от укрупнения заказа, из суммы скидки вычтем эти дополнительные расходы. Расчет экономии по консолидации закупок сахара представлен в табл. 1.
Согласно данным расчета при укрупнении заказа на поставку сахара комбинат ежемесячно будет тратить на закупку на 30 000 руб. меньше, чем при еженедельном заказе этого сырья. Но при этом на 15 000 руб. возрастут расходы по хранению крупной партии на складе компании.
Таким образом, реальное снижение затрат на закупку сахара составит 15 000 руб. в месяц, что соответствует 5 % от текущих расходов на закупку при оформлении еженедельного заказа.
Внешняя консолидация заказов ТМЦ предполагает кооперацию с другими компаниями — как внутри группы компаний, так и со сторонними компаниями.
В этом случае для того, чтобы получить максимальный эффект экономии, компания-покупатель должна оформить агентские договоры с другими компаниями, в которых будет указано что они поручают покупателю осуществить закупки ТМЦ за его счет с последующим возмещением стоимости закупки и выплатой агентского вознаграждения. Такая схема закупок подходит всем компаниям и может применяться как для постоянных, так и разовых закупок ТМЦ.
Пример 2
Компании требуется закупить спецодежду на сумму, равную 1 500 000 руб.
Согласно ценовой политике поставщика скидки от базовой цены предоставляются покупателям только при заказах от 2 000 000 руб.
Чтобы сэкономить, компания-покупатель заключила агентские договоры по закупкам спецодежды с двумя компаниями-партнерами и укрупнила заказ до 5 000 000 руб. Это дало ей право на получение от поставщика 10-процентной скидки.
При таком варианте консолидации заказа покупатель кроме суммы предоставленной скидки получает еще и дополнительный доход в виде агентского вознаграждения, которое согласно договорам составляет 2,5 % от суммы закупок для партнеров.
Экономия компаний-партнеров — 7,5 % (10 % скидки от поставщика – 2,5 % агентское вознаграждение компании-покупателю).
Итоги расчета экономии при использовании агентских договоров — в табл. 2.
Данные табл. 2 наглядно показывают, насколько выгодна для покупателя консолидация заказов с помощью агентского договора: он получил не только скидку от поставщика в размере 150 000 руб., но и дополнительный доход в виде агентского вознаграждения в сумме 87 500 руб.
Общий эффект снижения затрат на закупку спецодежды для компании-покупателя равен 237 500 руб.
Правило 2. Постоянно отслеживайте ценовые предложения рынка
Необходимо анализировать динамику цен на рынке, чтобы своевременно определить, кто из поставщиков предлагает самые низкие цены при аналогичных качественных характеристиках ТМЦ, и использовать наиболее выгодные с точки зрения экономии ценовые предложения на рынке. Кроме того, периодический мониторинг цен на рынке позволит избежать закупок ТМЦ по завышенным ценам.
Правило 3. Используйте сезонные скидки и акции
Если компания в своей деятельности использует ТМЦ, которые имеют ярко выраженный сезонный спрос, то она может прилично сэкономить, если будет оформлять закупки во время сезонных скидок и акций.
Обратите внимание!
Если приобретенные ТМЦ будут использоваться не сразу, а только после определенного периода, для расчета экономии по закупкам из суммы полученной скидки нужно вычесть сумму расходов компании на хранение ТМЦ на складе.
В табл. 3 показан пример расчета экономии при закупках строительных материалов перед зимним сезоном.
Правило 4. Поддерживайте деловые связи с представителями поставщиков
Хорошие деловые связей с представителями поставщиков тоже помогут сэкономить на закупках ТМЦ. Для этого у каждой компании есть достаточно широкий перечень возможностей — сувенирная продукция, подарки к дню рождения, предоставление продукции или услуг по льготным ценам, приглашения на корпоративные мероприятия и т. д. Как следствие — компания-покупатель заранее получает информацию о повышении отпускных цен, изменениях в скидочной программе, проведении рекламных акций, распродаж и т. п. Компания сможет сэкономить, если сделает заказ до повышения отпускной цены или, наоборот, отложит его до начала рекламной акции или распродажи ТМЦ.
Правило 5. Нормируйте запасы ТМЦ
Так вы не допустите закупки излишних объемов и, во-первых, не будете отвлекать из хозяйственного оборота денежные средства, а во-вторых, избежите ненужных запасов ТМЦ, которые вполне могут перейти в неликвиды.
К чему приводит несоблюдение этого правила — пример из практики.
Личный опыт
На комбинате приняли решение выпускать новую продукцию. Служба снабжения получила заявку на закупку сырья и материалов, в числе которых были этикетки. Снабженцы обратились в полиграфическую фирму, где им сообщили, что при заказе от 10 тыс. штук закупочная цена одной этикетки снизится на целых 15 %.
Поскольку нормирования запасов ТМЦ на комбинате не производилось, то и решение о закупке партии этикеток принимал отдел снабжения, который заказал именно 10 тыс. штук и получил при этом обещанную скидку.
В результате закупочная цена этикетки снизилась с 10 до 8,50 руб. Казалось бы, компания сэкономила при закупке 15 000 руб. (10 000 × (10 – 8,50)).
Однако впоследствии выяснилось, что изначально планировалось выпустить только 5000 ед. новой продукции, чтобы оценить ее востребованность на рынке и в случае успеха продолжить производство.
По факту продаж рентабельность выпуска и реализации данной продукции оказалась крайне низкой, производить ее больше не стали. А это значит, что оставшиеся пять тысяч этикеток стали неликвидными запасами ТМЦ.
Таким образом, отсутствие нормирования запасов ТМЦ обернулось для комбината потерями при закупке этикеток в размере 42 500 руб. (5000 × 8,50) при экономии на первой половине партии в 7500 руб. (5000 × (10 – 8,5)).
Если нормировать запасы ТМЦ, риск подобных потерь сводится практически к нулю, так как заказы в этом случае формируются с учетом утвержденных норм. Размер заказа ТМЦ при этом рассчитывается по формуле:
Заказ ТМЦ = Производственная потребность в ТМЦ – Остаток ТМЦ на складе + Норматив запасов ТМЦ.
А. А. Гребенников, главный экономист ГК «Резон»
Статья опубликована в журнале "Справочник экономиста" (№ 3 за 2018 г.)