Введение…………………………………………………………………………..3
4. Понятие юридической силы документа. Требования к оформлению организационно-распорядительной документации (в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003). Понятие реквизита, бланка документа. Виды бланков, требования к бланкам документов. Реквизиты, применяемые для изготовления бланков…………………………………………………………………………….4
14. Дайте определение служебного письма. Перечислите известные вам разновидности деловых писем.
34. Оформите служебное письмо.
44. Оформите приказ по основной деятельности со всеми реквизитами.
Заключение
Список литературы
Введение
Документы фиксируют каждый шаг жизни людей, начиная с момента рождения, поступления в школу, затем в специальное среднее или высшее учебное заведение, на работу. В них зафиксирован брак и развод, уход человека из жизни.
В документах отражается и учитывается деятельность организации: заключение договоров, ведение бухгалтерских, кадровых, учётных, распорядительных и других документов. При проверке работы организации проверяют прежде всего документы, в которых деятельность организации зафиксирована.
Составление, оформление документов и организация работы с ними регламентированы законодательными и нормативно-методическими актами, знание и выполнение которых обязательны для каждого, имеющего дело с документами.
4. Понятие юридической силы документа. Требования к оформлению организационно-распорядительной документации (в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003).
Понятие реквизита, бланка документа. Виды бланков, требования к бланкам документов. Реквизиты, применяемые для изготовления бланков
Юридическая сила документа - это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления [4, c.57].
ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению управленческих документов, которыми фиксируются решения организационных вопросов, вопросов управления органов государственной власти, предприятий и организаций независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности.
Изображение герба помешают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации и с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Например, Государственный герб Российской Федерации предусмотрен на бланках документов органов государственной власти РФ.
Эмблему организации или ее товарный знак размещают на бланке организации в соответствии с ее уставом. Эмблема может иметь самое разнообразное изображение, которое обязательно регистрируется в установленном порядке. Изображение эмблемы располагают на уровне наименования организации или по центру верхнего поля. Однако эмблему не воспроизводят, если на бланках уже были размешены изображения Государственного герба Российской Федерации или герба субъекта Российской Федерации.
Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)
Код формы документа Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
Наименование организации должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Сокращенное наименование организации указывается в скобках под полным наименованием на отдельной строке. Над наименованием организации может быть указано сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации. Автором документа может быть филиал, структурное подразделение, должностное лицо, представляющее организацию. В этом случае данные об авторе указываются ниже наименования организации и располагаются на отдельной строке.
Наименование вида документа должно соответствовать компетенции организации и содержанию управленческого действия. Наименование вида документа не указывают в служебном письме. Оформляют реквизит прописными буквами и выделяют полужирным начертанием шрифта (ПРИКАЗ, ДОГОВОР и др.).
Дата документа - обязательный реквизит, обеспечивающий юридическую силу документа. Датой документа может быть дата его подписания (приказ, служебное письмо), утверждения (инструкции), самого события, которое зафиксировано в документе (акт, протокол). Дату документа проставляет должностное лицо, подписывающее его, или секретарь при регистрации. На документах, составленных совместно несколькими организациями, датой является наиболее поздняя дата их подписания. Дат на документе может быть несколько. Основной считается дата подписания документа.
Регистрационный номер документа - проставляется при регистрации внутренних и исходящих документов. Реквизит состоит из порядкового номера документа, проставляемого в течение календарного года, других регистрационных индексов, принятых в организации. На документах, составленных совместно несколькими организациями, проставляются порядковые регистрационные номера, присвоенные документу каждым автором. Их проставляют в порядке указания авторов в документе (слева направо) через косую черту.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа- реквизит включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. На бланках для служебных писем этот реквизит указывается вслед за датой и регистрационным номером документа. В служебном письме может не быть заголовка к тексту, если автор делает ссылку на номер и дату поступившего документа.
Место составления или издания документа - этот реквизит указывают в том случае, если невозможно по реквизиту «Наименование организации» определить место составления или издания документа.
Адресат - реквизит присутствует в справочно-информационных документах: письмах, докладных и объяснительных записках, справках и др. В качестве адресатов могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.
Гриф утверждения документа - особый способ введения документа в действие. Он проставляется на некоторых видах актов, договоров, инструкциях и др. документах. Документы утверждаются руководителем организации или изданием распорядительного документа. При утверждении документа должностным лицом гриф должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ, должности лица, утверждающего документ, личной подписи, расшифровки подписи и даты утверждения. Если документ утверждается распорядительным документом, то гриф состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, наименования утверждающего документа, его даты и номера.
Резолюция - это надпись на документе, выполненная должностным лицом и содержащая указания к действию. Резолюция должна быть конкретной по содержанию и краткой по форме. В резолюции указывается исполнитель, содержание поручения, срок исполнения. Резолюция подписывается должностным лицом, в конце резолюции ставится дата.
Заголовок к тексту - краткое изложение содержания документа, он облегчает и ускоряет регистрацию документов. Письма-ответы, имеющие ссылку на дату и номер входящего документа, заголовка могут не иметь. Заголовок должен согласовываться с названием документа. Он отвечает на вопросы: о чем (о ком)? или чего (кого)? Заголовок располагают перед текстом документа. Длина строки заголовка не превышает 28 знаков. На бланках организаций место для заголовка обычно обозначено ограничительными отметками для границы зоны реквизита.
Отметка о контроле - проставляется на документах, взятых на контроль исполнения. Отметку делают от руки или специальным штампом «контроль».
Текст является основной частью документа. Информация, изложенная в тексте, должна быть достоверной и аргументированной. Ее излагают в краткой и убедительной форме. Тон текста служебных документов должен быть нейтральным. Тексты служебных документов могут оформляться в виде связного текста, анкеты, таблицы, в виде соединения этих структур. Текст документа может быть посвящен одному вопросу (в простых документах) иди нескольким (в сложных документах). Документ может состоять из одной или более частей. Наиболее часто встречается текст, состоящий из двух частей, когда в первой части излагаются факты и события, послужившие причиной для составления документа, а во второй части излагаются выводы, просьбы, предложения, решения и т.п.
Отметка о наличии приложения - оформляется в документе, имеющем приложение. Этот реквизит располагается после текста документа перед реквизитом «Подпись». Слово «Приложение» пишут в единственном числе. На документах приложениях, дополняющих и поясняющих содержание основного документа, в правом верхнем углу пишут слово «приложение». При наличии нескольких приложений они нумеруются.
Подпись - обязательный реквизит любого документа, обеспечивающий его юридическую силу. Подписывают управленческие документы руководители организации, их заместители. Несколько подписей ставят на документах в том случае, если за содержание документа ответственность лежит на нескольких должностных лицах. Документы, составленные комиссией, подписывают все члены комиссии, протоколы - председатель коллегиального органа и секретарь. Документы, утверждаемые руководителем организации (инструкции, положения и др.), некоторые справочно-информационные документы (докладные записки, справки и др.) подписывают должностные лица, составившие документы, ответственные за их подготовку. Реквизит состоит из названия должности, личной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия).
Гриф согласования документа - этим грифом оформляется внешнее согласование документа, которое может осуществляться с подчиненными и неподчиненными организациями, с общественными организациями, с органами госконтроля и надзора, с вышестоящими органами. Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи и даты согласования. При согласовании документа с коллегиальным органом или при согласовании, осуществляемом письмом, гриф согласования включает в себя название документа, его дату и номер.
Визы согласования документа используют для внутреннего согласования проектов документов и при ознакомлении с документами. Внутреннее согласование проекта документа может проводиться с финансовыми подразделениями организации, с юридической службой, исполнителями и т.д. Реквизит включает в себя подпись визирующего, расшифровку подписи и дату, а при необходимости - должность визирующего. Реквизит «Визы согласования документа» располагают ниже реквизита «Подпись» на последнем листе первого экземпляра документа. На исходящих документах визируются экземпляры, которые остаются в организации.
Оттиск печати. Печать организации удостоверяет подлинность подписи должностного лица. Печать проставляется на документах, содержащих сведения финансового характера, на документах, удостоверяющих права лиц (штатное расписание, доверенности). Ставят печать таким образом, чтобы она затрагивала часть наименования должности лица, подписавшего документ. На некоторые документы печать ставят на специально обозначенное место (м.п.) - место печати.
Отметка о заверении копии. Правильность соответствия копии документа подлиннику оформляется специальной отметкой о заверении копии. Эта отметка включает в себя заверительную надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи и дату заверения. Этот реквизит располагается ниже реквизита «Подпись». Копии документов в некоторых случаях заверяются печатью организации.
Отметка об исполнителе. Реквизит включает в себя фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Эта отметка дает возможность адресату связаться с непосредственным исполнителем документа, что убыстряет подготовку управленческого решения.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело Включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующие о его исполнении, или краткие сведения об исполнении, слова «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ, подпись исполнителя документа или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ, дату проставления отметки.
Отметка о поступлении документа в организацию При поступлении документа в организацию на нем проставляется регистрационная отметка. Она может быть выполнена от руки или проставлена с помощью специального регистрационного штампа. Реквизит содержит название организации, порядковый номер входящего документа и дату его поступления (иногда указываются часы и минуты поступления документа).
Отметка для автоматического поиска документа – эта отметка содержит имя файла, код оператора, другие поисковые данные, устанавливаемые в организации [1, c.143].
Реквизит - обязательный элемент оформления официального документа. Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов - реквизитов.
Бланк - вид полиграфической продукции, представленный в виде стандартного бумажного листа определённого формата с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной информации.
В организациях обычно применяются следующие виды бланков [3, c.208]:
- общий бланк;
- бланк письма;
- бланк конкретного вида документа.
- должностной бланк
- бланки структурных подразделений.
Каждый вид бланков имеет определенный набор реквизитов. Реквизиты общего бланка документа включают: герб (для организаций, имеющих на это право), эмблема организации, наименование вышестоящей организации (если имеется), наименование организации, трафаретные части реквизитов «дата» и «номер документа». На бланке могут проставляться ограничительные уголки для реквизитов «гриф утверждения», «заголовок к тексту», «отметка о контроле».
Общий бланк документов организации используется для составления любых видов документов (кроме писем).
Бланк письма содержит следующие обязательные реквизиты: герб (для организаций, имеющих на это право), эмблема организации, наименование вышестоящей организации (если имеется), наименование организации (структурного подразделения), справочные данные об организации, трафаретные части реквизитов «дата», «номер документа» и ссылки на них.
На бланках письма ограничительные уголки ставят для реквизитов «адресат», «заголовок к тексту» и «отметка о контроле».
Бланк конкретного вида документа (за исключением письма) составляется на основе общего бланка и содержит реквизит «наименование вида документа».
Должностной бланк используется для составления документов руководителя предприятия. На нем вместо наименования организации указывается должность ее руководителя.
14. Дайте определение служебного письма. Перечислите известные вам разновидности деловых писем
Служебные письма - обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и предприятиями, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь [3, c.213].
Служебные письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности.
Задачи языка деловой переписки – обеспечить объективное отношение к излагаемым фактам, отразить строго логическую последовательность изложения, целесообразное количество информации.
Изложение каждого аспекта содержания следует начинать с нового абзаца, который служит показателем перехода от одной мысли к другой.
Язык деловой переписки должен обладать следующими чертами: нейтральность тона изложения, надличностный характер изложения, унификация, типизация речевых средств и стандартизация терминов, повторяемость отдельных языковых форм на определенных участках текста документа.
Содержание письма должно быть кратким, аргументированным, обеспечивать точное, однозначное и объективное восприятие содержащейся в нем информации.
Служебные письма в современном делопроизводстве, отправляемые из учреждения, делятся на две группы инициативные и ответные. Если письмо является ответом, составитель указывает дату и номер инициативного документа, на который он отвечает (реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату документа»).
В зависимости от содержания и назначения различают следующие виды писем: гарантийное письмо, информационное письмо, сопроводительное письмо, письмо-извещение, письмо - напоминание, письмо-приглашение, письмо-подтверждение и другие виды писем.
Таким образом, служебное письмо - самый распространенный вид деловых документов.
34. Оформите служебное письмо. Издательский дом «Жизнь». 123456, Москва, Большой Переяславский пер., д.12. Тел. (495) 987-45-89 Факс (495) 456-34-56 р/с № 8967546 в Октябрьском отделении АБ «Москва». Председателю комитета по образованию администрации Тюменской области г-ну Соловьеву В. Г. Сообщаем, что издательский дом «Жизнь» согласно Вашей заявке-спецификации готов поставить учебную литературу по программе среднего полного общего образования на сумму в 1,5 (полтора) миллиона рублей. В связи с этим просим Вас заключить договор на выполнение взаимозачетов по реализации бензина с нефтяной компанией «Интер Плюс», имеющей лицензию на реализацию бензина. Приложение: договор на 8 л. в 1 экз. Генеральный директор К. И. Краснов
44. Оформите приказ по основной деятельности со всеми реквизитами. Томский государственный университет. Приказ о научно-исследовательской работе на летний период. В соответствии с планом научно-исследовательской работы на 2016/2017 учебный год приказываю: 1. Направить в период летних каникул научную экспедицию для изучения языка и фольклора народов Севера. 2. Заведующую кафедрой русского языка и литературы, кандидата филологических наук, доцента Скворцову А. А. назначить руководителем экспедиции. 3. Руководителю экспедиции Скворцовой А. А. представить развернутый план работы экспедиции на заседание Ученого совета 18.05.2017. 4. Контроль за исполнением приказа возложить на секретаря Ученого совета Коваленко Ф. П. Ректор университета П. В. Горелов
Заключение
Для нормального функционирования и развития любой организации необходимо постоянно владеть как оперативной, так и стратегической информацией в соответствующей области деятельности.
Под информацией обычно понимают совокупность сведений, показателей, данных, требуемых для описания того или иного явления или процесса.
Информация может быть бездокументной (устной) и документированной, то есть зафиксированной на каком-либо носителе (бумажном, магнитном и др.).
Процесс фиксирования информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием управленческой деятельности.
Таким образом, документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Список литературы
1. Абуладзе Д.Г. Документационное обеспечение. - М.: Юрайт, 2023. -375 с.
2. Грозова О.С. Делопроизводство. - М.: Юрайт, 2023. - 132 с.
3. Кузнецов И.Н. Делопроизводство. - М.: Дашков и Ко, 2022. - 405 с.
4. Чернова О.А. Делопроизводство. - М.: КноРус, 2024. - 168 с.
5. Шувалова Н.Н. Основы делопроизводства. - М.: Юрайт, 2020. - 429 с.