КРІ — ключевой показатель эффективности бизнеса.
Если просто, это любые показатели результативности наших усилий по достижению цели. Повышение продаж на 20 % в следующем месяце, привлечение 1000 новых клиентов или улучшение качества обслуживания на 30 % — всё это можно считать ключевыми показателями эффективности (KPI).
KPI обязательно должен быть количественным и отвечать на вопрос: «Какую измеримую цель необходимо достичь за определённый период?».
То есть не просто увеличить прибыль на 2 миллиона рублей, а достичь этой цели за шесть месяцев.
KPI помогает оценить эффективность сотрудников и проанализировать работу компании.
Если опираться на KPI, можно оценить успешность бизнеса и определить, нужно ли что-то менять в его стратегии. Традиционные финансовые показатели не всегда могут дать полное представление об эффективности и успешности бизнеса.
Во многих компаниях анализ и сравнение финансовых данных происходит в конце определённого периода или этапа. Поэтому часто финансовые показатели запаздывают и сообщают о том, что уже произошло. KPI же должны помочь увидеть то, что произойдёт, а не только то, что уже произошло.
Как выбрать нужные КРІ для своего бизнеса?
Выбор подходящих KPI для вашего бизнеса — ключевой момент, от которого зависит успех внедрения KPI.
Неверные показатели не предоставят чёткого представления о происходящем и не позволят вывести бизнес на новый уровень. Более того, компания может потерять деньги и создать напряжённую атмосферу в коллективе.
Смысл KPI полностью зависит от задачи, которую нужно решить. Без понимания задачи все показатели становятся бессмысленными.
Давайте начнём с определения цели. Для этого ответьте на следующие вопросы:
- Какой результат мы хотим получить?
- Почему считаем этот результат важным?
- Как на него можно повлиять?
- Как будем измерять прогресс?
- Что будет служить индикатором достижения результата?
- Кто будет отвечать за результат?
- Как часто мы планируем оценивать результаты?
Хорошие показатели чётко демонстрируют эффективность процесса или близость результата: количество новых клиентов, объём выручки, текучесть кадров за период, количество нового персонала, успешно прошедшего испытательный срок, и так далее.
Плохие показатели — это показатели с высокой степенью субъективности и неоднозначной интерпретацией: своевременность выполнения задач, качество системы управления, уровень удовлетворённости главного менеджера.
Для создания системы качественных показателей эффективности необходимо выполнить семь основных шагов. В результате вы получите отчёт или информационную панель с реальными данными и целями.
Внедрение KPI и отчётов
Внедрение KPI — сложный и длительный процесс. Часто новые схемы работы вызывают отторжение, поэтому важно, чтобы в разработке системы KPI участвовала вся компания.
KPI следует вводить постепенно.
Для начала стоит понаблюдать за реакцией сотрудников — если они негативно относятся к этой идее, лучше не торопиться.
Параллельно с внедрением KPI необходимо провести разъяснительную работу и обучение.
Как правило, интерес возникает, когда люди видят реальную ценность полученных данных.
1. Создание вовлечённости.
Привлечь все заинтересованные стороны к процессу создания дерева KPI. Объясните, какие изменения в работе могут произойти. Проведите встречи, где люди смогут открыто обсудить проблемы, связанные с внедрением KPI и отчётов.
2. Обоснование необходимости показателей.
Объясните команде, что показатель X должен быть измерен, иначе компания обанкротится, потеряет клиентов или столкнётся с проблемами с регулирующими органами.
Покажите, что сбор данных приносит реальную пользу. Приведите актуальные и убедительные примеры из жизни, которые были решены с помощью этого подхода.
3. Устранение препятствий.
Необходимо максимально упростить жизнь тем, кто будет работать с данными и влиять на результат работы. Четко определите процесс, которому человек или команда должны следовать, и создайте простую шпаргалку по KPI для каждого типа пользователей.
4. Публичная демонстрация важности системы KPI.
Убедитесь, что руководство позитивно настроено и поддерживает процесс внедрения KPI.
5. Формирование полезных привычек.
Для формирования привычек требуется время. Люди должны научиться автоматически, без лишних сомнений собирать и анализировать данные, от которых зависит система KPI.
Сделайте так, чтобы смотреть на показатели было так же сложно, как не смотреть на свой телефон в поисках сообщений или не просматривать ленту в социальных сетях.
10 важных мыслей о KPI
1. Никакие ключевые показатели эффективности (КРІ) не будут работать без чёткой бизнес-стратегии.
2. КРІ измеряют общее состояние и результативность бизнеса, предоставляя информацию о росте компании и достижении поставленных целей.
3. Хороший КРІ отвечает на вопрос: «Какая измеримая цель должна быть достигнута за определённый период?» и показывает эффективность процесса.
4. Контрольный список — вспомогательное средство для перечисления задач или действий, которые должны быть выполнены в течение определённого периода.
5. Важно описывать КРІ и давать им названия так, чтобы трактовка была однозначной, чтобы избежать лишних домыслов и недоразумений.
6. Проблемы с коммуникацией могут привести к провалу проектов, поэтому необходимо определить заинтересованные стороны и распределить ответственность.
7. Дерево КРІ помогает преобразовать общие громоздкие цели в конкретные видимые показатели и распределить их по группам в чёткой иерархии.
8. Внедрение системы КРІ возможно только тогда, когда все сотрудники понимают цели ключевых показателей и знают, как их измерять.
9. Составление карты процессов позволяет чётко видеть все этапы и задачи проекта, а также понимать, кто за что отвечает.
10. Достаточно отслеживать не более 5-7 показателей для каждого направления работы компании, так как слишком большое количество КРІ может привести к перегруженности и путанице.