Каждый месяц работодатели ведут специальный документ – табель учёта рабочего времени. В нём отражают, когда каждый сотрудник приходил на работу и уходил, брал ли отпуск или болел. Вести документ обязательно. В статье рассказываем, зачем нужен табель, какие бывают виды табелей и как его правильно заполнять.
А если у вас нет времени читать текст целиком, переходите в пункт «Статья за 30 секунд» — собрали там ключевые тезисы.
Что такое табель учёта рабочего времени и для чего он нужен
Табель учёта времени, которое отработал каждый сотрудник, обязаны вести все работодатели. Это требование Трудового кодекса РФ. В документе фиксируют все изменения в рабочем графике сотрудника: явки, неявки, отпуска, больничные, время прихода и ухода. Также на его основе рассчитывают зарплату, страховые взносы, составляют отчёты для надзорных органов.
Табель могут проверить Государственная инспекция труда, Социальной фонд России и Налоговая служба. Цель таких проверок – проконтролировать правильность расчёта зарплаты и страховых взносов.
Хранить табель учёта рабочего времени нужно хранить минимум 5 лет. Это касается большинства работников. А если работник трудился на вредном или опасном производстве, срок хранения может быть увеличен до 50 лет, или 75 лет для табелей, которые закончены до 2003 года. Это связано с тем, что данные о таких работниках могут понадобиться для подтверждения профессиональных заболеваний или расчета льгот.
Хотя работодатели обязаны вести табель, он полезен и для задач бизнеса. Например:
Контролировать соблюдение трудового режима. Документ помогает отслеживать явки и неявки сотрудников и своевременно исправлять ситуацию, если режим нарушается.
Защищать интересы компании и работников. Точно заполненный табель является надёжным доказательством при возникновении трудовых споров. Например, он подтверждает стаж и другие трудовые права сотрудников.
Какую форму табеля выбрать
Есть две формы табелей, которые утвердил Госкомстат: Т-12 и Т-13. Выбор формы табеля зависит от нескольких факторов: специфики организации, системы оплаты труда, требований внутреннего документооборота и законодательства. Рассмотрим подробнее, чем они различаются.
На что ещё обратить внимание при выборе:
- Система оплаты труда. Для разных систем оплаты труда могут потребоваться разные формы табеля.
- Графики работы. Если у вас нестандартные графики работы, например, сменные или гибкие, может потребоваться более детальная форма табеля.
- Автоматизация процесса. Если вы используете программное обеспечение для учёта рабочего времени, то форма табеля должна соответствовать возможностям этой программы.
Если ни одна из типовых форм не подходит полностью под нужды компании, она может разработать свою. Главное, чтобы она не противоречила законодательству. В форму нужно включить обязательные реквизиты: наименование организации, ФИО сотрудника, даты, коды видов работ, количество отработанных часов и т.д.
Как заполнять табель
Табель заполняется за каждый календарный месяц. В него вносят информацию обо всех сотрудниках. Для обозначения различных видов работ, причин отсутствия и других данных используются специальные коды, о них расскажем в следующем разделе.
Рассмотрим, как заполнить табель, на примере формы Т-12.
Шаг 1. Оформите шапку. Укажите название организации, структурное подразделение, ФИО, должность сотрудника и табельный номер — он присваивается при приёме человека на работу. Нужно внести данные обо всех сотрудниках, кроме тех, кто привлекается по договорам гражданско-правового характера (ГПХ).
Шаг 2. Заполните строки для каждого дня месяца:
- Код вида работы: проставьте соответствующий код для каждого дня. Например, «Я» – явка, «Б» – больничный.
- Количество отработанных часов: укажите точное количество часов, которое сотрудник отработал за день. Сверхурочные часы указываются отдельной строкой.
- Причина отсутствия: если сотрудник отсутствовал, укажите причину. Например, отпуск, больничный и т.д.
Шаг 3. Пропишите итоговые данные. В конце табеля подсчитайте общее количество рабочих дней, отработанных часов и дней отсутствия по различным причинам.
Шаг 4. Проставьте подписи. Табель должен быть подписан сотрудником, ответственным за его ведение, и руководителем структурного подразделения.
Для сотрудников, которые работают по сменному графику, могут использоваться дополнительные коды или специальные графы в табеле. Если человек работает неполный день, это также отражается в табеле. Отгулы тоже фиксируются в документе.
Введите дополнительную графу в табель учёта рабочего времени для сотрудников, занятых во вредных условиях. Отмечайте в ней часы, отработанные во вредных условиях, кодом «ВР». Это необходимо для правильного оформления документов для начисления страховых взносов и подсчёта льготного стажа.
Какие коды использовать в табеле
Условные обозначения для учёта рабочего времени не зафиксированы, поэтому работодатели могут использовать как буквенные коды, так и их цифровое обозначение на выбор.
Набор кодов может варьироваться в зависимости от организации. Вот наиболее распространённые:
- Я или 01 — работа в дневное время;
- Н или 02 — работа в ночное время;
- В или 26 — выходные дни и нерабочие праздничные дни;
- ДО или 16 — отпуск без сохранения заработной платы;
- ОТ или 09 — ежегодный основной оплачиваемый отпуск;
- Б или 19 — временная нетрудоспособность с назначением пособия;
- ОВ или 27 — дополнительные оплачиваемые выходные дни, например, по уходу за ребёнком-инвалидом;
- К или 06 — командировка;
Полный перечень доступен в постановлении Госкомстата РФ от 05.01.2004.
Что грозит, если не вести табель
За отсутствие табеля учёта рабочего времени организацию могут оштрафовать на сумму от 30 до 50 тыс. руб., а должностное лицо – от 1 до 5 тыс. руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). При повторном нарушении штрафы будут больше.
Статья за 30 секунд
Табель учёта рабочего времени сотрудников – это обязательный документ для любой организации. По табелю можно отследить, кто и сколько времени работал, были ли опоздания или прогулы.
Существуют две формы табеля. Форма Т-12 универсальная и подходит для большинства организаций. Форма Т-13 упрощённая и используется, когда учёт рабочего времени ведется отдельно от расчёта заработной платы.
Табель оформляется для каждого месяца, в нём указывают информацию обо всех работниках.
Если не вести табель, или вести его неправильно, можно получить штраф. Его размер зависит от тяжести нарушения.
