Оплачиваемый отпуск предоставляется всем работникам, независимо от того, работают ли они по совместительству или на полставки. Организация отпусков сотрудников является важной задачей кадрового специалиста. Рассмотрим основные этапы и ключевые аспекты, которые необходимо учитывать при оформлении отпусков.
Продолжительность отпуска
Количество дней отпуска зависит от стажа работы, категории работника и условий труда. В общем случае продолжительность основного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней в год. Для некоторых категорий работников предусмотрен удлиненный отпуск. Например, для работающих инвалидов отпуск составляет 30 календарных дней, а для работников моложе 18 лет — 31 календарный день. Также удлиненные отпуска предусмотрены для педагогов, ученых, врачей и госслужащих.
Помимо основного отпуска, работодатель должен предоставлять дополнительные оплачиваемые отпуска работникам с особыми условиями труда. Например, при работе в районах Крайнего Севера, за ненормированный рабочий день, а также за вредные или опасные условия труда. Работодатель может предусмотреть и другие случаи предоставления дополнительных отпусков.
Отпуск без сохранения заработной платы предоставляется по заявлению работника. Трудовой кодекс (ст. 128) определяет случаи, когда неоплачиваемый отпуск должен быть предоставлен в обязательном порядке.
Право на отпуск
Право на отпуск зависит от стажа работы сотрудника у данного работодателя. У новых сотрудников оно возникает после шести месяцев непрерывной работы. Однако это не означает, что нельзя уйти в отпуск до истечения этого срока. По соглашению с работодателем работник может воспользоваться отпуском и раньше.
В дальнейшем отпуск предоставляется в любое время рабочего года согласно графику отпусков. В некоторых случаях работодатель обязан предоставить отпуск вне утвержденного графика по заявлению сотрудника. Например, это касается женщин, собирающихся в декрет, несовершеннолетних работников до 18 лет, в случае усыновления ребенка до 3 лет, совместителей, супругов военнослужащих, родителей детей-инвалидов и других категорий.
Важно учитывать все категории работников, имеющих льготы при выборе времени отпуска.
График отпусков:
Когда и на сколько сотрудник уйдет в отпуск, определяется графиком отпусков, который разрабатывается ежегодно. Рассмотрим порядок его составления:
1. Сбор информации. Соберите пожелания сотрудников относительно времени их отпусков. Разъясните, что ежегодный отпуск можно разделить на части, при этом одна из частей не может быть меньше двух недель.
2. Составление графика. На основе собранной информации составьте график отпусков, учитывая производственные нужды и баланс интересов работников. При планировании отпусков не забудьте учесть специфические условия труда на различных рабочих местах.
3. Утверждение графика. Согласуйте график с руководителем. График отпусков должен быть утвержден в середине декабря — не позднее чем за две недели до наступления нового года.
Доведение до сведения сотрудников.Ознакомление работников с графиком отпусков является обязательным. Уведомление сотрудников под роспись можно оформить в виде ведомости или организовать подписание с использованием электронной подписи, если в компании внедрена система кадрового электронного документооборота. Электронный кадровый документооборот упрощает процесс кадрового делопроизводства, снижает риск порчи или потери документов и экономит бюджет компании. Оптимизируйте кадровый документооборот вместе с Астрал iКЭДО.
Оформление отпуска
Рассмотрим подробнее процедуру оформления отпуска:
1. Уведомление и заявление. О предстоящем отпуске необходимо напомнить сотруднику за две недели до его начала. Если отпуск оформляется по графику, заявление работника не требуется. В случае незапланированного отпуска необходимо заявление работника для его оформления.
2. Подготовка приказа. На основании заявления или графика отпусков кадровый специалист подготавливает приказ о предоставлении отпуска. Приказ можно оформить в произвольной форме или использовать унифицированную форму Т-6. Приказ подписывается руководителем, и работник должен быть ознакомлен с ним под роспись.
3. Выплата. Отпускные можно выплатить одновременно с заработной платой, но важно соблюдать установленный срок — не позднее трех дней до начала отпуска. Если выплата произведена позже, работник может перенести дату начала отпуска, написав заявление.
4. Кадровый учет. Информация об отпуске заносится в личную карточку работника. На время отпуска в табеле учета рабочего времени делается соответствующая отметка.
Расчет отпускных
Одновременно с приказом производится расчет отпускных. Бухгалтерия выполняет расчет на основании данных, предоставленных кадровой службой.
Какая информация необходима для расчета?
1. Расчетный период. По умолчанию это 12 месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска. Для новых сотрудников, отработавших меньше года, расчетный период начинается с даты начала работы.
2. Исключение дней. Из расчетного периода исключаются дни отпусков, включая неоплачиваемые, больничные, командировки и другие периоды, когда оплата не производилась или производилась по среднему заработку.
3. Среднедневной заработок. Количество дней расчетного периода используется бухгалтерией для определения среднедневного заработка, который затем применяется для расчета суммы отпускных.
Отпускные облагаются НДФЛ и страховыми взносами.
Отчетность по страховым взносам, НДФЛ и другим налогам удобно сдавать с помощью решений от компании Астрал. Сервис Астрал Отчет 5.0 позволяет сформировать отчеты на любом устройстве с доступом к интернету, а затем своевременно отправить их в налоговую инспекцию и другие контролирующие органы. Сервис 1С-Отчетность — это привычный интерфейс программы учета с новыми возможностями, который позволяет отправить и контролировать все этапы сдачи отчетов.
Перенос или прекращение отпуска
В отдельных случаях отпуск может быть перенесен или досрочно прекращен. Рассмотрим несколько ситуаций:
1. Болезнь во время отпуска. Если работник заболел во время отпуска, он может, предварительно сообщив об этом работодателю, продлить свой отпуск на время болезни. Продление отпуска ограничено днями больничного. Если работник не оформляет больничный лист, продление отпуска не предоставляется.
2. Перенос отпуска по инициативе работодателя. В случае производственной необходимости очередной отпуск может быть перенесен на следующий год по инициативе работодателя, но только с согласия работника. Для работников младше 18 лет и тех, кто работает на вредных условиях, перенос отпуска не допускается.
3. Отзыв из отпуска. Иногда может потребоваться вызвать работника из отпуска. У сотрудника есть право отказаться прервать свой отпуск, и никаких санкций за это не предусмотрено. Отзыв из отпуска оформляется приказом или распоряжением руководителя. В дальнейшем, по заявлению работника, ему обязаны предоставить отпуск на неиспользованные дни прерванного отпуска. Нельзя прервать отпуск следующих категорий работников: беременные женщины, работники младше 18 лет и работники с вредными условиями труда.
Отпуск при увольнении
При оформлении увольнения сотрудника важно учесть, сколько дней отпуска он уже использовал. При увольнении по любым основаниям работнику должна быть выплачена компенсация за неиспользованный отпуск. Либо можно предоставить отпуск, при необходимости перенеся дату увольнения на соответствующее количество дней.
Иногда возникает обратная ситуация: к моменту увольнения работник использовал больше дней отпуска, чем ему полагалось за время работы. В этом случае оплата дней отпуска, использованных авансом, подлежит удержанию из финальных выплат работнику, с учетом ограничений, определенных в ст. 137 ТК. ст. 137 ТК.
Легко отчитаться по НДФЛ и страховым взносам поможет сервис Астрал Отчет 5.0. Работайте в привычной системе учета и сдавайте отчетность с любого рабочего места сразу за несколько компаний. Все отчеты тщательно проверяются перед отправкой в ИФНС. А если вам привычнее работать в программе «1С:Предприятие», воспользуйтесь модулем 1С-Отчетность. Для этого не требуется никакого дополнительного программного обеспечения, а подключиться к сервису можно с любой УКЭП.