Процесс должен приносить результат. Системы управления проектами или компанией - набор процессов. В погоне за созданием иллюзии контроля происходящего, есть любители наплодить формы (процессы на процесс). Чем больше форм, тем формальнее подход. И какой тогда результат?
Отсутствие реальных инструментов контроля и хаос в базах данных и коммуникациях - цена, которую платят за формальный подход.
Отчетные формы - источник информации, на основании которой принимаются решения. И чем быстрее подготовка, проще и понятнее структура - тем гибче управление результатом. Поиск элегантных решений, которые упростят жизнь - интересный и творческий процесс.
Какие задачи решает учетная форма?
Формат позволяет:
- Оценить качество сбора фактических данных с площадки.
- Рассчитать показатель условной выручки по видам работ.
- На основании графика производства работ сделать прогноз по выручке с учетом ранее не принятых работ заказчиком.
Как одной формой решить сразу 3 задачи?
Исходные данные (точка А)
Задача 1. Требуется внедрить процесс сбора и обработки фактических данных с площадки для того, чтобы повысить точность планирования выручки.
Задача 2. Контроль условной выручки. Разобраться по каким томам рабочей документации заказчик не принимает работы и почему.
Решение
Сделали учетную форму, которая позволяет переводить в стоимостные показатели фактические данные с площадки и сравнивать с принятыми заказчиком актами.
Что должно получиться?
Этапы сборки таблицы
Этап 1. Нам нужна стоимость по договору с заказчиком: сметы, расчет договорной цены или группировка по доходным статьям.
Группировка по доходным статьям используется, когда расчет договорной цены - полотно на 100500 позиций и вести учет так слишком утомительно, если не сказать больше. Поэтому разрабатывается структура доходной части и все 100500 объединяются по какому-то признаку - идентификатору операции или статье бюджета.
Стоимость работ по договору с заказчиком берется без: НДС и дополнительных коэффициентов, если это предусмотрено договором. Получаем чистую без всяких примесей базу. Если в какой-то момент повышающие коэффициенты начнут постоянно меняться, то рассчитать условную выручку будет сложно. Поэтому ничего лишнего!
В таблице - столбец "Стоимость работ (расчетно по договору с заказчиком) без коэффициента)
Этап 2. Берем все подписанные заказчиком акты. И также очищаем суммы от НДС и коэффициентов. Сравнивать нужно одинаковые базы.
В таблице - столбец "Сдано заказчику без коэффициента".
Этап 3. Нам нужен факт с площадки. Забираем расчетный процент выполнения. Проверяйте его регулярно, чтобы не было искажения данных и сравнивайте из месяца в месяц. На основании этого процента и будет производится перевод в деньги объема, который сделали.
В таблице - столбец "% реализации отдельных томов РД"
А дальше ловкость рук и никакого мошенничества.
Этап 4. Считаем сколько стоят в ценах заказчика работы, которые были сделаны. Для этого берем процент реализации и умножаем его на стоимость работ по тому РД. Вот и все. Даже калькулятор не пришлось доставать.
Этап 5. Считаем условную выручку, т.е. сколько мы не получили денег от заказчика. Каждая сумма - повод исследовать причины. Условная выручка - не всегда про плохого заказчика и нерадивых сотрудников. Бывает и так, что это следствие условий договора или технологического процесса. Например, заказчик принимает только в комплексе работы. И такая условная выручка - просто точка планирования выручки.
Все это прекрасно скажут те, кто дочитал до этого момента. А как это позволяет оценить качество сбора факта с площадки? Смотрим на картинку ниже.
Красное поле видите? Если расчетный процент факта с площадки дает оценку оперфакта в деньгах меньше, чем сдано заказчику - повод посмотреть, может что-то пошло не так? Не все данные попали в расчет процента или данные с площадки пришли с ошибкой.
Не забывайте о важности кодировок!
Как эту форму использовать для планирования выручки расскажем в следующий раз.
Автор: Вера Питинова