Задачу подготовки и последующего обновления бюджетов и графиков можно решать разными методами и их комбинациями. Поэтому когда нам говорят, что поставить плановые значения невозможно - мы делаем глубокий выдох и стараемся не сильно громко закатывать глаза.
Ранее мы рассказывали, что планировать и актуализировать графики и бюджеты можно: экспертным методом и основываясь на процессах и факторах, которые на них влияют.
Однако, это не все что мы можем предложить. Для каждой компании или проекта найдется то, что подойдет больше. И сегодня посерфим по волнам.
Метод нагонной волны
Этот метод используется для актуализации бюджетных форм.
Метод нагонной волны - перенос разницы между плановыми показателями и фактом в следующие периоды.
В какой период переносить и сколько?
Здесь нет правильного ответа. Поделимся тем, какие варианты мы встречали в практике.
Пример 1.
Всю разницу переносят на конец года.
Важно аккуратно выбирать статьи бюджета, к которым может такой подход быть применен.
Бюджет заработной платы.
Экономию, которая получилась из-за невыполнения плана по набору персонала переносят на конец года. Здесь необходимо регулировать объем такого переноса, чтобы суммы не поражали своим масштабом.
Внимательный читатель может возразить: отлично резерв под премию. Да, но! если при подготовке бюджета уже премия была включена, то раздутый резерв на конец года вызовет вопросы.
Заработная плата всегда является одним из самых проблемных при согласовании бюджета вопросом, так как составляет до 70% бюджета на содержание офиса. Поэтому любые манипуляции должны иметь обоснование.
Если посмотреть на таблицу, то первый вопрос – серьезно? 470 человек нагоним к концу года?
Пример 2
Всю разницу переносят на конец проекта.
Расходы на банковские гарантии.
При подготовке базового бюджета делается общее допущение по ставкам и порядке оплаты. В процессе реализации проекта, ставка может меняться или стоимость банковской гарантии может становиться меньше. В этом случае перенос экономии на конец проекта обоснован, так как может потребоваться выпустить гарантию на гарантийный период.
Мораль: выбирая метод формирования бюджета – опирайтесь на здравый смысл и доступность данных.
Метод набегающей волны
Этот метод описан в PMBOK. Используется как для создания графиков, так и бюджетов.
Планирование методом набегающей волны — это метод планирования, при котором работы, которые надо будет выполнить в ближайшей перспективе, планируется подробно, в то время как далеко отстоящая по времени работа планируется с меньшей степенью детализации. Это же относится и к бюджетам.
Пример
Бюджет компании, которая реализует типовые проекты.
Бюджеты по заключенным договорам могут быть рассчитаны в той детализации, которая соответствует методологии в компании.
Такие бюджеты могут быть расшифровкой к сводному бюджету компании и содержать столько форм сколько необходимо.
Все потенциальные проекты задаются общими бюджетными лимитами, например, исходя из плановой рентабельности.
Рекомендуем собирать такие проекты на отдельный лист и кодировать, чтобы упростить процесс консолидации в общий бюджет компании.
Далее бюджеты таких проектов будут разворачиваться по мере заключения договоров с заказчиком и уточнения технического задания.
Заключение
Планирование - важный процесс, который позволяет осмыслить и оценить факторы, которые влияют на сроки и прибыль. Определить последовательность действий и их стоимость. Даже в условиях неопределенности и на ограниченном количестве данных можно задать вектор движения и постоянного сверяться туда ли идете и в том ли темпе.
Любой график и бюджет регулярно обновляется, может меняться детализация и подходы к расчетам. И это нормально! Этого не надо избегать, так как это часть управления сроками и прибылью.
Автор: Вера Питинова