Разбираемся с основными терминами, находим оптимальный формат отображения задач и работ по проекту.
Для удобства управления проектами рекомендуется составлять ряд иерархических структур. Они помогают наглядно отобразить работу со всеми имеющимися ресурсами, чтобы управлять и контролировать доступные элементы. В числе таких структур — WBS (аббревиатура трех слов: work, breakdown и structure).
- Work (работа) — физическое и/или умственное усилие, которое направляется на достижение результата. При этом учитывается, что решаются определенные задачи, исполнитель преодолевает возникающие сложности, использует соответствующие навыки.
- Breakdown (декомпозиция) — процесс разделения на части, простые составляющие.
- Structure (структура) — упорядочение полученного множества объектов и отношений между ними, наглядное отображение всех взаимосвязей.
WBS — это иерархическая структура задач или работ в проекте, которая представлена в графическом виде.
Зачем использовать структурную декомпозицию работ
У этого метода есть несколько преимуществ:
- Руководитель видит все взаимосвязи.
- Если работа происходит вместе с подрядчиками и субподрядчиками, с помощью WBS можно наглядно и понятно описать содержание проекта, чтобы избежать недопонимания.
- С помощью структурной декомпозиции работ руководитель распределяет и фиксирует обязанности за каждым исполнителем проекта. Таким образом, каждый участник рабочего процесса точно знает свою роль и требования к качеству его работы.
- Благодаря WBS руководитель и все участники проекта наглядно видят основные этапы и понимают точки контроля процесса. Они предвидят возможные проблемы и могут продумать шаги по их предотвращению.
- С помощью структурной декомпозиции работ WBS можно заранее оценить затраты и риски, которые возникнут при реализации проекта.
- Визуализация помогает оценить реальное время, которое потребуется на выполнение отдельных задач и всего проекта в целом.
- Работа с WBS улучшает коммуникацию в команде.
- Благодаря структурной декомпозиции работ WBS, можно повысить сфокусированность команды на цели.
- Этот подход помогает проводить эффективный мозговой штурм: благодаря наглядной иерархической структуре фиксируются все идеи и решения, которые на первый взгляд выглядят полезными. Дальше их либо берут в работу, либо удаляют из схемы.
- За счет графического отображения руководитель может продемонстрировать клиенту, что работа отлажена и идет по запланированным этапам.
Как может выглядеть WBS
Есть несколько форм для реализации иерархической структуры работ. Рассмотрим, какие из них наиболее популярны, в чем их преимущества и как их реализуют.
№1. Контурная структура
Ценится за простоту построения: в ней прописывают задачи проекта, отмечают их значение и место в иерархии. Такую структурную декомпозицию работ можно сделать, например, в CRM-системе Аспро.Cloud — смотрите отражение проектов и отдельных задач.
№2. Таблица
Ценится за удобство создания и отображения информации. Чаще используют Excel. В таком формате видна иерархия, но нет подробной визуализации. Поэтому лучше использовать эту форму структурной декомпозиции работ, когда идет работа над небольшим проектом.
№3. Ментальная карта
Одна из наглядных форм для отображения работ по проекту. Для удобства рекомендуется древовидная структура: основную задачу разбивают на необходимое число этапов, каждый из которых разделяют на подзадачи и детализированные планы работ. Можно построить в FreeMind, XMind или другом похожем сервисе.
№4. Диаграмма Ганта
Наглядно показывает информацию по задачам, которые должны быть выполнены в проекте. При такой структурной декомпозиции работ WBS показывается продолжительность каждого этапа, указано время, необходимое для утвержденных задач, и ответственных за их выполнение.
Самый простой способ построить диаграмму Ганта — использовать бесплатные шаблоны Gantt Excel. Можно разбить проект по фазам, просмотреть каждую из них, свести в группы по длительности, стоимости задач и назначенных ресурсов. Преимущество этого решения в том, что таблицей можно делиться с сотрудниками и подрядчиками, коллективно вносить правки при выдаче соответствующего доступа к документу.
Для более сложных проектов можно использовать онлайн-инструмент GanttPRO: сочетает простоту всем знакомого Excel и возможности MS Project. При простоте создания организационной структуры планирование и управление проектами становится более наглядным и продуманным.
№5. Иерархическая структура задач
Удобна тем, что в одном окне реализована структура задач с их детализацией и график работ в виде диаграммы Ганта. Для такой структурной декомпозиции работ WBS рекомендуется использовать Microsoft Project.
Насколько подробной должна быть декомпозиция работ
Важные требования к декомпозиции работ по проекту:
- Она должна быть достаточной, чтобы достоверно оценивать объем работ для каждого этапа задачи.
- Время на выполнение должно быть примерно равным периоду контроля. Например, если встреча с командой происходит один раз в две недели, длительность задачи должна быть не более 10 рабочих дней. Дальнейшую декомпозицию можно сделать после подведения итогов проделанной работы.
- На один элемент структуры должен приходиться только один исполнитель.
- Не допускается дублирование одного элемента в разных ветках.
После составления WBS следует обязательно согласовать ее с прямым заказчиком.
Когда структурная декомпозиция не работает
Структурная декомпозиция работ нужна не всегда, в определенных условиях ее не применяют:
- Если деятельность компании связана с высоким риском неопределенности, элементы WBS будут постоянно меняться.
- Если описывают только основные виды работ — чтобы четко выстроить структуру, нужно опираться на данные систем отчетностей и управления заданиями, журналов внимания сотрудников.
- Если описывают только один из видов деятельности предприятия — нужно оцифровывать все работы организации.
- Декомпозиция работ сделана по 5% рабочего времени — любой форс-мажор приведет к неэффективности применения сформированной структуры.
- WBS строится только ради сбора данных — тогда декомпозиция не берется в работу и не учитывается в процессах, значит, денежные и ресурсные затраты, направленные на ее разработку, не окупятся.
- Полученная структурная декомпозиция используется разово — результаты можно получить только при регулярном и постоянном применении метода и полученных структур.
Кто чаще всего применяет этот метод
Наибольшую популярность WBS имеет у проектных менеджеров, которые занимаются разработкой проектов в строительной сфере. Она помогает руководителю компании, инвесторам и клиентам понять, на каком этапе находится строительство. Кроме того, WBS используют:
- Руководители и менеджеры компаний, разрабатывающих программное обеспечение, применяют структурную декомпозицию работ при утверждении концепций продукта. Требования, которые будут предъявляться к конечному программному обеспечению, легче выявить при предварительном построении WBS. Кроме того, при графическом отображении работ легче отслеживать прогресс, чтобы заранее определить самые сложные и проблемные точки, и заранее продумать, как их преодолеть без нарушения сроков.
- При работе с удаленными командами такая наглядная иерархия поможет понятнее распределить обязанности и зоны ответственности. После разработки документа, в котором зафиксированы все уровни и связи, он может быть размещен в общем доступе.
Как видно из особенностей и преимуществ структурной декомпозиции WBS, ее применение при управлении проектом помогает добиться большей прозрачности для всех участников и улучшить контроль.