Эта статья – своего рода тест, который мы предлагаем пройти руководителям компаний, до сих пор не внедривших систему электронного документооборота.
Мы часто с вами общаемся. Приводим различные аргументы в пользу перехода от «бумаги» к «цифре». Говорим о человеко-часах, рублях и процентах, которые выиграет компания благодаря СЭД.
И все же цифры – абстрактная категория. А иногда важно оценить процесс, находясь (или представляя себя) внутри него.
Поэтому мы составили для вас этот тест из 10 вопросов, заданных «изнутри процесса документооборота». Попробуйте оценить прямо сейчас, можете ли вы дать на них ответы, не имея под рукой СЭД? Если не получится ответить на большинство из них или на все, не станет ли это лучшим аргументов, что без СЭД вы как без рук?
1. «Какие из моих поручений просрочены, находятся в работе, выполнены?»
Без системы, которая автоматически контролирует исполнительскую дисциплину, руководители тонут в рутине переписки и устных отчетов. Значительную часть времени они вынуждены задавать сотрудникам бесконечные «почему?» и «когда?». А в ответ зачастую получает уклончивые и эмоциональные извинения и обещания. Общая картина происходящего в компании не складывается. За какое звено потянуть, чтобы процессы пошли быстрее, непонятно.
СЭД, такая как 1С:Документооборот, избавляет от необходимости полагаться на интуицию, которая не только часто выручает, но и нередко подводит руководителей. Система показывает реальный статус каждого поручения и четкую общую картину в любой момент времени. Это на порядок упрощает для директора выбор: каким задачам отдать приоритет, в какие процессы вмешаться, в какие проекты добавить ресурсы и людей и т.д.
2. «Кто из сотрудников задерживает процесс заключения сделки?»
Каждая упущенная сделка – не только потерянная прибыль, но и возможность для конкурентов укрепить свои позиции на рынке. Но если договор составлялся на бумаге, будет не просто провести «разбор полетов», по чьей вине согласование заняло в вашей компании больше времени, чем у конкурентов.
Система электронного документооборота даст объективную информацию, кто и почему тормозит процесс сделки прямо сейчас. С помощью СЭД руководитель проконтролирует цепочку согласования важного договора, выяснит и вовремя устранит причины задержек.
3. «Как много контрактов мы уже упустили из-за своей медлительности? И как ускорить их подготовку?»
Если компания упускает слишком много сделок, 1С:Документооборот позволяет решить эту проблему системно. Например, проанализировать, на каких этапах, в каких службах чаще всего происходят задержки. Может быть, определенные сотрудники много работают вне офиса, но не используют мобильную версию СЭД? Или не имеют доступа к информации для быстрого принятия решений? Или мало уделяют времени работе с документами в своем расписании?
Этот анализ поможет оптимизировать маршруты и отрегулировать сроки согласования документов, чтобы компания опережала конкурентов хотя бы на день или на час. Этого будет достаточно.
4. «Кто из поставщиков чаще всего задерживает и дольше всех согласовывает документы?»
Еще одна головная боль руководителя – поставщики, которые тянут время на согласование и отправку документов. В итоге под угрозой могут оказаться производственные и другие процессы компании.
СЭД позволяет определить проблемных поставщиков и тех, на кого можно положиться, а также оптимизировать правила работы с поставщиками в целом.
5. «Позвонил заказчик. Как быстро найти связанные с ним документы?»
Представьте: вам звонит ключевой заказчик, а вы не можете сразу найти нужные документы. Время идёт, клиент ждёт, а вы теряете очки в его глазах…
В отсутствие системы электронного документооборота поиск нужных документов может отнимать от десятков минут до несколько часов каждый день. Для руководителя это непозволительная роскошь. 1С:Документооборот за считанные секунды обеспечивает доступ к документам по любому заказчику, повышая оперативность отклика и удовлетворенность клиентов.
6. «Принесли на подпись договор. А это действительно последняя согласованная версия?»
Вспомните, как вам приносили документ, а вы сомневались, финальная ли это версия. Печально, если вы случайно подпишете что-то устаревшее или плохо вычитанное…
Система электронного документооборота избавляет от подобных рисков, поскольку хранит все версии документов и проверяет актуальность любого из них.
7. «На какие задачи сотрудники тратят больше времени? Это те же задачи, от которых зависит наша прибыль?»
Насколько эффективно ваши сотрудники используют своё рабочее время? А главное, насколько это время соотносится с задачами, которые приносят компании прибыль? Без точных данных тут можно только гадать.
1С:Документооборот даёт инструменты для анализа и позволяет понять, где ваши ресурсы и стимулы работают на полную мощь, а где – нет.
8. «Взялся подписывать документы после рабочего дня. А что о них думают мои подчиненные?»
Подчинённые иногда знают то, что ускользает от внимания руководителя. Но не всегда у них есть возможность об этом сказать. В СЭД сотрудники могут оставлять комментарии к документам, помогая руководителю принимать взвешенные решения с опорой на коллективное мнение.
Это не раз избавит вас от необходимости обзванивать заместителей, собирать совещания, писать запросы подчиненным. Вам будет на что опереться и после рабочего дня, когда все уже разошлись.
9. «Как прекратить откладывать важные и срочные решения, если ключевые специалисты постоянно в командировках?»
Для компаний, в которых нет СЭД, характерна закономерность: чем больше находятся в движении ключевые сотрудники – тем чаще застревают документы в ящиках столов, а решения – откладываются на неопределённый срок.
1С:Документооборот обеспечивает доступ к документам из любой точки мира, и члены команды могут начинать подготовку, проводить согласование и утверждать важные решения без сбоев и промедлений.
10. «Как обеспечить непрерывность бизнеса, если, не дай бог, пожар или наводнение?»
Катастрофы случаются. Стихийные и рукотворные бедствия могут стать настоящим кошмаром для компании, ее материальных активов. Но информационно-коммуникационные технологии позволяют свести к минимуму для компании паузы во внутреннем и внешнем обмене документами.
1С:Документооборот обеспечивает надёжное хранение и защиту данных, в том числе в облаке, и позволяет быстро восстановить работу компании даже в самых непредсказуемых ситуациях.