В большинстве компаний кадровые документы занимают не менее 20% от общего документооборота. Компании разного масштаба используют от нескольких десятков до нескольких сотен видов таких документов. Поэтому переход на кадровый электронный документооборот (КЭДО) всегда приносит заметный эффект.
Мы уже рассказывали, как перейти на КЭДО в системе 1С:Документооборот. Добавим, что экономические выгоды такого перехода особенно велики в компаниях, где:
- расходы на документооборот составляют значимую часть общих затрат;
- есть филиалы или сотрудники, работающие удаленно;
- штат превышает 70 человек.
В любом случае, независимо от размера компании, КЭДО улучшает коммуникации между работодателем и работниками, повышает лояльность и вовлеченность персонала, снижает уровень стресса и риск конфликтов, ускоряет кадровые процессы и освобождает время сотрудников для главных дел.
Сегодня обсудим выгоды, которые приносит КЭДО не только бизнесу, но и сотрудникам.
Выгоды КЭДО для бизнеса
Сокращение затрат. Речь не только об экономии на покупке бумаги, канцелярских принадлежностей и расходных материалов (плюс расходы на почтовые, курьерские услуги и аренду помещений под архив). Автоматизация также позволит сберечь и производительно использовать время, которое раньше уходило на поиск и обработку бумажных документов.
Напомним о наших подсчетах экономических выгод, которые несет отказ от «бумажного офиса». Например, небольшая компания со штатом 20 офисных сотрудников сэкономит от 7,5 млн рублей в год. Выходит, в такой компании доля КЭДО составит пятую часть этой экономии или не менее полутора миллионов рублей в год.
Ускорение HR-процессов. 1С:Документооборот позволяет оптимизировать процессы HR-службы, начиная с настройки этапов собеседований и заканчивая организацией аттестаций и обучающих программ.
Например, система ускоряет прием на работу новых сотрудников, оформление и согласование заявлений, приказов, служебных записок, проведение опросов сотрудников, сбор и анализ использования рабочего времени и решение многих других задач кадровой службы.
Эффективное управление удаленными сотрудниками. Если в компании внедрен КЭДО, для HR-службы и бухгалтерии нет принципиальной разницы, где находится сотрудник и его руководители разного уровня: в центральном офисе, региональном филиале, на «удаленке» или в командировке. Коммуникации по согласовании и подписанию любых кадровых документов проходят одинаково быстро и просто.
Юридическая значимость документов. 1С:Документооборот поддерживает технологии электронной подписи и машиночитаемых доверенностей, которые обеспечивают юридическую значимость подписанных кадровых документов. Это важно для соблюдения трудового законодательства и минимизации рисков, связанных с возможными правовыми спорами.
Сокращение ошибок и потери документов. В системе доступны шаблоны трудовых договоров, заявлений и других кадровых документов, а также сохраняется информация о сотрудниках. Это не только ускоряет подготовку документов, но и снижает вероятность ошибок, которые приводят к сбоям в процессах и финансовым потерям.
Также система обеспечивает надежную защиту документов и быстрый доступ к ним в любое время. А риск «потерять» кадровый документ на чьем то столе, безвозвратного его повредить или «похоронить» в папке с посторонними документами сводится к нулю.
Выгоды КЭДО для сотрудников
Прозрачность отношений с работодателем. С переходом на КЭДО отношения между сотрудником и работодателем становятся более прозрачными, понятными и предсказуемыми. Это укрепляет доверие сотрудников к компании и позволяет быстро и без лишних эмоций разрешать спорные ситуации.
Например, по определенным дням сотрудник получает в системе расчетные листки. Это возможность, сидя у компьютера, спокойно и детально разобраться в своих начислениях и предложить руководству исправить возможную ошибку. Либо прояснить для себя финансовые отношения с компанией, если раньше были какие-то иллюзии на сей счет.
Так же тщательно сотрудник может изучить новый трудовой договор или другой документ, который раньше подписывал вручную, не глядя.
Решение вопросов без очередей. Больше не нужно ждать приема у руководителей или специалистов, если сотруднику нужно подписать заявление на отпуск или согласовать заявку на обучение. Подобные вопросы можно решить за секунды в личным кабинете, подключенном к 1С:Документообороту.
Также у любого сотрудника могут быть финансовые интересы за пределами компании. Например, когда нужно получить банковский кредит или пособие от государств. Благодаря КЭДО получение нужной справки (о доходах, с места работы, для службы занятости и др.) становится максимально простым и быстрым.
Мобильность и доступность. Система работает на смартфонах, поэтому согласование кадровых документов может продолжаться, как говорят в футболе, при любой погоде. Даже если сотрудник либо его руководители находятся в командировке, на учебе, бизнес-конференции и т.д.
Снижение уровня стресса. Никто не спорит: личные контакты очень важны в бизнесе. Но иногда в них присутствует избыток эмоций. Особенно, когда дело касается кадровых вопросов. Начиная с того, что сотрудник-проситель всегда приходит к начальнику «не вовремя», и заканчивая тем, что редкий начальник упустит такой замечательный повод высказать сотруднику накопившиеся претензии.
КЭДО позволяет убрать лишние эмоции из рутинных отношений работодателя и работника, чтобы эффективно решать сами кадровые вопросы. Ведь взаимодействие через систему происходит в удобное для обеих сторон время, а коммуникация происходит только по сути вопроса. Уровень стрессов и риск конфликтов снижается, атмосфера в компании улучшается.
Вместо резюме
Многие эксперты отмечают: не за горами время, когда использование КЭДО станет обязательным для бизнеса. Ведь за последние 8 лет государство уже провело три масштабных эксперимента по КЭДО и разрешило коммерческим организациям его применять. Также были утверждены единые форматы документов для автоматизации проверок трудовой инспекцией. А это явный признак подготовки ко всеобщей цифровизации кадрового документооброта.
Мы также не исключаем, что рано или поздно будет законодательно определен дедлайн для обязательного перехода компаний на КЭДО. Однако нужно ли откладывать этот переход, если его выгоды так велики сами по себе?
