1.1. Первичное заполнение системы данными
Независимо от способа внедрения, подготовка «1С:Документооборот» к функционированию включает в себя настройку общих параметров и заполнение информационной базы нормативно-справочной информацией (дальше - НСИ). Обычно первоначальная настройка базы НСИ осуществляется администратором, который вводит основные сведения (например, данные о сотрудниках, структуру организации и т. д.), без которых дальнейшая конфигурация программы невозможна. Затем делопроизводитель, отвечающий за НСИ, может параллельно работать вместе с администратором.
Настроить параметры и заполнить информационную базу начальными данными следует вручную.
Все сведения должны быть внесены в базу только после тщательной проработки методической основы, включающей структуру и правила наполнения этих данных. Для оказания помощи в данном вопросе предусмотрена методическая поддержка от компании «1С»: учебный курс «Подготовка к автоматизации документооборота», книга «Управление документами: быстро, эффективно, своими силами», сборник локальных нормативных актов по организации делопроизводства (подробную информацию по этим продуктам можно найти на сайте: https://v8.1c.ru/doc8/metodika-i-konsalting/
https://v8.1c.ru/doc8/metodika-i-konsalting/
В этом разделе представлена общая последовательность действий по ручной настройке НСИ.
Общие настройки
- Установить основные параметры программы.
- Опубликовать информационную базу на веб-сервере для использования веб-клиента.
Данные организации
- Заполнить справочник Должности.
- Заполнить справочник Сотрудников и подразделений: создать структуры подразделений, добавить сотрудников и не забыть создать пользователей для всех работников, использующих программу (подробнее в разделе «Сотрудники и совмещение должностей»).
- Создать Организации, которые входят в состав предприятия, если в нем несколько юридических лиц (подробнее – в разделе «Учет по организациям»).
- Создать корневые папки в справочнике Файлы, а при необходимости – папки в справочниках Проекты, Мероприятия, Форум.
- Создать Вопросы деятельности.
- Создать Реестры.
Работа с документами и файлами
- Настроить место хранения файлов.
- Установить серверное ПО для работы с файлами.
- Определить и настроить виды документов.
- Завести и настроить Тематики для каждого вида документа, если это необходимо.
- Назначить шаблоны для видов документов.
- Добавить шаблоны файлов к документам.
- Настроить автозаполнение шаблонов файлов.
- Установить нумераторы и индексы нумерации.
- Создать наборы дополнительных реквизитов и сведений.
- Настроить обработки документов.
Права доступа
- Настроить права доступа: полномочия, рабочие группы, локальные администраторы и т. д. Настройка осуществляется параллельно с заполнением информационной базы данными (методика настройки и предоставления прав доступа описана в главе «Настройка прав доступа»).
Совместная работа
- Установить правила коммуникации.
- Настроить ролевую маршрутизацию.
- Создать Алгоритмы проверки (подробнее в разделе «Скрипты в пользовательском режиме»).
- Заполнить адреса для отправки уведомлений (подробнее в главе «Уведомления»).
- Заполнить справочник Виды проектов.
- Создать Виды мероприятий.
- Загрузить инструкции для сотрудников.
Учет трудозатрат
- Настроить справочник Виды работ.
- Заполнить Календарь.
- Составить Графики работ.
- Заполнить справочник Виды отсутствий.
- Заполнить Сведения о точках маршрута.
Хранение
- Настроить номенклатуру дел, места хранения дел, сами дела.
- Заполнить справочник Помещения и территории.
Загрузка классификаторов
- Валюта.
- Банковские учреждения.
- Адресный классификатор.
Заполнение справочников
- Типы связей.
- Товары и услуги.
- Виды документов физических лиц.
- Способы доставки.
- Виды контактной информации.
- Контрагенты – внести информацию о контрагентах, с которыми проводится работа, настроить автозаполнение реквизитов по ИНН, онлайн-проверку по ЕГРН, отображение ОГРН, создать списки рассылки для контрагентов.
Категории
- Заполнить справочник Категории.
- Создать правила для автоматической категоризации.