Организовать выездное корпоративное мероприятие самостоятельно довольно сложно. В этом случае необходимо сосредоточиться не только на задачах по подбору площадок для проживания, питания и развлечения, но и на деловом аспекте тура -- поиске конференц-залов или переговорных комнат.
Чтобы ничто не смогло омрачить ваше событие в рамках желанного направления, необходимо продумывать каждую деталь заранее. Обратившись в агентство MICE Market, можно избежать стресса, связанного с проведением бизнес-туров. Мы гарантируем полноценную подготовку и обеспечиваем весь спектр необходимых услуг. С нами поездка пройдет гладко, а вы легко сфокусируетесь на рабочих моментах.
В своем новом материале рассказываем про свой опыт организации деловых поездок и заостряем внимание на полезных и важных аспектах, которые мы никогда не упускаем при реализации проектов. За нашей спиной огромное количество кейсов, мы разработали уже бесчисленное множество программ в соответствии с разными требованиями заказчиков.
1. Собираемся в путь, или проверка документов
Мы направляем деловых туристов как по России, так и в зарубежные страны. В зависимости от места назначения иногда приходится соблюдать определенные условия -- наличие загранпаспорта для международных поездок или необходимых прививок (вакцинаци) от болезней, распространенных в том или ином регионе. Мы всегда тщательно изучаем эти требования перед составлением программы и заранее оповещаем заказчиков.
Безопасность и комфорт долгожданной поездки гарантирован только при наличии всех документов, прописанных в перечне требований для посещения конкретной территории. В первую очередь, мы должны убедиться, что у каждого участника собран четкий пакет с бумагами, и проконтролировать их вид в электронной и печатной версиях. От лица агентства MICE Market мы всегда неоднократно напоминаем заказчикам о дублированной проверке документов, ведь особенно внимательными надо быть к срокам действия документов, так как даже минимальное расхождение в один день зачастую оказывается критичной ситуацией.
Перед поездкой мы просим заказчика обеспечить наличие у всех участников действующего паспорта с допустимым сроком действия по окончании путешествия и соответствующую визу, если событие предполагается к проведению в другой стране. Наше агентство проверяет все документы, необходимые для легального транзита, чтобы клиенты не столкнулись с неприятными сюрпризами.
Все наши проекты проходят без проблем, благодаря неоднократной проверке актуальности документов. Мы считаем, что этот этап должен предшествовать непосредственное планирование деловой поездки, поскольку от него зависит безопасное и законное пребывание клиентов в стране/городе назначения.
2. Формирование маршрута
Мы никогда не упускаем пожелания и предпочтения своих клиентов, подробно уточняем все детали и действуем в соответствии с поставленными задачами. Мы учитываем в плане делового тура все важнейшие аспекты. Расписание поездки имеет огромное значение, наши менеджеры умеют оптимизировать его под каждый проект и продумывают все, начиная от трансфера до отеля и процесса заселения и заканчивая подбором конференц-залов для решения деловых вопросов или проведения стратегических встреч.
Как правило, при формировании маршрута мы выделяем приоритеты заказчика и в обязательном порядке ставим цель, которую он желает достичь по завершению тура. Отталкиваясь от главных задач, временных рамок и бюджетных ограничений, мы включаем в маршрут те или иные точки. Кстати говоря, маршрут следования и подтверждение бронирований отельных комнат иногда бывает важно при прохождении паспортного контроля. Если мы направляем деловых туристов за границу, менеджер проектов старается подготовить ваучеры в распечатанном виде.
3. Бронирование
Мы знаем все о предварительном бронировании и наиболее выгодных условиях коллективного оформления авиабилетов и гостиничных номеров. Нам известен огромный арсенал площадок для проживания и питания, а также культурных достопримечательностей в разных точках России и мира. Если нужно, мы заведомо связываемся с транспортными компаниями для обеспечения транспортировочных и трансферных услуг, т. е. нанимаем автобус или другие средства передвижения по типу минивэнов или легковых машин.
Более того, предварительное бронирование позволяет отграничить для себя сроки поездки и заранее изучить долгосрочный прогноз погоды, чтобы, например, прихватить защиту от солнца или дождевик. Мы с заботой относимся к подготовке любого MICE-выезда и продумываем все превентивные меры для участников мероприятия, в том числе организуем и гастрономический маршрут, обсуждая с заказчиком, где будут питаться деловые туристы, какие блюда войдут в их рацион и т. п. Это помогает избежать взаимодействия и с медициной, т. е. случаев отравления или аллергических реакций.
Что же касается медицины, мы рекомендуем заведомо оформить и страховку, покрывающую расходы на вероятное решение. В частности, это очень важно для мероприятий активного отдыха, которые мы продвигаем в качестве эффективных тимбилдинговых инструментов. Во избежание спортивных травм мы рекомендуем защитить себя еще до начала путешествия, а также советуем сопровождающему группы иметь аптечку со средствами первой помощи и быстрого реагирования.
4. Обычаи и традиции
Культурные ценности, как ни странно, тоже являются неотъемлемым элементом в организации деловой поездки, в особенности когда она предполагает собой заграничный тур. Если традиции и обычаи MICE-направления сильно отличаются от привычных нам, важно соблюдать правила поведения и этики.
Мы стараемся создать положительное впечатление о бизнес-путешествиях и для этого самостоятельно изучаем культурные особенности места назначения, ведь впоследствии нам придется ознакомить участников с конкретными неотъемлемыми аспектами, чтобы исключить возможные недопонимания и конфликты. Осведомленность деловых туристов также рассматривается как проявление уважения к местным.
В своем Telegram-канале рассказывали о кейсах, посвященных направлению деловых туристов за рубеж или в национальные республики России. Мы включаем в планы поездок не только официальную часть, но и знакомство с местным колоритом. Более подробно о перспективных городах и странах, которые мы рекомендуем для посещения заказчикам -- по ссылке ниже 👇🏼
Перед отправлением в деловое путешествие мы делаем памятку с полезными контактами на случай экстренной необходимости. Помимо прочего, наши сотрудники создают общий чат для оперативного информирования.
Хорошо продуманное и проработанное с проверенными партнерами мероприятие оставляет только приятные впечатления от поездки у заказчика, ведь соблюдение простых мер безопасности и стандартов не так уж и тяжело, но оно исключает какие-либо факторы, мешающие наслаждаться деловым событием. Наши клиенты всегда привозят домой после incentive-туров массу ярких впечатлений в совокупности с новым опытом.
Следуя нашим рекомендациям, можно организовать деловую поездку на высшем уровне. Любое мероприятие с агентством MICE Market превращается из рабочей рутины в увлекательной путешествие. Мы помогаем своим клиентам проводить выездные туры с пользой, максимизируя комфорт за счет предоставления качественных услуг!