Главные преимущества электронного документооборота — это эффективность, скорость и прозрачность. В системе Мотив можно настроить работу с различными типами электронных документов, и в данной статье мы рассмотрим один из наиболее популярных примеров — работу с договорами.
Внутреннее согласование проекта договора — это стандартный рабочий процесс почти в любой организации. Договоры поставки, услуг, подряда или трудовой договор, каждый подобный документ необходимо согласовать перед подписанием. Система Мотив позволяет регистрировать, запускать рассмотрение, контролировать сроки и утверждать любой вид договора. Давайте разберем простой пример настройки.
Создание маршрутной схемы
Каждый участник процесса согласования должен действовать в пределах своей компетенции и должностных инструкций, поэтому сперва создаем необходимую нам маршрутную схему.
В системе Мотив предусмотрена возможность создания последовательных, параллельных, комбинированных и произвольных этапов рассмотрения электронного документа. Наша цель сейчас — последовательная маршрутная схема, где на первых четырех этапах руководители подразделений должны согласовать договор, далее — он переходит на подпись директору и секретарю для дальнейшего подписания с контрагентом.
Добавляем поочередно необходимые узлы, указывая параметры в соответствии с требования к каждому этапу.
На вкладке “Настройки” узла указываем название и обязательность рассмотрения сотрудником на данном этапе:
Вкладка “Задача” позволяет определить тип задачи для данного этапа и сроки рассмотрения, напоминания:
Вкладки “Операции с документами” и “Выбранные сотрудники” настраиваем в зависимости от того, какой сотрудник у нас ответственный на данном этапе и какие операции (кнопки) он может совершить с электронным документом: “согласовать”, “подписать”, “ознакомиться”, “отказать в согласовании”, “отправить на доработку” и т.п.
Перед настройкой маршрута в системе рекомендуем нарисовать процесс на бумаге или в удобном визуальном редакторе, чтобы было проще переложить его в автоматизированный формат. Создаем необходимые узлы для последовательного процесса рассмотрения и получаем результат.
Подробнее с тонкостями настройки маршрутов и узлов можно ознакомиться в Руководстве администратора документооборота (Раздел 4).
Сохраним схему и перейдем к следующему шагу.
Добавление регистрационной карточки документа
Этапы согласования определили, теперь нужно настроить то, что мы и будем согласовывать — электронный документ, а точнее — его регистрационную карточку.
Каждая регистрационная карточка документа включает параметры, необходимые для настройки различных процессов и электронных документов. Для нашего примера нам достаточно немного изменить общие параметры, добавить новые поля и привязать маршрутную схему, созданную на предыдущем этапе.
На вкладке “Общее” выбираем статусы документа “На исполнение” и “Рассмотрен” с текстом “Согласован”, чтобы именно такое отображение у нас было в статусе после успешного согласования. Здесь же можем указать правила корректировки дат с учетом производственного календаря и прочие параметры:
На вкладке “Маршруты согласования” добавляем наш маршрут:
И переходим на вкладку “Поля”, где к системным полям добавляем свои с указанием дополнительных параметров:
На скриншоте персональные для данной карточки атрибуты выделены красным цветом:
Поля могут быть различных типов: текстовые, числовые, дата, выбор из справочника или списка и т.д. Описание возможностей настройки регистрационных карточек электронных документов приведено в Руководстве администратора документооборота (Раздел 2).
Сохраняем регистрационную карточку “Договоры”, и теперь пользователи могут переходить к электронному согласованию.
Согласование договора
Результат нашей настройки процесса согласования проекта договора можно увидеть в ролике по ссылке.
По итогу мы получили инструмент, который позволяет полностью перейти на электронное рассмотрение/согласование любого договора. При этом сам процесс зависит только от видения пользователей и регламентов компании.
Более подробно данный пример процесса настройки маршрутной схемы и регистрационной карточки договора описан в видео по ссылке.